Sissetulev email võimaldab teil automatiseerida tööprotsesse, muutes saabuvad kirjad Ukus ülesanneteks. Emailid on pärast seadistamist nähtavad nii ülesannete all kui ka üldlogis (Catch up).
Kuidas saata emaile Ukusse?
Sissetulev email funktsioon võimaldab automaatselt luua Ukus ülesandeid, kui edastatakse e-kirju spetsiaalsele aadressile uku@getuku.email.
Nõuded sissetuleva emaili töötamiseks:
E-kirjade äpp peab olema aktiveeritud - vaadake kuidas aktiveerida ja seadistada e-kirjade äppi
E-kirja saatja aadress peab olema identne Uku kasutajakonto emaili aadressiga
Funktsioon "E-kirjade saatmine ülesandeks" peab olema sisse lülitatud
E-mailide saatmine ühes ülesandes
Kui oled saatnud kliendile kirja välja ülesande seest, kliendi vastus jõuab sama ülesande sisse ning kirjavahetus ei lähe kaduma.
Kuidas see toimib:
Saada email Uku ülesandest - kasuta ülesande sisest e-kirjade funktsiooni
Klient vastab e-kirjale (NB! "Reply to" aadressi ei tohi muuta)
Kliendi vastus jõuab ülesandesse kommunikatsiooni vaatesse
See tagab, et kogu kirjavahetus on ühes kohas jälgitav.
Kus saab näha sissetulevaid emaile Ukus?
1. Catch up vahekaardil
Kõik sissetulevad emailid on kergesti leitavad vahekaardil "Catch up"
Roheline mull annab visuaalse signaali, et uus email on sisse tulnud
2. Teavituste all
Teavituste alla tekib sõnum, et sisse on tulnud uus email
Annab kiire ülevaate uutest sissetulevatest kirjadest
3. Ülesannete all
Loodud ülesanne ilmub automaatselt ülesannete nimekirjas
Ülesanne omistatakse kasutajale, kelle emaili aadressilt kiri saadeti
Ülesande sees on nähtav kogu emaili sisu ja manused
Kasutamise näited
Kliendilt saabuvad päringud - edasta uku@getuku.email ja loo automaatselt ülesanne
Meeskonna sisene kommunikatsioon - muuda olulised emailid kohe ülesanneteks
Dokumentide jagamine - saada dokumendid koos emailiga otse töövoolu
Kirjavahetuse jätkamine - vasta kliendi emailidele otse ülesande seest
Piirangud ja tähelepanekud
Vahendamise korral ülesannet ei looda - email peab tulema otse Uku kasutaja aadressilt
Funktsioon saab keelata E-kirjade äpi seadetes
Ülesanne luuakse vale kasutaja alla - kontrolli, et saadetakse õigelt emaili aadressilt
Reply-to aadressi muutmine katkestab automaatse kirjavahetuse jätkumise ülesandes