Mis on e-arve Ukus ja kuidas Billberry aitab?
Uku ise koostab arved ja haldab arveldamise protsessi.
E-arvete tegelik edastamine toimub Billberry kaudu.
Lühidalt:
Uku → saadab arve(d) Billberryle
Billbery → edastab arved kliendi e-arve operaatorile või PDF-ina vastavalt sellele, kas klient on e-arve vastuvõtjaks registreeritud ja kuidas oled reeglid Ukus seadistanud.
Billberry on täna ainus e-arve operaator, kes lubab sul tasuta e-arveid saata.
Enne alustamist: Billberry konto
E-arvete saatmise eelduseks on aktiivne Billberry konto.
Mine lehele Billberry.ee.
Registreeri oma ettevõttele konto [link].
Veendu, et konto on aktiveeritud ja arved on lubatud (sh e-arvete teenus).
Kui Billbery konto on olemas, saad liikuda Uku seadistamise juurde.
1. Billberry ühenduse seadistamine Ukus
Ava Ukus menüü Seaded & Äpid → Arveldamine.
Vali vaheleht Seadistused.
Leia Billberry integratsiooni plokk.
Täida kõik vajalikud väljad (nt API võti, kasutajanimi jms – vastavalt teie Billberty integratsiooni juhendile).
Vajuta Salvesta.
Pärast salvestamist on Uku ja Billbery omavahel ühendatud ning tehniliselt valmis e-arveid vahetama.
2. E-arvete saatmise reeglite seadistamine Ukus
Järgmine samm on määrata, kuidas Uku otsustab, kas saata e-arve, PDF või mõlemad.
Ava Seaded & Äpid → Arveldamine → Seaded.
Liigu plokini Saada e-arve.
Seal on kaks olulist lülitit:
a) „Alati saada e-arve kui võimalik“
Kui see on aktiivne, kontrollib Uku koos Billberryga alati, kas kliendile saab e-arve saata.
Kui see on väljas, e-arve võimalust automaatselt ei kasutata (saadetakse PDF vastavalt teistele seadetele).
b) „Kui e-arve saatmine on võimalik, ära saada PDF arvet“
Kui see on aktiivne, siis:
Kui kliendile saab e-arve saata → saadetakse ainult e-arve.
PDF-arvet e-posti teel ei saadeta.
Kui see on väljas, siis:
Kui kliendile saab e-arve saata → saadetakse e-arve ja PDF (e-arve liigub operaatori kaudu, PDF läheb e-kirjaga).
Kui e-arvet saata ei saa → saadetakse ainult PDF.
Ära unusta peale muudatusi vajutada Salvesta.
3. Arvete saatmine Ukust
Kui seadistused on paigas ja on aeg arved teele panna:
Ava vasakpoolsest menüüst Arveldamine.
Vali arvete nimekirjast arved, mida soovid saata (nt märgi linnukesega).
Vajuta nuppu „Saada kliendile“.
Taustal toimub järgnev:
Uku edastab valitud arved Billberryle.
Billbery kontrollib, kas arve saaja on registreeritud e-arve vastuvõtjaks (sh oma andmete ja vajadusel registri info põhjal).
Ukus seatud reeglite alusel otsustatakse, kas:
saata e-arve,
saata PDF,
või mõlemad.
Sina valid Ukus ainult arvete nimekirjast arved ja klõpsad „Saada kliendile“ – ülejäänu otsustavad süsteemid ise vastavalt seadistustele.
4. Kuidas kontrollida, mis viisil arve saadeti?
Kui arved on saadetud ja soovid hiljem kontrollida, mis kujul konkreetne arve kliendini jõudis:
Ava:
Arveldamine → Arved ja vali konkreetne arve
võiava kliendi kaart ja vali sealt Arveldamine → Arved
Arve vaates:
Arve päises võid näha märget „E-arve on võimalik“, mis annab märku, et kliendil on e-arve vastuvõtmise võimekus.
Arve kõrval kuvatakse info, mis viisil arve saadeti (nt e-arvena, e-kirjaga PDF, mõlemad).
See info on abiks, kui klient küsib: „Kas see tuli meilile või e-arvena?“ – sul on vastus kohe olemas.
5. Kuidas klient saab registreerida end e-arve vastuvõtjaks?
Selleks, et sinu kliendile saaks e-arveid saata, peab ta ise olema e-arve vastuvõtjaks registreeritud.
Üldine protsess kliendi vaates:
Valitakse e-arve teenusepakkuja (operaator) – näiteks pank või eraldi e-arve teenusepakkuja.
Sõlmitakse leping teenusepakkujaga.
Registreeritakse ettevõte e-arve vastuvõtjaks – see toimub tavaliselt e-teeninduses või Äriregistri kaudu.