Lepingute seadistamine

• Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad saavad alati luua ja muuta lepinguid iga kliendi puhul.
• Ettevõtte liikmed, kellel on konkreetsel kliendil Kliendi peakasutaja õigus, saavad hallata selle kliendi lepinguid, kui arveldusseade Luba kliendi peakasutajatel näha ja luua oma klientide lepinguid ja arveid on lubatud. Vaata artiklit Arveldamise õigused ja seaded.
• Arveldamise funktsioon peab olema ettevõtte jaoks lubatud.
• Enne lepingurea lisamist peab eksisteerima vähemalt üks toode. Vaata artiklit Kuidas luua tooteid.

Leping on konkreetsele kliendile seotud arvelduslepe. See määrab:

• Milliseid teenuseid sa pakud (lepinguread, mis on seotud toodetega)
• Kui sageli sa arveldad (igakuiselt, kvartaliti või aastas)
• Millal arve luuakse (konkreetne kuupäev, kuu viimane päev või loomiskuupäev)
• Millise kuupäevavahemiku leping hõlmab

Lepingutel on kaks staatust: Aktiivne ja Mitteaktiivne. Ainult kuupäevavahemiku piires aktiivsed lepingud genereerivad arveid.

Tee: Kliendid → [Kliendi nimi] → Finantsid → Lepingud → Lisa leping

1. Ava kliendi profiil ja mine Finantsid → Lepingud.
2. Klõpsa Lisa leping.
3. Täida lepingu andmed:
   • Nimi — silt sellele lepingule (näiteks „Igakuine raamatupidamine” või „I kv nõustamine”).
   • Korduvus — vali Iga kuu, Iga kvartal või Iga aasta.
   • Arve kuupäev — millal arve genereeritakse. Valikud: konkreetne kalendripäev (1–28), Kuu viimasel päeval või Loomise kuupäev.
   • Alates kp — millal leping algab.
   • Kuni kp — (valikuline) millal leping lõpeb. Avatud lõpuga lepingute jaoks jäta tühjaks.
4. Klõpsa Lisa rida, et lisada teenusread. Vali toode rippmenüüst või klõpsa Uus toode, et luua see kohapeal.
5. Igal real näed: teenuse nimi, arvelduse tüüp, kogus, ühik, hind ja summa. Klõpsa real, et muuta üksikasju — hinnatasemed, minimaalkogused, allahindlused, maksumäär jm.
6. Klõpsa Salvesta.

Lepingu dubleerimiseks või kustutamiseks kasuta nimekirjas lepingu kõrval kolme punkti toimingumenüüd.

Arveldusmootor kontrollib aktiivseid lepinguid nende kavandatud arve kuupäeval ja genereerib arved automaatselt:

1. Lepingu korduvus määrab arveldustsükli.
2. Arve kuupäev määrab, mis päeval tsüklis arve luuakse.
3. Iga lepingurida kohta arvutab süsteem arveldatava summa rea tüübi põhjal:
   • Püsihind — arveldab määratletud hinnal fikseeritud koguse.
   • Ajapõhine — tõmbab arveldusperioodist märgitud aja ja rakendab hinnatasemeid.
   • Lisaväljapõhine — arveldab perioodi ülesannete kohandatud väljaväärtuste põhjal.
4. Hinnatasemed toetavad mahupõhist hinnakujundust — erinevad määrad erinevatele kogusevahemikele.
5. Minimaalkogused tagavad baasarvelduse isegi siis, kui märgitud aeg on väike.
6. Genereeritud arve pärib kliendi lepinguseaded (valuuta, maksetähtaeg, ümardamine, grupeerimine).

Igal kliendil on eraldi arveldusseaded, mis kehtivad kõigile selle kliendi lepingutele. Ava lepinguseaded Lepingud vahekaardilt. Enamik välju on vaikimisi väärtusega Ettevõtte vaikimisi — see tähendab, et ettevõtteülene seadistus kehtib seni, kuni sa seda siin üle ei kirjuta.

• Valuuta — selle kliendi arvete valuuta.
• Maksetähtaeg — päevade arv pärast arve kuupäeva, millal makse tähtaeg saabub.
• Viitenumber — selle kliendi arvetele lisatav viitenumber.
• Arve numbri prefiks/sufiks — kliendipõhised nummerdamise alistused.
• Arve kirjeldus — tekst, mis lisatakse iga selle kliendi arve juurde.
• Pöördkäibemaks — lubab EL pöördkäibemaksu teate arvetel (piiriüleste EL teenuste jaoks).
• Summeeritud arve — ühendab mitu arverida üheks konsolideeritud reaks määratud nime all.

• Aja ümardamisjärk — märgitud aja ümardamine lähima määratud sammuni selle kliendi jaoks.
• Ümarda ajakirjed — kas ümardatakse arvereal või ülesande kaupa.

• E-posti aadressid — aadressid, mis saavad selle kliendi arved automaatselt.
• Vastuse saaja e-post — vastusaadress selle kliendile saadetavatel arve e-kirjadel.
• PDF-i ridade grupeerimine — kuidas ridu PDF-is grupeeritakse (Näita kõiki / Grupeeri kirjelduse järgi / Grupeeri artikli järgi). Mitte-vaikimisi valiku valimine alistab ettevõtte seadistuse selle kliendi jaoks. Ettevõtte vaikimisi langeb tagasi Seaded & Äpid → Arveldamine → Seaded peale.
• Keela arve meeldetuletused — lülitab selle kliendi automaatsed maksetähtaja meeldetuletused välja.

• Aja arveldamise alus — kuidas ajakirjed arveldusperioodidele määratakse (ajakirje kuupäeva, ülesande alguskuupäeva, tähtaja või lõpetamiskuupäeva järgi).
• Lisavälja arveldamise alus — kuidas kohandatud väljaväärtused arveldusperioodidele määratakse.
• Sama perioodi arved — kui lubatud, ühendatakse kõik selle kliendi aktiivsed sama perioodi lepingud üheks arveks.
• Peida nullsumma read — peidab nullsummaga arveread PDF-ist.
• Arve emaettevõttele — kui kliendil on emaettevõte, saadetakse arved hoopis emaettevõttele.
• Vaikimisi ressurss / projekt / kulukeskus / müüja — rakendatakse vaikimisi kõigile selle kliendi lepinguridadele.

Mallid võimaldavad lepingustruktuuri üks kord määratleda ja paljudele klientidele uuesti kasutada — kasulik, kui pakud standardiseeritud teenusepakette.

Malli loomiseks: ava lepingu muutmisvaade, klõpsa toimingumenüüd ja vali Salvesta malliks. Või ava Halda lepingu malle paneel Lepingud vahekaardilt (kolme punkti menüü Lisa leping kõrval).

Malli kasutamiseks: uue lepingu loomisel vali olemasolev mall. Mall täidab eeltäidetult korduvuse, arve kuupäeva ja teenusread. Pärast malli rakendamist saad lepingut ikkagi kohandada.

Mallid toetavad toote nimedes dünaamilisi asendusparameetreid, mis asendatakse arvete genereerimisel. Täieliku nimekirja leiad artiklist Arveldamise asendusparameetrid.

Mallide loomise ja haldamise kohta vaata lähemalt artiklit Kuidas luua ja kasutada lepingumalle.

Sama lepingu rakendamiseks korraga paljudele klientidele:

1. Mine Klientide nimekirja ja vali mitu klienti märkeruutude abil.
2. Ava hulgitoimingute menüü ja vali Leping.
3. Vali üks kolmest toimingust:
   • Lisa — loob malli põhjal uue lepingu kõigile valitud klientidele. Määra alguskuupäev ja vajadusel lõpukuupäev.
   • Asenda — vahetab olemasolevad lepingud (kõik lepingud, konkreetse korduvuse või malliga lepingud) uue malliga.
   • Täienda — lisab malli read olemasolevatesse lepingutesse neid asendamata.
4. Vali rakendatav mall ja klõpsa Salvesta.

Tooted tuleb lisada jaotises Seaded & Äpid → Arveldamine → Seadistus → Artiklid, enne kui need lepingu toote valimisel ilmuvad. Vaata artiklit Kuidas luua tooteid.

Kinnita, et lepingu alguskuupäev on möödas ja lepingul ei ole juba möödunud lõpukuupäeva. Kontrolli ka, et lepingu staatus on Aktiivne.

Kontrolli lepingu Konfiguratsioon vahekaardil seadet Arve emaettevõttele. Veendu, et see on selle kliendi jaoks õigesti seadistatud.

Luba lepingu Konfiguratsioon seadetes valik Sama perioodi arved, et ühendada mitu aktiivset lepingut üheks arveks.

Vaikimisi saavad lepinguid hallata ainult Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad. Ettevõtte liikmed saavad lepinguid hallata ainult siis, kui arveldusseade Luba kliendi peakasutajatel näha ja luua oma klientide lepinguid ja arveid on lubatud ja neil on Kliendi peakasutaja õigus konkreetsel kliendil.