Ülesannete jagamine on kasulik mitmetes olukorras.
Uut töötajat on vaja ülesannete tegemisel juhendada. Jaga ülesannet kolleegiga ning see ilmub mõlema (mitme) töötaja töölauale.
Ülesande checklisti punktid jagunevad mitme töötaja vahel ära. Lisa ülesande külge mitu töötajat ja iga töötaja saab oma alamülesannetega tegeleda. Lisaks on nii lihtne olla kursis kolleegide tööga.
Puhkuse või haigestumise korral suuna ülesanded mugavalt kolleegile ümber.
Teavitus ülesande jagamisest või suunamisest ilmub töötajale päises oleva kellukese ikooni alla.
Ülesande jagamiseks ja suunamiseks on mitu erinevat meetodit:
Ülesande vaates
Ava töölaual, kalendri või raporti vaates vastav ülesanne, mida soovid jagada või suunata. Vali paremalt inimese ikoon ("Lisa kasutajad") ning vali kellega soovid ülesannet jagada. Kui valid inimese(d), tuleb ülesanne automaatselt ka nende töölauale.
Ülesande jagamiseks lisa kasutajaid juurde.
Ülesannete suunamiseks esmalt lisa kasutajaid ning seejärel eemalda endised kasutajad.
Kliendi tööplaanis
Vali peamenüüst "Kliendid" ning kliki kliendile, kelle ülesandeid soovid jagada või suunata.
Vali ülemisest menüüst "Plaan" ning ülesanne, mida jagada soovid.
Lilla päise puhul on tegemist korduvülesandega. See tähendab, et ülesanne ilmub kõigile seotud kasutajatele vastava perioodi tagant töölauale. Lisa kasutajad taaskord kasutaja ikoonile vajutades ning veendu, et salvestad korduvülesande vajutades "Salvesta korduvülesanne" nupule.
Hulgi töölaual
Kliki töölaua vaates kahe linnukesega ikoonile ja vali ülesanded, mida soovid suunata või jagada. Klik kasutaja ikoonil ning vali kolleegid kellega soovid ülesannet jagada.
Kliendinimekirjas
Vali peamenüüst "Kliendid" ja pane linnuke ette nendele klientidele, kelle ülesandeid soovid jagada või suunata. Seejärel vali ülemisest menüüst "Muuda kasutajaid".
Sulle avaneb valik kasutajate lisamiseks, asendamiseks ja eemaldamiseks.
Kasutajat lisades on võimalik:
Muuta kasutajate rolli - peakasutajaks või kasutaja (Loe lähemalt).
Määrata neid vaikimisi kasutajaks - kliendil saab olla üks vaikimisi kasutaja ehk vastutav kasutaja.
Määrata töötaja loodavate ülesannete tegijaks - lisa kasutaja nende ülesannete tegijaks, mille algusaeg on juba kätte jõudnud.
Määrata plaaniliste ülesannete kasutajaks - lisa kasutaja tulevikus loodavate (plaaniliste) ülesannete tegijaks.
Kasutajat asendades on võimalik:
Määrata vaikimis kasutajaks.
Suunata ümber lõpetamata ülesanded.
Suunata plaanilised ülesanded ümber - ülesanded, mis ei ole veel töölauale ilmunud.
Kasutajat eemaldades on võimalik:
Eemaldada kasutaja tuleviku ülesannete küljes.
Eemaldada plaaniliste ülesannete küljest.
