Ülesande lisamine tööhaldustarkvarasse
Kuidas lisada ülesannet?
Ülesannet saab Ukus lisada igas vaates, vajutades päises oleva '+' nupul.
Ülesande sisestamiseks on kohustuslikud väljad Pealkiri, Klient, Kasutaja ning Algus/Tähtaeg.
Pealkiri võiks lühidalt ja kokkuvõtlikult kirjeldada, mis tööga on tegemist. Hea pealkiri aitab hiljem ülesannet lihtsamini leida ning hõlbustab kiire ülevaate saamist tööde nimekirjast.
Kliendiks on firma (või projekt), kellele konkreetset tööd tehakse. Kliendiks võib valida ka iseenda - sel juhul on tegemist isikliku ülesandega, mida teised ei näe.
Kasutajaid ehk töö tegijaid võib olla üks või mitu. Süsteem pakub kasutajana välja ülesande looja. Kui lood ülesande mitmele kasutajale saadab Uku kõigile osalistele teavituse ülesande loomise kohta.
Algus/Tähtaeg - algusaeg on kuupäev, millest alates ülesannet tööde nimekirjas välja hakatakse näitama. Tähtaeg on kuupäev, millal töö valmis peab olema. Kui tähtaega pole eraldi määratud, on algusaeg vaikimisi ka tähtajaks. Lisaks saab ülesandele määrata korduvust - sellisel juhul lülitatakse ülesanne ka kliendi korduvate tööde plaani.
Lisatöö - erista eraldi tasustatavat tööd saad ka vajutades plussiga nupule
Tähtis ülesanne - Ülesandeid, mis vajavad kohest tähelepanu või on teistest olulisemad, saad eristada vajutades lipu nupule.
Teema nupp asub parempoolses menüüs, millega saab ülesande siduda kindla valdkonnaga. See võimaldab erinevate pealkirjadega ülesandeid hiljem kokku grupeerida ja lihtsamini leida.
Kirjeldus võimaldab lisada ülesande kohta pikemat informatsiooni. Näiteks saab sinna kopeerida kliendilt tulnud töösoovi või jätta juhendi oma asendajale. Sinna sisestatud veebiaadressid muutuvad automaatselt linkideks, mis võimaldab kiiremat navigatsiooni.
Prognoos tasub sisestada kui tead ette, kui palju ülesanne tõenäoliselt aega võtab. Aja ennustamine aitab hiljem oma töid paremini planeerida.
Lisaväljad, mis on lisatud ettevõtte konto alla, leiab nupu alt "Lisaväljad":
Kui kannad tööd sisse tagantjärele, on võimalik kohe sisestada ka kulunud aeg ning "Lisa" nupu vajutamise asemel töö kohe tehtuks märkida. Kui aga võtad ülesande kohe töösse, võib "Lisa" nupu vajutamise asemel stopperi tööle panna.
Sellega on kohustuslikud andmed täidetud, kuid ülesandele on võimalik veel infot lisada.
Checklist või alamülesannete nimekiri
Checklisti on mugav kasutada siis, kui töö koosneb väiksematest alamülesannetest. Sinna saab kirja panna kõik vajalikud sammud ning neid ükshaaval täidetuks märkida. Nii on lihtne järge pidada, mis tehtud ja mis veel tegemata.
Ühele ülesannele võib luua mitu checklisti
Näiteks saad jagada kontrollnimekirjad meeskonnaliikmete kaupa
või määrata, millised punktid kuuluvad raamatupidaja vastutusalasse ja millised kliendi omasse – juhul kui ülesanne jagatakse kliendiportaalis.
Kui avad ülesande, alusta esmalt checklisti punktide lisamisest. Seejärel anna checklistile nimetus või sisesta vastutava isiku nimi.
Checklisti vasakul asuva “+” märgi kaudu saad lisada uue checklisti jaotuse.
Checklisti seaded
Ettevõtte konto seadetest on võimalik sisse lülitada, et checklist peab olema linnutatud enne, kui ülesande tehtuks saab märkida.
Selle tegemiseks vali peamenüüst "Seaded" ja kliki oma ettevõtte kastil.
Seejärel vali ülemisest menüüst "Seaded". Kui soovid, et checklist oleks linnutatud enne ülesande tehtuks märkimist, vajuta hallil nupul enne checklisti puudutavad valikut.
Ülesande kiirlisamine
Kui näiteks telefoni teel tuleb sisse kiireloomuline töö, saab kasutada ülesande kiirvalikuid. Selleks liiguta hiir päises olevale "+" nupule ja avaneb kiirvalik. Vali sobiv variant.
Ülesandele hakkab aeg koheselt jooksma ning saad detaile täpsustada kui näiteks kõnega lõpetanud oled. Seejärel märgi ülesanne tehtuks. Ülesanne millega enne tegelesid ilmub samamoodi kiirvalikute alla.
Kiirvalikutest ja kuidas neid seadistada loe lähemalt siit.
Kuidas lisada ülesannet mallist?
Ülesannete mallid on mõeldud detailseteks ühekordseteks tegevusteks koos kontrollnimekirja või üksikasjadega (nt aruande koostamine, väike auditi tegemine, kontoritarvete täiendamine jne).
Ülesannet saab Ukus lisada igas vaates, vajutades päises oleva '+' nupul. Ülesande pealkirja kõrval ilmub uus dünaamiline valik "Mallid".
Klõpsake modaalaknas suvalises kohas või alustage pealkirja trükkimist ning valikute loend avaneb mallide valimiseks.
Ülesande üksikasjad täidetakse automaatselt malli põhjal. Ärge unustage ülesande jaoks õiget klienti valida.
NB! Saad valida ühekordsete mallülesannete seast, mis tuleks salvestada “Mallide” alla. Ühekordset malli luues veendu, et korduvus on välja lülitatud.
