Skip to main content
Ukuga alustamine - juhile

Oma ülevaadet nii töödest, klientidest kui ka kasutajatest ja seda kõike ühes kohas!

Rain avatar
Written by Rain
Updated over 4 months ago

Ukuga alustamise õpetus raamatupidamisbüroo juhile

Sa oled tõeline superkangelane! Olla juht ei ole kerge - vastutus klientide ja töötajate ees on stressirohke. Seda eriti, kui puudub hea ülevaade töötajate ülesannete täitmisest ja ajakulust.

Meie eesmärk on Sind aidata, et tööprotsessid oleksid selged, ülevaade tööde seisust vaid mõne vajutuse kaugusel ning Sinu tööpäevad stressivabad. Ukus on Sinu tööd, kliendid ja kasutajad organiseeritult ühes kohas. Ülesannete loomine, jagamine ning jälgimine toimub kiirelt ja mugavalt. Alusta Uku kasutamisega järgides allolevaid samme.

Kui Sa ei ole veel Ukuga liitunud, siis konto loomine võtab ainult minuti.

Lisa oma meeskond

Selleks, et Uku kohe kõigile kasutajatele võimalikult personaalselt seadistada, lisa oma meeskond. Seejärel määra neile õigused -

  • kasutaja näeb talle määratud kliente

  • administraator näeb kõiki ettevõtte kliente.

Kui kasutajad on eelnevalt kutsutud Ukusse, siis on kliendi lisamisel hea kohe määrata ülesanded õigetele kasutajatele.

Loo klientide info väljad

Selleks, et kogu kliendi info oleks korrektne ja loogiliselt ülesehitatud, loo omale vajalikud lisaväljad, mida kasutada kliendikaardil. See teeb tulevikus kliendibaasi haldamise lihtsaks ja mugavaks.

  1. Loo kliendi väljad - üldised väljad mis haldavad klienti kui ettevõtet
    a. Loo kontakti väljad - kliendi kontakti personaalse info väljad

    b. Loo kliendi kontakti rollid- kontakti roll antud ettevõttes, ametinimetus.

  2. Loo kliendigrupid - aitab sorteerida sarnaseid kliente paketi põhiselt, teenuse põhiselt vms.

Impordi kliendid

Olenevalt klientide arvust on neid võimalik lisada nii üksikult kui ka suurema kliendibaasi korral XLSX faili importi kasutades . Soovitame koheselt lisada klientide registrikoodid, ainult selle põhjal toimub hilisemate importidega kliendibaasi uuendus.

Vajadusel saad ka selles etapis luua kliendivälju, kui enne midagi tegemata jäi.
Impordis saab määrata ka Kliendi vastutava kasutaja, kui oled loonud vastava lisavälja.


Loo ülesande lisaväljad

Ülesannetele saab luua lisaväljad ja teemad, mis aitavad hiljem monitooringu, raporti ja arveldamise juures. Kui kasutad mõnda integreeritud raamatupidamisprogrammi, loo ka selle impordi jaoks vajalikud väljad.
Loodud lisaväljasid saad iga kell lihtsalt ülesandele lisada

Loo e-kirja mallid

Sageli kasutatakse raamatupidaja igapäevatöös standard kirju: puuduvad dokumendid, dokumentide aegumine, TSD/KMD/jne teavitused. Kõiki selliseid kirju saab Ukus siduda ülesannete külge ja neid seeläbi automatiseerida.

  1. Seadista e-kirjade äpp
    a. Lisa äppi ettevõtte poolt kasutatavad aadressid.

  2. Loo e-kirja mallid - vajadusel lisa mallidele tõlked, Uku valib õige malli kliendi keele alusel, mida saab määrata kliendikaardil.

Loo kliendi tööplaanid

Töö Ukus käib tööplaani alusel, mis hoiab ajakohasemad ülesanded alati silma all.
Ukus on 4 raamatupidajate poolt väljatöötatud ülesannete malli, mida saad aluseks võtta.

Soovi korral saad luua Sinu ettevõttepõhiseid ülesannete malle, näiteks teenusepõhine, valdkonnapõhine või muu spetsiifikaga, mis ei ole seotud kindla kliendi ega kasutajaga. Malle saad lisada ja asendada klientidele nii ühekaupa kui ka massiliselt.

Enne ülesannete plaani kinnitamist vaata iga ülesanne eraldi läbi ning määra töö teostaja, kontrolli ülesande checklist ning töö algus ja tähtaeg.

Kohanda ettevõtte seaded

Et kõik sujuks, vaata üle ka ettevõtte seaded, kus saad määrata kasutajate õigusi ja klientide ajasisestuse kohustust ettevõtte üleselt.




Lisaks tööhalduse põhifunktsioonile on Ukus ka lisavõimalusi oma tööprotsesside lihtsustamiseks. Need ei ole kohustuslikud, kuid lisavad su töösse kindlustunnet ja aitavad säästa aega.
Lisafunktsioone saab kasutusele võtta ka hiljem jooksvalt, kui olete meeskonnaga Ukusse sisseelanud, kuid need võib seadistada ka kohe alguses.

Arveldamine

Arveldamine aitab automatiseerida klientidele arvete esitamise. Olenemata sellest, mille järgi toimub hinnastamine, on võimalik seadistada süsteem nii, et igakuine arvete esitamine on kiire ja lihtne protsess.

Loo tooted/teenused arveldamiseks

Enne kui hakkad seadistama arveldamist, tuleb luua Ukusse oma tooted, ehk read millest hakkab hiljem arve koosnema.
Toode võib olla:

  • Tükipõhine

  • Ajapõhine

  • Kombineeritud nii tüki kui ka ajaarvestuse alusel.

Seejärel koonda loodud tooted lepingu malli, mida siis mugavalt valitud klientidele lisada. Selle lepingu järgi koostab Uku kliendile automaatselt arve.

Kohanda arveldamine oma ettevõttele

Arveldamise lahendus Ukus pakub Sulle suurepäraseid võimalusi ja kiireid lahendusi.
Selleks et arveldamine ladusalt kulgeks:



Raport

Kasutades Uku raporti võimekaid filtreid, saad Sa huvipakkuvaid vastuseid nii aja, kasutaja, kliendi, staatuse kui ka teema lõikes. Kui kasutad filtrikombinatsiooni tihti, siis salvesta raport. Näiteks salvestades raporti eelmise kuu tegemata töödest, saad Sa raportit hiljem taasavades ülevaate tööde hetkeseisust.

Uku kuvab raportit kolmes vaates - kokkuvõtlik, ülesanded ning sisestatud ajakirjed.


Nüüd, kui ka Sinu tiim on Ukus, saad Sa jälgida tööde staatust ning ajakulu, millal ise soovid!

Monitooring

Uku muudab tehtud töö andmed visuaalseks raportiks ja annab Sulle võimaluse jälgida kliendi kokkulepete täitmist ning reageerida õigeaegselt.
Vaata lähemalt kuidas monitooringust maksimumi võtta > SIIT.


Õnnitlused! Oled läbinud esimesed sammud, et, alustada Uku kasutamisega. Nüüd saad hakata looma ning suunama töid oma töötajatele.

Oleme Sinu jaoks alati olemas. Leia lisainformatsiooni meie abikeskusest ning veebiseminaridest. Küsimuste korral võta meiega julgelt ühendust vestlusakna kaudu ning ära karda kasutada võimalust veebikonsultatsiooniks.

  • Abikeskus - Oled juba siin! Loe ja saa rohkem teada huvipakkuva teema kohta ning me õpetame, kuidas võtta Ukust maksimum.

  • Blogi - Vaata erinevaid veebiseminare ja loe teisi artikleid, et saada teada veel paremini, kuidas Ukut kasutada.

  • Küsi küsimusi - Oleme Sinu jaoks olemas vestlusaknas!

Did this answer your question?