Skip to main content

Kuidas töötab Uku arveldamise lahendus?

Uku automaatne arveldamine muudab mõõdetud aja automaatselt arveteks, integreerib peamiste raamatupidamistarkvaradega ning saadab professionaalsed arved teie enda e-posti aadressilt.

Maria Müürsepp avatar
Written by Maria Müürsepp
Updated this week

Arveldamise seadistamine hõlmab rakenduse aktiveerimist, raamatupidamistarkvara ühendamist, e-posti konfigureerimist, toodete loomist, mallide ja lepingute seadistamist ning seejärel arvete genereerimist ja saatmist.
​

Ülevaade

Uku arveldamine on automaatne aja- ja arveldussüsteem, mis on loodud spetsiaalselt raamatupidamisbüroodele ja raamatupidamisteenuste pakkujatele. Arveldamine aitab luua sujuvat arvete koostamise protsessi ning jälgida arveldatavat aega.
​

Arveldamise lahendust saab kasutada Team, Elite ning Enterprise paketis. Süsteem toetab erinevaid hinnamudeleid: kindlat tasu, tunnitasu või mahupõhist hinnakujundust.

Mida arveldamine teeb:

  • Muudab jälgitud aja automaatselt arveldatavateks arveteks

  • Integreerib populaarsete raamatupidamistarkvaradega

  • Saadab arveid teie enda e-posti aadressilt

  • Jälgib arvete staatust ja makseid

  • Haldab klientide lepinguid ja arveldushindasid

Samm 1: Aktiveeri arveldamise äpp

  1. Vali Seaded & Äpid oma peamenüüst

  2. Leia ja klõpsa Arveldamine rakendust

  3. Klõpsa Aktiveeri

  4. Arveldamine ilmub nüüd sinu vasakpoolsesse külgribale

Samm 2: Ühenda oma raamatupidamistarkvara

Uku integreerib järgmiste raamatupidamisprogrammidega toodete importimiseks ja arvete eksportimiseks:

  • Xero – impordi kliente, kontakte ja tooteid ning ekspordi arveid

  • QuickBooks Online – täielik integratsioon automaatse staatuse uuendamisega

  • e-conomic – impordi tooteid, käibemaksumäärasid ja ühikuid

  • Merit Aktiva – täielik klientide ja arvete haldamine

  • Tripletex – Norra raamatupidamistarkvara integratsioon

  • FreeAgent – impordi kliente ja halda arveid

  • SmartAccounts – impordi kliente ja tehinguandmeid

  • Scoro – andmete ülekanne analüüsiks

Miks ühendada? Integratsioon impordib automaatselt teie olemasolevad tooted, teenused, maksumäärad ja kliendiinfo. See säästab seadistusaega ning tagab, et teie arved eksportitakse õigesti teie raamatupidamissüsteemi.
​
​

Samm 3: Koosta oma tooted ja teenused

Tooted määravad, mis ilmub teie arvetele.

Õpi, kuidas koostada tooteid järgmiste valikutega:
​

Tootetüübid:

  • Tunnipõhised tooted - Arvesta jälgitud aja alusel

  • Fikseeritud hinnaga tooted - Kindel tasu olenemata ajast

  • Tükipõhised tooted - Arvesta koguse/mahu järgi

  • Kombineeritud tooted - Tunni- või tükipõhine hinnakujundus

  • Lisateenused - Ühekordne tasu

Lisa võimalused:

  • Kliendipõhised hinnad - Kohanda hindasi kliendi järgi

  • Miinimumaja nõuded - Määra minimaalne arveldatav aeg

  • Ümardamisreeglid - Ümarda aega üles/alla vastavalt vajadusele

  • Kumulatiivne hinnakujundus - Mitu hinnaastet, mis liituvad kokku

  • Allahindlused - Rakenda protsendilisi allahindlusi rea kaupa

Näpunäide: Tooteid saab koostada kliendikeeles ning kliendi valuutas.

Loe, kuidas koostada arveid kliendi keeles.


​

Samm 4: Seadista klientide lepingud

Koosta lepingumallid.
​

Lepingumalld:

  1. Mine Arveldamine → Lepingumalld

  2. Lisa oma standardteenused ja hinnad

  3. Määra arveldussagedus (igakuine, kvartaalne, aastane)

  4. Määratle miinimumnõuded või erikokkuleppekohad

Kliendilepingud:

  1. Mine kliendi profiilile → Arveldamine vahekaart

  2. Määra üks või mitu lepingumalli

  3. Kohanda hindasi või teenuseid vajadusel

  4. Määra lepingu algus- ja lõppkuupäev
    ​

    Mitu lepingut: Igal kliendil võib olla mitu aktiivset lepingut erinevate teenuste jaoks.
    ​
    ​

Samm 5: Konfigureeri arveldamisseaded

Ava arveldamise seaded, et kohandada, kuidas arveldamine teie ettevõttes töötab.

Üldised seaded:

  • Arvete nummerdamine - Määra arve prefiks ja sufiks.

  • Vaikimisi käibemaksumäärad - Määra standardsed maksumäärad

  • Arveldamisload - Kontrolli, kes saab arveid luua/muuta

  • E-posti seaded - Määra vastusaadressid ja allkirjad

  • Peida nullsumma arve read - Muuda arvete välimus puhtamaks

  • Näita arveldatavat vs mitte-arveldatavat aega - Läbipaistvus klientidele

  • Ekspordi seaded - Konfigureeri integratsiooni käitumine

Kasutajaõigused

Kontrolli, kellel on juurdepääs arveldamisele:

  1. Mine Seaded ja Äpid → Arveldamine → Seaded

  2. Määra meeskonna liikmetele õigused:

    • Luba kliendi peakasutajatel näha ja luua oma klientide lepinguid ja arveid

    • Luba liikmetel näha ja luua oma klientide arveid

    • Luba liikmetel näha oma klientide arveid

    • Luba ainult omanikel tooteid lisada ja uuendada

    • Luba liikmetel saata arveid oma klientidele

Samm 6: Seadista e-posti server

  1. Mine Seaded & Äpid → E-kirjad

  2. Seadista oma e-posti server, kasutades oma ettevõtte SMTP-andmeid või ühenda:

    • Gmail (Google Workspace kasutajatele)

    • Microsoft 365 (Outlooki kasutajatele)

    • Kohandatud SMTP (teiste e-posti teenusepakkujate jaoks)

  3. Konfigureeri oma saatja nimi ja vastus-aadress

  4. Määra vaikimisi ettevõtte e-posti aadress kõigile liikmetele

  5. Testi e-posti konfiguratsiooni

Eelised:

  • Arved tulevad teie ettevõtte nimelt

  • Loob usaldust klientidega

  • Säilitab professionaalse kuvandi

NB!: Uku hoiatab, kui e-posti saatmine ebaõnnestub ja võimaldab teil saatmata e-kirju massina uuesti saata.
​

Samm 7: Koosta arvete mallid

  1. Mine Arveldamine → E-posti malld

  2. Loo malle erinevateks olukordadeks (uus arve, tähtaja ületamine jne)

  3. Kasuta dünaamilisi kohamuutujaid nagu:

    • {{client_name}} - Kliendi ettevõtte nimi

    • {{contact_name}} - Kontaktisiku eesnimi

    • {{invoice_number}} - Automaatne arve number

    • {{period_name}} - Arveldamisperiood (nt "August 2025")

    • {{client_primary_user}} - Määratud raamatupidaja nimi

Samm 8: Koosta ja saada arveid

Uku genereerib automaatselt arveid põhinedes:

  • Arveldatavate ülesannete pealt jälgitud ajal

  • Kohandatud välja kirjetel (kogused, kulud)

  • Fikseeritud hinnaga lepingu kaupadel

  • Ühekordsetel manuaalsetel lisamisetel

Protsess:

  1. Vaata üle: Kontrolli automaatselt loodud arveid asukohas Arveldamine → Arved

  2. Korrigeeri: Muuda vajaduse korral mis tahes ridu

  3. Kinnita: Märgi arved saatmiseks valmis

  4. Saada: Saada arved klientidele e-postiga või ekspordi raamatupidamistarkvara

Võimalused:

  • Massiline arvete kinnitamine - Töötle mitu arvet korraga

  • Arvete staatuse jälgimine - Vaata makstud/maksmata staatust raamatupidamistarkvarast

  • Emaettevõtte arveldamine - Konsolideeri tütarettevõtete arved
    ​

Kiired näpunäited edukaks tegutsemiseks

  1. Alusta mallidega - Seadista lepingumalld enne üksikute klientide lisamist

  2. Testi e-posti saatmist - Saada testarveid esmalt endale (mitte Uku e-postile)

  3. Kasuta aja jälgimist - Mida rohkem jälgid, seda täpsem on arveldamine

  4. Vaata üle enne saatmist - Kontrolli alati automaatselt loodud arveid

  5. Jälgi maksestaatust - Kasuta integratsioonide funktsioone maksete jälgimiseks

  6. Seadista automatiseerimine - Lase Ukul hallata rutiinset arvete loomist

Järgmised sammud

Pärast arveldamise seadistamist:

1. Testi protsessi

  • Loo testarve näidiskliendile

  • Saada see oma e-posti aadressile (mitte Uku e-postile)

  • Kontrolli, kas vorming ja info on õiged

  • Testi eksportimist oma raamatupidamistarkvara

2. Koolita oma meeskonda

  • Läbi arveldamise töövoo koos meeskonnaga

  • Määra asjakohased kasutajaõigused

  • Loo dokumentatsioon oma konkreetsete protsesside jaoks

3. Vaata üle aruandlus

  • Kontrolli arveldamise tulemuslikkust asukohas Aruanded → Arveldamine

  • Jälgi arveldamiseni kuluvat aega

  • Jälgi arveldatava ja mittearveldatava aja suhteid

Korduma kippuvad küsimused

K: Kas saan kasutada arveldamist ilma raamatupidamistarkvara ühendamiseta?

V: Jah, kuid raamatupidamistarkvara ühendamine annab parema integratsiooni ja välistab andmete topeltsissestamise.
​

K: Kuidas arvutatakse arveldatavaid tunde?

V: Uku muudab jälgitud ajakirjed automaatselt arveldatavateks ridadeks põhinedes teie konfigureeritud hindadel ja toodetel.
​

K: Kas saan arvete nummerdamist kohandada?

V: Jah, saad muuta arve numbreid asukohas Seaded & Äpid → Arveldamine → Seaded.
​

K: Mis juhtub, kui pean juba saadetud arvele muudatusi tegema?

V: Võid luua kreeditarvet.
​

K: Kas saan arveldada erinevaid kliente erinevates valuutades?

V: Jah, Uku toetab mitut valuutat. Määra valuuta iga kliendi profiilil arveldamisseadete all.
​

K: Kuidas käsitlen arvete allahindlusi?

V: Lisa allahindluse protsent rea kaupa arvete muutmisel. Allahindlus kuvatakse eraldi reana.
​

K: Kas mitu meeskonnaliiget saavad arveldamistega töötada?

V: Jah, konfigureeri kasutajaõigused asukohas Seaded & Äpid → Arveldamine → Seaded, et kontrollida, kes saab arveid vaadata, luua ja hallata.
​

K: Mis siis, kui kliendil on mitu lepingut?

V: Uku toetab täielikult mitut lepingut kliendi kohta erinevate arveldamissagedustega ja teenustega.
​
​

Abi saamine

  • Seadistusabi: Võta ühendust uku@getuku.com, et saada 2 tundi tasuta kasutuselevõtu abi (kehtib ainult uute liitujate kohta).

  • Integratsioonide probleemid: Vaata meie integratsiooni juhendeid abikeskuses

  • Arveldamise küsimused: Külasta Arveldamise Abikeskust juhendite saamiseks

Related Articles
Kuidas saata arvet kliendi keeles
Kuidas luua Uku-s kreeditarvet
Kuidas muuta arvet Ukus?
Arveldamise seadistused Ukus
Uku kasutajarollid ja õigused
Did this answer your question?