Uku eesmärgiks on olla ideaalne abimees, aga selleks on vaja koostööd. See artikkel kirjeldab, kuidas kõige efektiivsemalt oma töid hallata.
Töölaua idee
Võiksid võtta eesmärgiks, et Sul on iga päev töölaual just nii palju ülesandeid, kui teha jõuad. Päeva jooksul jääb ülesandeid üha vähemaks, kuni saabub õhtu tühja töölaua ja südamerahuga. Kuidas seda saavutada?
Vaata hommikul oma töölaud üle ja mõtle läbi, kas kõik olulised ülesanded on kirjas. Isiklike ülesannetena saad lisada kohustusi, mis samuti tähelepanu vajavad. Kui kõik on ühes kohas, on kergem planeerida ja personaalseid ülesandeid ei näe keegi peale Sinu enda.
Ole endaga aus — kas tegu on reaalse plaaniga või pole lootustki kõigega täna ühele poole saada. Ebareaalne plaan tekitab asjatuid ootusi ja ebatervet stressi. Parem hoolitse enda eest targalt ja tunne oma tööpäevadest rõõmu!
Kui näed, et tänasesse planeeritud ülesanne ei mahu plaani ning tähtaeg veel tagant ei sunni, siis kasuta "Lükka edasi" nuppu ning ülesanne liigub valitud päeva peale. Kui tahad täpsemat ülevaadet saada, millisel päeval vähem kohustusi on, heida pilk kalendrivaatesse. Kui oled töödele ajakulu prognoosinud, kuvatakse seda ka kalendri päises välja.
Prioritiseeri! Uuringud näitavad, et edukad inimesed valivad igaks päevaks 3-5 fookust ehk päeva eesmärgi. Vali ka enda prioriteedid ja märgi need tähtsateks. Pakub suurt rõõmu, kui oled kõikide eesmärkidega päeva lõpuks ühele poole saanud.
Selle filosoofia valguses saad näiteks klientide korduvülesannete plaanid veidi mugavamalt seada, usinamalt aja prognoosimist kasutada ning ülesandeid julgemini ringi tõsta. Plaanist tulnud ülesande algusaja muutmine ei mõjuta plaani, nii ei pea kartma, et selle kuu ümberkorraldused järgmist kuud mõjutaksid.
Miks on teemade kasutamine hea mõte?
Teema abil on kergem sarnaseid töid kokku grupeerida - näiteks kui iga kuu 5. kuupäeval on vaja saata kõikidele klientidele meeldetuletused arvete saatmise kohta, siis teema kasutamise korral ei ilmu see väike ülesanne töölauale iga kliendi lõikes eraldi reana, vaid ühe grupina, kust on neid mugav järjest töösse võtta.
Teema aitab leida ka erinevate pealkirjadega ülesandeid, mida on ühe suurema töö raames tehtud. Näiteks kui panna erinevatel aegadel ja võib-olla ka erinevate kasutajate poolt tehtavatele ülesannetele teemaks PEARAAMAT, siis saab hiljem raportist lihtsasti välja võtta, kui palju pearaamatu töödele aega kokku kulus.
Mida annab prognoosi sisestamine?
Ülesannetele saab märkida aega nii numbreid käsitsi sisestades kui ka stopperit kasutades. Milleks veel prognoos? Aga selle pärast, et oskaksid arvestada, kui palju üks või teine töö aega võiks võtta. Prognoosi näidatakse ka kalendris, et planeerimist veelgi lihtsamaks teha.
Lisaks on ettevõtte kontol olemas seadistus, mille sisse lülitamisel kasutatakse prognoosi ajakulu märkimiseks. Ehk siis kui täpsemat aega pole sisestatud, muutub prognoositud aeg reaalseks ajakuluks niipea, kui ülesanne tehtuks märgitakse. See on eriti mugav vähe aega võtvate tööde puhul, kus pole stopperit mõtet jooksutada, sest korraga tehakse sama ülesanne ära mitmele kliendile.