Kui Uku süsteemi on vaja korraga lisada rohkem kui kümmekond klienti, siis on mõistlik kasutada andmete importimist. Pea meeles, et kliente on võimalik importida vaid ettevõtte konto alla.
Kuidas importida kliente Merit Aktivast, saad lugeda siin.
Klientide importimiseks on vaja liikuda peamenüüs "Kliendid" alla ning valida, millise konto alla kliente lisada soovitakse (juhul, kui olete kasutaja rohkem kui ühe ettevõtte konto all). Impordi võimaluse leiad klikkides kolme punktiga ikoonile:
1. Laadi alla näidisfail
Andmete impordiks sobib XLSX fail. Impordi lehel saad alla laadida näidisfaili, et näha, millise ülesehitusega see olema peab. Alloleval pildil näed osa näidisfailist. Tabeli veergude pealkirjad on vastavate väljade nimetused Ukus, iga allolev rida on üks klient.
2. Täida väljad oma failis
Allolevast tabelist saad teada, millisel kujul peab kliendiandmed oma tabelisse sisestama, et need korrektselt Ukusse jõuaksid. Samuti on siin ülevaade sellest, milliseid välju saad impordi käigus uuendada. Kui nimelt impordil selgub, et klient on juba Ukus olemas, kuid teistsuguste andmetega, siis ta andmeid Ukus uuendatakse. Erandiks on mõni väli, mida kasutaja peab ükshaaval ja läbimõeldult Ukus uuendama, et vältida kogemata vigaste andmete tekitamist (nt riigi väli).
UKU VÄLI | VÄÄRTUSE SISESTAMISE VIIS | UUENDAMINE IMPORDI TEEL |
Linn |
| + |
Riik: koodi kaudu | nt. EE, SE, LT | - |
Aadress | Tänava nimi ja number | + |
Postiindeks |
| + |
Kliendigrupp | Kliendigrupid pead enne importi Ukusse lisama. Kui kliendigruppi pole Ukusse lisatud, aga see on failis, siis seda impordil ignoreeritakse. Korraga saab lisada mitu kliendigruppi, nt 'klient, liid' | + |
Keel | Kliendi suhtluskeel inglise keeles, nt Estonian, English, Lithuanian | + |
Tähis | Kliendi tähis, kuni 3 tähte | - |
Kliendikood |
| + |
Märkmed | Märge, mis lisatakse kliendi märkmetesse. Korraga saab lisada ühe märkme | - |
Nimi | Kliendi nimi | - |
Registrikood |
| - |
Staatus | 1 - Aktiivne 0 - Mitteaktiivne. Kui pole märgitud, on klient vaikimisi aktiivne. | - NB! Mitteaktiivsete klientide importimisel need aktiveeritakse. |
Aja märkimine on kohustuslik | 1 - Sees 0 - Väljas | + |
Teema on kohustuslik | 1 - Sees 0 - Väljas | + |
KMKR |
| + |
3. Loo kliendi väljad
Kui sul on klientide kohta lisainformatsiooni, siis saad ka selle info Uku impordil kliendikaardile lisada. Eelnevalt on tarvis ettevõtte konto seadete all luua soovitud kliendi väljad.
Kliendi lisaväljadest on võimalik importida järgnevaid tüüpe: tekst, number, täisarv, valik, mitu valikut, kuupäev (formaat dd.mm.yyyy), jah/ei (1/0).
UKU VÄLI | VÄÄRTUSE SISESTAMISE VIIS | UUENDAMINE IMPORDI TEEL |
Tekst |
| + |
Täisarv |
| + |
Number |
| + |
Valik |
| + |
Mitu valikut | Nt. Directo, Merit Aktiva | + |
Kuupäev | dd.mm.yyyy | + |
Jah/Ei | JAH - 1, yes, true EI - 0, no, false | + |
4. Faili üleslaadimine
Kui fail on korda tehtud ja lisaväljad loodud, on aeg see üles laadida. Vajuta nupule "Laadi fail üles" või lohista fail sellele alale. Kui fail on üles laaditud, viiakse sind automaatselt edasi järgmisele lehele.
5. Faili veergude ja Uku väljade vastavusse viimine
Nüüd tuleb kokku viia veerud üleslaaditud Exceli failis ja vastavad väljade nimetused Ukus, et Uku teaks, mis andmed kuhu kirjutada.
a. Määra, kas esimene rida sisaldab kliendiinfot või on pealkiri
Selleks, lülita ‘Esimene rida on pealkiri’ sisse või välja.
b. Lisa väli kõikidele klientidele
Kui soovid kõigile klientidele lisada välja mingi sama väärtusega, saad seda siin teha.
c. Lisa kliendigrupp
Kui kasutad kliendigruppe, kuid pole neid veel App Store'is määranud, siis saad ka siin uue kliendigrupi lisada. Kui failis on kliendigruppe, mida pole veel Ukusse loodud, siis ei neid kliendigruppe ega nende väärtuseid impordil ei lisata.
d. Lisa kliendi väli
Kui eelmises sammus jäi kliendile lisaväli lisamata, saab seda veel siin teha.
e. Vii vastavusse Uku väljad ja andmed Exceli tabelis
Kui soovid veeru väärtused Ukusse importida, pead esimeses reas määrama, mis andmetega tegu on. Kui valik on tehtud, värvitakse väli roheliseks ja see tähendab, et selle veeru väärtusi imporditakse Ukusse. Kõiki veerge ei pea Ukusse importima, kohustuslik on ainult kliendi nime väli. Kui see tehtud, vajuta "Edasi".
6. Ülevaade enne importi
Enne importima hakkamist saad valida, millised kliendid importida.
Kui failis leidub klient, kes on juba Ukus olemas (tal on sama registrikood), on ta nimekirjas harilikus mustas kirjas. Tema andmeid saab impordil uuendada.
Kui klienti veel Ukus pole, on ta nime ees silt "Lisa uus klient". Impordil ta lisatakse Ukusse. Kui soovid importida ainult uusi kliente, lülita sisse "Näita ainult uusi kliente". Siis võetakse Ukus olemasolevate klientide eest linnuke ära.
Uuenda andmeid äriregistrist - Kui selle sisse lülitad, uuendatakse imporditavate Eesti ettevõtete andmeid Äriregistrist ja Suurbritannia ettevõtete andmeid Companies House'ist.
Kui oled valikud teinud, vajuta "Kinnita", et alustada importi. Seejärel kuvatakse sulle riba, mis saab täis, kui import on edukalt lõpule viidud. Kui soovid, võid impordi ka katkestada. Kui import on valmis, kuvatakse selle kohta teavitust ja suunatakse sind klientide nimekirja, kus on valitud viimasel impordil imporditud aktiivsed kliendid.
NB! Impordiga andmeid uuendades muudab Uku kõik uuendatud kliendid aktiivseks, isegi kui nad eelnevalt olid märgitud mitteaktiivseks!
NIPP!
Selleks, et hiljem klientidele paketipõhiselt tööplaane või lepinguid määrata, tasub luua selle info jaoks kliendi väli või kliendigrupid juba enne esimest importi. Samuti võib luua kasutajapõhise kliendi välja, mille põhjal on hiljem lihtne kliendile kasutaja määrata.
NB! Väljadele sisestatud info peab olema samasugune nagu nendele väljadele Ukus määratud on- Uku on suure ja väikese tähe tundlik.