Raamatupidaja kliendiportaal, et suhtlus kiiremaks ja mugavamaks muuta
Kliendiportaal viib omavahel kokku kliendi ja raamatupidaja. Kliendiportaali abil saavad klient ja raamatupidaja omavahel suhelda lõputuid e-kirju kirjutamata, dokumente jagada, meeldetuletusi saata, ülesannetele märkmeid jätta ja palju muud.
Kliendiportaal on raamatupidamise tulevik! Võta see kasutusele juba täna, et mitte konkurentidest maha jääda.
Kuidas aktiveerida kliendiportaal?
Vali peamenüüst “Seaded” ning ava äpp “Kliendiportaal”.
Vali “Aktiveeri” ning kinnita oma valik.
Kuidas seadistada kliendiportaal?
Selleks, et kliendiportaali kasutama hakata, pead esmalt oma kliendiportaali looma.
Mine kliendiportaali äpi kaardil “Seaded” vahelehele ning defineeri portaali domeeni nimi. See võiks olla sinu büroo ärinimi. Domeeni nimi on portaali loomise jaoks kohustuslik!
NB! See nimi on avalikult leitav ja nähtav kõigile interneti kasutajatele. Määrates domeeni nime, defineerid oma kliendiportaali veebiaadressi.
Määra ka ülejäänud seaded nagu värvid, kirjeldus, ikoon ja logo.
Vajuta “Salvesta”, et portaal loodaks või seadeid uuendataks, kui oled neid muutnud.
“Kliendiportaali eelvaade” on võimalus kontrollida, kuidas portaali avaleht sinu klientide jaoks välja näeb.
Tere tulemast kliendiportaali!
Sinu poolt loodud domeen on nüüd avalik ning leitav kõigile interneti kasutajatele. Sisse saavad logida ainult need kliendid, keda ise sinna kutsud.
Tervitusvideot näidatakse kliendile siis, kui ta tuleb portaali esmakordselt. Järgmistel kordadel lehele tulles seda enam ei näidata.
Selleks, et sinu klientidel oleks mugav kliendiportaaliga tutvuda, oleme loonud näidisülesande. See on esimene ülesanne, mida kliendiportaalis neile kuvatakse. Näidisülesandeid saad ise juurde luua, muuta või kustutada “Mallid” vahelehel.
Kuidas kutsuda oma kliente kliendiportaali?
Vaikimisi ei ole keegi sinu klientidest kliendiportaali kutsutud ega seal kasutajateks märgitud.
Kliente saad kutsuda kliendiportaali hulgitoiminguna klientide nimekirjas.
Vali peamenüüs “Kliendid” ja linnuta üks või mitu klienti.
Avanenud valikutest vali “Kliendiportaal”.
Avanenud aknas määra, kas kliendikontaktid peaksid aktiveerimisel saama Ukust meilina kutse kliendiportaali. Kui valid aktiveerimise ilma kutseteta, saavad kliendid tulevikus Ukust kirju kui määrad neile portaali ülesande, kuid nad ei saa esmast meili ega tutvumisülesannet.
Kinnita valik vajutades “Aktiveeri”.
Kliendiportaal avatakse süsteemi poolt kõigile kliendikontaktidele, kellel on Ukusse lisatud töötav e-posti aadress. Kui valisid aktiveerimise kutsega, saadetakse 5 minuti jooksul neile välja kutsed. NB! Sisselogimislink kehtib 24h. Samuti luuakse igale kliendikontaktile automaatselt kliendiportaali tutvumisülesanne, kui ülesanne on mallide all olemas.
Kuidas käituda kui kliendil on mitu ettevõtet?
Mitme ettevõttega kliendid saavad ka kliendiportaalis opereerida erinevate ettevõtete all, kui kõigile on kliendiportaal avatud. Selleks piisab kasutaja ikoonil klõpsamisest ja teise ettevõtte valimisest.
Kliendikontaktide kliendiportaali lisamine ilma tervituseta ehk “vaikne avamine”
Kui sa ei soovi oma kliendile suursugust tervitust kliendiportaali teha, saad kutsuda ta läbi vaikse avamise. Nii saab klient teada kliendiportaali olemasolust esmakordselt, kui talle sinna ülesanne lisatakse.
Kliendiportaali saab kliendi jaoks avada ka kliendi profiilil kui määrad “Kliendiportaal avatud”. Sellisel juhul toimub vaikne kliendiportaali avamine ehk sinu klient ei saa kutset ega kirja ning tema töölauale ei tule näidisülesannet.
Uue kliendikontakti lisamisel saad määrata, kas temale on portaali ligipääs lubatud. Ka temale ei tule kutset, kirja ega näidisülesannet.
Raamatupidaja ja kliendi kommunikatsioon läbi kliendiportaali
Raamatupidaja saab suunata kliendile ülesandeid. Näiteks ülesanne “Palun saada mulle kviitungid”.
Kui ta soovib seda läbi kliendiportaali kliendile suunata, märgib raamatupidaja “Tee ülesandeks” kliendile.
Kui ülesanne on uus või lugemata, kuvatakse see kliendile rasvases trükis.
NB! Umbes 5 minutit peale ülesande suunamist tuleb kliendile e-kirja teavitus, et teda ootab kliendiportaalis ülesanne. 5 minutiline paus võimaldab raamatupidajal ülesannet täiendada või ülesannet kliendi küljest ära võtta.
Klient saab kliendiportaali kaudu ülesande juurde laadida faile (ühe faili suurus 10 MB), lisada kommentaare, sõnumi või küsimusi. Raamatupidaja saab ka kliendile läbi kliendiportaali vastata, nii säästavad kõik aega lõputute e-kirjade kirjutamiselt ja lugemiselt.
Klient näeb ülesande checklisti, faile ning kirjeldust nagu ka raamatupidaja.
Kommentaare ja sõnumeid kirjutades saavad Uku kasutajad valida, kas tegemist on sisemise kommentaariga ainult oma büroo töötajatele või portaali sõnumiga, mida näeb ka klient.
Samuti on nüüd raamatupidajale nähtav ka tegevuse ajalugu ning klikates "Tegevus" peale on näha ülesanne tegevuskäik.
Kui oled kliendilt sõnumi saanud ning soovid sellele vastata, kliki noolekese ikoonile.
Ülesannetele saab määrata tähtaegu ning tähtaja ületamisel kuvatakse tähtaeg kliendiportaalis punasena.
Kliendile on võimalik määrata nii ühekordseid kui ka kordavaid ülesandeid.
Kui klient märgib ülesande tehtuks, ei muutu see automaatselt tehtuks raamatupidaja jaoks. Raamatupidaja saab aga märkida ülesandele automaatse lõpetamise. Sellisel juhul muutub ülesanne tehtuks ka raamatupidajal, kui klient määrab selle enda poolt tehtuks.
Päringud kliendilt Ukut kasutavale raamatupidajale
Klient saab raamatupidajale saata päringuid, mille kohta saab teavituse kliendihaldur. Päringut näevad kõik, kellele see suunatud on, kliendi eest vastutav kasutaja, ettevõtte vastutav kasutaja ning ettevõtte omanik. Seejärel saad soovi korral päringu muuta ülesandeks.
Millal saadetakse kliendiportaalist raamatupidajale teavitus?
Klient loob kliendiportaalis uue päringu;
Ülesandele või päringule lisatakse avalik sõnum;
Klient lõpetab ülesande, mis raamatupidajal on veel lõpetamata;
Millal saadetakse kliendiportaalist kliendile teavitus?
Talle suunatakse ülesanne;
Tema ülesannet kommenteeritakse;
Ülesanne võetakse kliendiportaalist tagasi.
Mida saab klient oma profiilis teha?
Kliendid saavad kliendiportaalis muuta oma kontaktandmeid ja teavituste sätteid.
Sealjuures kui klient muudab oma kontaktandmeid või nime, kajastuvad muudatused ka Ukus kasutaja vormil.
Dokumendihaldus kliendiportaalis
Sisesta kliendile URL link, mis viib kliendi kaustani büroo dokumendihaldussüsteemis, näiteks Google Drive link.
Kui link on olemas, saab klient laadida üles dokumendid otse portaalist jagatud kausta.
Kui klient siseneb portaali, peaks ta klikkama "Dokumendid" peale ning talle avaneb raamatupidamisbüroo ja kliendi vaheline jagatud kaust
Näites on kasutatud Google Drive'i linki.
Dokumentide digiteerimine
Digiteerimise puhul saad defineerida e-posti aadressi kliendi digiteerimissüsteemis, näiteks klient@costpocket.com.
Selleks, et saata klientide dokumendid digiteerimisele, aktiveeri ettevõtte seadete all kliendi dokumentide digiteerimine. Seejärel saad kliendi kaardil sisestada e-maili aadressi, kuhu dokumendid digiteerimiseks saadetakse.
Envoice
Kui dokumentide digiteerimiseks kasutad Envoice, palun kasuta Envoice poolt genereeritud e-kirja aadressi.
Nüüd on raamatupidajal ülesande all võimalik valida “Digiteeri”, et saata dokumendid digiteerimissüsteemi.