Monitooring aitab näha:
millised kliendid vajavad hinnastuse ülevaatamist;
kus kulub tiimil oodatust rohkem aega;
millised teenused ületavad järjepidevalt hinnanguid;
millal tasub kliendileping üle rääkida.
Samm 1: Kuidas Ukus monitooring sisse lülitada?
Vali põhimenüüst Seaded & Äpid ja klõpsa Monitooring.
Avanenud aknas vali Aktiveeri.
Mine menüüsse Kliendid ja märgi linnukesega kliendid, kellele soovid monitooringut seada.
Vali tööriistaribalt Monitooring.
Samm 2: Sea kliendile kokkulepped
Enne kui monitooringut saab võrrelda, tuleb määratleda kokkulepitud maht (leping, teenuspakett).
Ava Kliendid → vali klient.
Märgi klient → vali Monitooring.
Kui leppisite kokku kindlad tunnid kuus/perioodis:
Sisesta perioodi kokkulepitud tunnid.
Soovi korral määra lubatud kõikumise protsent.
Kui leppisite kokku kindlad kogused (kanded, arved, tehingud jms):
Loo mahtude jälgimiseks lisaväli: Seaded & Äpid → Ülesanded → Lisaväljad.
Kasuta Number-tüüpi välju loendatavate tegevuste jaoks.
Lisa väli ülesannetele.
Monitooringus sisesta kokkulepitud maht, millega tegelikku võrreldakse.
Lõpuks salvesta muudatused.
Samm 3: Jälgi aega teemade lõikes
Teemade lõikes näed, millistes teenustes tekib ülekoormus või lisatundide vajadus
Ava Seaded & Äpid→ Ülesanded → Teema.
Ava soovitud teema ja märgi Monitooring.
Samm 4: Mida saab monitoorida?
Logitud tunnid
Kogu aeg, mille tiim kliendi ülesannetele kirja paneb.
Kõige levinum viis teenusepõhiste kokkulepete jälgimiseks.
Andmed tõmmatakse automaatselt ajajälgimisest.
Lisaväljade mahud
Raamatupidamiskannete arv
Ülevaadatud arvete hulk
Esitatud deklaratsioonid
Töödeldud dokumendid
Iga arvuline kohandatud väli, mille lood
Teema lõikes
Aeg konkreetsete teenuste kaupa
Aitab leida teenuse, mis põhjustab ülehaaramist
Kasulik, kui üldmaht püsib korras, ent mõni teenus ületab ootusi
Samm 5: Tulemuste tõlgendamine
Iga kliendi kohta kuvatakse Uku raportis staatus, mis annab mõista, kas kliendi jälgitavate mõõdikutega on kõik korras või peaks neid lähemalt uurima.
Staatuseid on 3 tüüpi:
Roheline - kõik korras
Oranž - ruumi on veel
Punane - ületäituvus
Samm 6: Filtreeri monitooringu vaadet
Keskendu olulisele, kasutades filtreid:
Ajavahemik – käesolev kuu, kvartal, aasta, kohandatud
Kliendid
Teemad – konkreetsed teenusetüübid
Tiimiliikmed – töö tegijate lõikes
Staatus – graafikus, üle eelarve, alla eelarve
Kui kasutad sama filtrite kombinatsiooni tihti, on võimalik see seadistus salvestada.
Samm 7: Monitooring lisaväljade põhjal
Lisaväljad teevad monitooringu täpseks ja läbipaistvaks.
Levinud väljad:
Deklaratsioonid :
„TSD deklaratsioonid” – numbriline väli
Kokkulepe: nt 20 deklaratsiooni kuus
Raamatupidamine:
„Kanded” – numbriline välja
Kokkulepe: nt 200 kannet kuus
Dokumendikontroll:
„Ülevaadatud dokumente” – anumbriline välja
Kokkulepe: nt 50 dokumenti nädalas
Lisaväljade seadistamine:
Seaded & Äpid → Ülesanded → Lisaväljad.
Klõpsa + Lisa, loo pealkiri ja vali tüübiks Number.
Märgi Monitooring.
Lisa väli ülesannete mallidesse, et tiim seda alati näeks.
Väljade lisamine monitooringu aruandesse
Ava monitooring, vali vastavad väljad/teemad ja kuva võrdlus.
Monitooringu andmete kasutamine
Montirooingu andmeid saab ekspotida:
Vali kliendid monitooringu vaates.
Klõpsa alla laadimise ikooni ja vali Excel või PDF.
Jaga kliendiga visuaalne ülevaade.
