Uku e-allkirjastamise funktsioon on nüüd saadaval, võimaldades raamatupidamisbüroodele koguda digiallkirju ja kinnitusi otse Uku ülesande all.
NB!: Süsteem ei toeta Eesti digiallkirja.
E-allkirjastamise kasutamiseks peavad olema täidetud järgmised tingimused:
Nii kliendil kui ka raamatupidamisbürool peab olema aktiveeritud Kliendiportaal
Kõigil allkirjastajatel peab olema juurdepääs Kliendiportaalile
Loe siit kuidas töötab Uku Kliendiportaal.
1. Ülesande loomine
Loo kliendile uus ülesanne või vali olemasolev ülesanne
Loe, kuidas lisada ülesannet
Ülesande aknas klõpsa e-allkirja ikoonile
Pärast e-allkirja ikooni klõpsamist avaneb lisa moodul ülesandes, kus saad:
Lisada manusena dokumendid, millele vajad kliendi allkirju
Määrata dokumentide allkirjastamise tähtaeg
2. Allkirjastajate määramine
Kliendipoolse kontakti lisamine:
Vali kliendipoolne kontakt, kes peab dokumenti allkirjastama. Kontaktile saadetakse automaatselt e-maili teade allkirjastamise vajaduse kohta.
NB!: Kontaktil peab olema avatud juurdepääs Kliendiportaalile.
Ülesanne automaatselt muutub Kliendiportaali ülesandeks.
Büroopoolse kasutaja lisamine:
Määra raamatupidamisbüroo poolne kontakt või kliendi vaikimisi kasutaja, kes lisab oma allkirja dokumendile.
Pärast kõigi valikute tegemist vajuta Salvesta ning klõpsa Lisa.
3. Dokumentide allkirjastamine raamatupidaja/büroo poolt
Peale valikute salvestamist ilmub ülesande sisse uus nupp Allkirjasta.
Kui dokument peab olema allkirjastatud sinu poolt, klõpsa sellele nupule. Ülesande sees avaneb uus allkirjastamise moodul.
Allkirjastamise viisid
Mooduli päises on kolm valikut allkirja loomiseks:
Nimetähed - Trüki oma nimi klaviatuuri abil
Joonista - Joonista hiire abil soovitud allkiri. Ekraanile tekib valik Puhasta (allkirja kustutamiseks) või Alla laadi (hilisemaks kasutamiseks salvestamiseks)
Lae üles - Kui sul on eelnevalt loodud allkiri mõnes formaadis, saad selle arvutist üles laadida
Ükskõik millist valikut kasutad, pead selle kinnitama nupuga Võta vastu ja allkirjasta.
4. Dokumentide allkirjastamine kliendi poolt
Klient saab sõnumi oma postkasti, et tal on uus ülesanne Kliendiportaalis.
Avades ülesannet, ilmub kliendile samasugune aken nagu raamatupidajale.
Klient peab klõpsama nupule Allkirjasta.
Kliendi allkirjastamise võimalused
Kliendile ilmuvad samad valikud nagu raamatupidajal:
Nimetähed - Nimi kirjutatakse klaviatuuri abil
Joonista - Allkiri joonistatakse hiire abil. Saadaval on Puhasta ja Alla laadi valikud
Lae üles - Eelnevalt loodud allkirja üleslaadimine.
Ükskõik millist viisi klient valib, peab ta oma valiku kinnitama nupuga Võta vastu ja allkirjasta.
Kui dokument on allkirjastatud, võib klient selle ka tehtuks märkida.
5. Allkirjastamise staatuse jälgimine
Allkirjastamise moodulisse tekib informatiivne ikoon, mis näitab allkirjastamise staatust. Ülesannet hiljem avades näed, kas allkiri on lisatud või mitte. Kui allkiri on lisatud, näed ülesande sees, et allkirja staatus on muutunud "Allkirjastatud".
Kui kõik allkirjastamise etapid on läbitud, muutub allkirjastatud dokument roheliseks ning salvestub ülesande külge.
Laadi dokument alla ning avades lisandub dokumendile ka elektrooniline allkiri.
