Dokumentide haldus
Dokumentide haldus võimaldab automatiseerida klientide failide korrastamise ja säilitamise protsessi. Olgu tegemist lepingute, arvete või muude oluliste dokumentidega – võimalik on seadistada süsteem, mis teeb kõikide vajalike failide hoiustamise ja neile juurdepääsu kiireks ja lihtsaks.
Dokumentide halduse kasutamiseks pead esmalt selle aktiveerima. Vali peamenüüst „Seaded” ning klõpsa „Dokumentide haldus” rakendusele.
Seejärel ühenda Uku enda dokumendi pilvekaustaga
Hetkel on olemas integratsioon: Google Drive, OneDrive ja SharePoint'ga.
Ühendamisel dokumentide pilvekaust võib küsida sinu luba dokumentidele juurdepääasuks.
Seejärel pead valima Põhikausta kuhu kogutakse Ukusse laetud dokumendid.
Klika Uuenda ning ilmub sinu meilikontoga seotud kaustad, vali sobiv ja kinnita valikut klõpsates "Vali"
Dokumentide haldus
Ühendades Uku ja enda dokumendihaldussüsteemi, saad koostatud dokumendid hiljem mugavalt ülevaadata ja otsida kasutades valiku "Dokumendid" kliendi kaardil.
Dokumendid kuvatakse kronoloogilises järjekorras.
Dokumentide halduse seaded
Selleks, et dokumentide haldamine toimiks sujuvalt, saavad kasutajad seadistada kliendi dokumentide kaustade loomise seaded ja reeglid.
Seadete kirjeldused:
Looge automaatselt avalik kaust kliendi failide jaoks ja privaatne kaust liikmete failide jaoks
Iga kliend jaoks luuakse automaatselt kaks kausta: avalik kaust ja privaatne kaust sisemiste meeskonna või liikmete failide jaoks.Looge automaatselt aasta/kuu alamkaust iga kliendi alla failide sorteerimiseks
Kui see valik on lubatud, loob süsteem igale kliendile alamkaustad vastavalt aastale ja kuule, muutes failide haldamise lihtsamaks ja korrastatumaks.Looge automaatselt märkmete ja mallide alamkaustad iga kliendi alla failide sorteerimiseks
See seade tagab, et märkmed ja mallid paigutatakse iga kliendi alla automaatselt eraldi alamkaustadesse, mis aitab neid konkreetseid dokumente hõlpsamini korrastada ja leida.Kasutajate poolt lisatud ülesannete failide lisamine
Kasutajate poolt ülesannetele lisatud failid paigutatakse automaatselt vastava kliendi kausta, et säilitada parem kord ja juurdepääs vajalikele dokumentidele.Klientide poolt lisatud ülesannete failide lisamine (e-kirjadest ja kliendiportaalist)
Kliendid, kes saadavad faile kas e-posti teel või kasutades kliendiportaali, lisatakse automaatselt vastava kliendi kausta, hoides kõik kliendiga seotud dokumendid ühes kohas.Failide varundamine Uku failihoidlasse
Selle valiku lubamine varundab kõik kliendiga seotud failid Uku failihoidlasse, tagades täiendava turvalisuse ja kaitse oluliste dokumentide kadumise eest.
Ära unusta "Salvestada" oma valikud.