Arvelduse seadetes määratakse, kes saab arveid koostada, kuidas arvenumbrid vormistatakse, millised on ümardamisreeglid ning kuidas arveid e-posti teel saadetakse. Seadista need üks kord menüüs Seaded & Äpid → Arveldamine → Seaded, ning need kehtivad kogu ettevõtte ulatuses. Olulised seaded hõlmavad meeskonnaliikmete õigusi, vaikimisi arvekuupäevi, aja ümardamise valikuid ja arvenumbrite prefikseid.
Kuidas avada arveldamise seadistusi
Et seadistada ettevõtte arveldamise seadeid:
Ava Seaded & Äpid peamenüüst.
Leia ja ava Arveldamine rakendus.
Liigu vahekaardile Seaded.
Tee soovitud muudatused ja vajuta Salvesta lehe allosas.
NB! Ainult ettevõtte omanikud ja administraatorid saavad arveldamise seadeid muuta. Kõik muudatused rakenduvad ettevõtteüleselt.
Liikmete õigused ja rollid
Siin saad määrata, millised meeskonnaliikmed saavad vaadata ja hallata arveid, lepinguid ja tooteid. Need õigused aitavad säilitada kontrolli ja samas anda vajalikele liikmetele juurdepääsu.
Saadaolevad õigused:
Luba kliendi peakasutajatel näha ja luua oma klientide lepinguid ja arveid
Kliendi peakasutaja saab luua ja muuta lepinguid ning arveid ainult oma klientidele.
Vasakpoolses menüüs kuvatakse talle Arveldamine.
Lubada liikmetel näha ja luua oma klientide arveid
Kasutajad saavad oma määratud klientidele arveid näha ja koostada.
Arved on nähtavad kliendi profiili all vahekaardil Arveldamine.
Lubada liikmetel ainult vaadata oma klientide arveid
Ainult lugemisõigus — kasutajad ei saa arveid muuta ega luua.
Lubada ainult omanikel tooteid lisada ja muuta
Ainult ettevõtte omanikud saavad teenuseid ja hindu lisada või muuta.
Lubada liikmetel saata arveid klientidele
Kasutajad saavad Ukust arveid e-posti teel klientidele saata.
Toimib koos teiste seadetega.
E-posti seadistused
Saada PDF-arve
Määra, kuidas PDF-arve saadetakse e-posti teel.
E-posti teenus (oma domeenilt)
Lülita sisse, et saata arveid oma ettevõtte e-posti aadressilt.
Vajab eelnevalt ühendatud meiliserverit menüüs Seaded ja rakendused → E-post (Emails).
👉 Loe juhendit e-posti serveri seadistamiseks
2. Arve koopia saatmine
Sisesta e-posti aadressid, kuhu koopia igast saadetud arvest automaatselt saadetakse.
Kasulik raamatupidajale või juhile, et jääks ülevaade.
Aja ümardamise seaded
Määra ettevõtteülesed ümardamise reeglid ajajälgimise põhjal koostatud arvetele.
Ümardamise samm (Time Rounding Increment):
Ilma ümardamiseta – arveldatakse täpne aeg (nt 1,37 tundi).
5 minutit (0,1 h) – ümardatakse 5-minutilise täpsusega.
15 minutit (0,25 h) – levinud professionaalsete teenuste puhul.
30 minutit (0,5 h) – poole tunni kaupa.
1 tund – ümardatakse täistundideks.
Ümardamise rakendamine:
Arverea põhiselt: kõik sama toote/tööaja kirjed liidetakse kokku ja ümardatakse siis.
Näide: kolm 15-minutilist kirjet (kokku 45 min) ümardatakse 1 tunniks.
Ülesanne põhiselt: iga ülesande aeg ümardatakse eraldi.
Näide: kolm eraldi 15-minutilist ülesannet ümardatakse igaüks 30 minutiks (kokku 1,5 tundi).
Vaikimisi arve seadistused
Need seaded määravad, kuidas uued arved vaikimisi luuakse. Iga kliendi jaoks saab hiljem eraldi seadistusi muuta tema profiilis.
Arve kuupäev
Kuu viimane päev – arve kuupäev on arveldusperioodi viimane päev.
Kuu esimene päev – arve kuupäev on järgmise kuu esimene päev.
Kohandatud kuupäev – vali sobiv kuupäev käsitsi.
Tähtaeg
Sisesta päevade arv, mille jooksul arve peab olema tasutud (nt 7, 14 või 30 päeva).
Näide: “14” tähendab, et makse tähtaeg on 14 päeva pärast arve kuupäeva.
Aja arveldamise alus
Määrab, millisesse kuusse tööaeg arvele läheb:
Ajakirje kuupäev – arveldatakse selle kuu tööaeg, mil see registreeriti.
Ülesande tähtaeg
Ülesande lõpetamise kuupäeva järgi
Lisavälja arveldamise alus
Ülesande alguskuupäeva järgi
Ülesande tähtaeg
Ülesande lõpetamise kuupäev
Sama perioodi arved
Loo eraldi – iga leping loob oma arve.
Koosta üks arve – sama kliendi lepingud ühendatakse üheks arveks.
Peida nullsumma read
Ei – kõik read kuvatakse, ka 0 € summaga.
Jah – nullsummaga read peidetakse, et arve oleks puhtam.
Vaikimisi on ajakirje arveldatav
Jah – kõik ajakirjed on vaikimisi arveldatavad.
Ei – ajakirjed tuleb käsitsi märkida arveldatavaks.
Arve ja kreeditarve numeratsioon
Kontrolli, kuidas arve- ja kreeditarvenumbrid kuvatakse.
Arve numbri prefiks
Näiteks: „INV-“, „2025-“, ettevõtte initsiaalid.
Jäta tühjaks, kui ei soovi prefiksi
Arve numbri sufiks
Näiteks: „-2025“.
Näide: eesliide „INV-“ ja järelliide „-2025“ → arve 100 = INV-100-2025.
Kreeditarve prefiks
Näiteks: „CN-“, „CR-“, „CREDIT-“.
Vaikimisi on CN-.
Järgmise arve numbri määramine
Kui tuled teiselt süsteemilt või soovid numbrijada jätkata:
Ava Arveldamine → Kõik arved.
Klõpsa kolme punktiga menüül.
Vali Muuda arve numbrit.
Sisesta järgmise arve number.
NB! Sea see enne uute arvete loomist, et vältida kattuvaid numbreid.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kes saab arveldamise seadeid muuta?
Ainult ettevõtte omanikud ja administraatorid. Kui sul pole ligipääsu, pöördu omaniku poole.
Kas eri klientidel saab olla erinevad ümardamisreeglid?
Vaikimisi ümardamine kehtib ettevõtteüleselt, kuid konkreetsete toodete puhul saab ümardamist kohandada.
Mis juhtub, kui muudan arve numeratsiooni pärast arvete loomist?
Uued arved kasutavad uut numbrijada. Olemasolevad arved jäävad muutmata.
Kas kasutada eesliidet või järelliidet?
Tavaliselt piisab eesliitest (nt “INV-123” või “2025-123”).
Kas eri meeskonnaliikmetel võib olla oma arve numeratsioon?
Ei. Numeratsioon on ettevõtteülene, et tagada järjepidevus ja raamatupidamise vastavus.
Miks ma ei näe Arveldamise seadete vahekaarti?
Sul ei pruugi olla omaniku või administraatori õigusi. Palu ettevõtte omanikul ligipääs anda.
Kuidas saan testida arveldamise seadeid enne kasutuselevõttu?
Loo testklient, lisa testleping ja loo mustandina arve. Kontrolli enne tegelikku kasutamist.
Kas saan eri klientidele kasutada erinevaid e-posti aadresse?
Jah! Iga kliendi arveldamise seadetes saad määrata eraldi vastuse-e-posti (reply-to).
Mida teeb säte „Vaikimisi ajakirje on arveldatav“?
See määrab, kas „Arveldatav (Billable)“ märkeruut on uutel ajakirjetel automaatselt valitud. Seda saab hiljem muuta.
Abi arveldamise seadistamisel?
📩 Kirjuta: uku@getuku.com
📘 Loe lisaks: Kuidas Uku arveldamine töötab?