Skip to main content

Kliendikaardi kasutamine Ukus

Kõik kliendiga seotud andmed on Uku Kliendikaardil ühes kohas, et töö oleks selge ja korraldatud.

Maria Müürsepp avatar
Written by Maria Müürsepp
Updated yesterday

Kliendikaart on sinu keskne töölaud ühe konkreetse kliendi haldamiseks. Siin saad mugavalt korraldada kõik tegevused – alates ülesannetest ja arvete koostamisest kuni dokumentide ja suhtluseni.
Parempoolses külgribas on näha kogu kliendi põhiinfo: kontaktandmed, kiirlingid raportitele ja muud olulised andmed. Põhimenüü vahekaardid annavad selge ülevaate ülesannetest, plaanidest, arvetest, projektidest ja muust kliendiga seotud tööst.

Sissejuhatus

Kliendiinfo haldamine ei peaks tähendama pidevat ekraanilt ekraanile hüppamist ega lõputut failidest otsimist. Uku Kliendikaart on loodud tööruumiks, kus kogu kliendi info on koos — ülesanded, arveldusandmed, dokumendid, suhtluse ajalugu ja kontaktid.

Olgu vaja jälgida ülesannete edenemist, vaadata arveid või uuendada kliendi andmeid — Kliendikaart annab sulle kiire juurdepääsu kõigele olulisele. Liides koosneb kahest põhiosast:

  • Ülemised vahekaardid jagavad töö selgelt erinevateks valdkondadeks.

  • Parempoolne infopaneel on alati nähtav, et vajalik info oleks käeulatuses kogu kliendiprofiilis liikumise ajal.

See juhend tutvustab Kliendikaardi erinevaid osi ja aitab sul sellest igapäevatöös maksimumi võtta.

Kliendikaardile ligipääs

Kliendi profiili avamiseks:

  1. Ava peamenüüst Kliendid

  2. Klõpsa kliendi nimel nimekirjas

  3. Klientkaart avaneb vaikimisi Ülesannete vahekaardiga
    ​


👉 Kliendiprofiilide vahel liikumiseks kasuta ülaosas olevaid noolenuppe – nii saad navigeerida edasi-tagasi ilma kliendinimekirja naasmata. Navigeerimine arvestab ka kliendiloendis rakendatud filtreid.
​

Kliendikaardi vahekaardid

Kliendikaardi ülaosas on kaheksa vahekaarti, mis jagavad töö konkreetse kliendiga selgelt ja loogiliselt eri osadesse.
​

Ülesannete vahekaart

Vaikimisi vaade kliendiprofiili avamisel.
​


Siin saad:

  • Näha kõiki kliendi jooksvaid, tulevasi ja lõpetatud ülesandeid

  • Filtreerida ülesandeid kuupäeva, staatuse, teema või vastutaja järgi

  • Kasutada kiirfiltreid nagu „See kuu“, „Järgmine kuu“, „Eelmine kuu“

  • Lisada uusi ühekordseid ülesandeid

  • Käivitada taimeri ja mõõta tööaega

  • Sortida ja grupeerida ülesandeid staatuse, teema või perioodi järgi

Navigeerimine: Kliendiprofiil → Ülesannete vahekaart

Seotud artiklid:

Plaani vahekaart

Näitab kliendi korduva töö plaani — kuu-, kvartali- või aastapõhised ülesanded.

Siin saad:

  • Näha kõiki kliendi korduvaid ülesandeid

  • Redigeerida tööplaani nupuga Muuda plaani

  • Lisada või eemaldada korduvaid ülesandeid

  • Kohandada sagedusi, tähtaegu ja vastutajaid

  • Rakendada töövoo malle

Navigeerimine: Kliendiprofiil → Plaani vahekaart

Seotud artiklid:

Arvelduste vahekaart

Koondab kogu kliendi arveldus- ja lepingute info.

Kolm põhiosa:

  • Arved – kõik kliendi arved (mustandid, saadetud, tasutud, tasumata)

  • Lepingud – aktiivsed ja ootel teenuselepingud

  • Seaded – kliendipõhised arvelduseelistused

Võimalused:

  • Luua manuaalseid ühekordseid arveid

  • Vaadata ajajälgimisest genereeritud arveid

  • Jälgida maksete staatust

  • Seadistada kliendipõhiseid hindu ja tooteid

Navigeerimine: Kliendiprofiil → Arvelduste vahekaart

Seotud artiklid:

Eelarve (Elite pakett)

Jälgi töömahtu ja kulusid kokkulepitud piirides.

Võimalused:

  • Seada eelarveid kliendi, teema või projekti lõikes

  • Jälgida tegelikku aega/kulu eelarve suhtes

  • Saada teavitusi piiride lähenedes

  • Vaadata eelarve kasutuse protsente

Navigeerimine: Kliendiprofiil → Eelarved

Seotud artiklid:

Projektide vahekaart

Eraldi vaade eriprojektide ja ühekordsete tööde haldamiseks (nt sisseelamisprojektid, auditid).

Võimalused:

  • Luua projekte

  • Kasutada projektimalle

  • Jälgida edenemist ja tähtaegu

  • Määrata ülesandeid tiimiliikmetele

  • Seada sõltuvusi ja projekti tähtaegu

Navigeerimine: Kliendiprofiil → Projektide vahekaart

Seotud artiklid:

Suhtluse vahekaart

Koondab kogu kliendiga seotud e-posti suhtluse.

Võimalused:

  • Ukust kliendile saadetud kirju

  • Kliendi vastuseid

  • Saatmise staatuseid (õnnestunud, ebaõnnestunud, ootel)

  • Ülesannetega seotud e-kirju

Visuaalsed tähendused Ülesannete vahekaardil:
​

  • Roheline ikoon = e-kiri on edukalt saadetud

  • Punane ikoon = e-kirja saatmine ebaõnnestus

  • Hall ikoon = e-kiri on saatmisel (ootel)

  • Iga e-kiri näitab, millise ülesandega see on seotud.

Navigeerimine: Kliendiprofiil → Suhtlus

Seotud artiklid:

Dokumentide vahekaart

Koondab kõik kliendiga seotud failid.

  • Kõik kliendi ülesannetesse üles laetud failid kuvatakse siin

  • Näed üleslaadimise kuupäeva

  • Ei pea enam ülesannetest eraldi dokumente otsima

Navigeerimine: Kliendiprofiil → Dokumendid

Seotud artiklid:

Ülevaate vahekaart

Meeskonna ühine märkmete ja võtmeinfo sektsioon, jaotatud neljaks: Märkmed, Dokumendid, E-post, Arveldus.
​

Märkmed:

Lisa oluline teave, mida sinu tiim peab selle kliendi kohta teadma:

  • Erikokkulepped – „Q1 2025 jaoks on kokkulepitud fikseeritud hind“

  • Suhtluseelistused – „Saada meeldetuletuskirju ainult kolmapäeviti“

  • Kontaktjuhised – „Kui Harry on haige või eemal, võta ühendust Cindyga“

  • Kliendispetsiifilised protseduurid – „Maksuasjade puhul lisa alati koopia aadressile legal@client.com“

  • Ligipääsuandmed – Paroolid ja sisselogimise info

  • Olulised meeldetuletused – Tähtsad kuupäevad, eelistused või nõuded

Põhifunktsioonid:

  • Lisa hüperlinke välistele ressurssidele

  • Lisa faile ja dokumente

  • Vorminda teksti selguse huvides

  • Kinnita olulised märkmed – klõpsa nööpnõela ikoonil, et muuta märge nähtavaks kliendi külgribal kõigis vaadetes
    ​

Dokument

Salvesta olulised kliendidokumendid, millele peab kiiresti ligi pääsema:

  • Lepingud ja kokkulepped

  • Allkirjastatud koostöölepingud

  • Volitused

  • Viitematerjalid

E-post

Salvesta oluliste e-kirjavahetuste koopiad:

  • Kliendi olulised otsused

  • Kinnitused ja heakskiidud

  • E-posti teel saadud erijuhised

  • Selle kliendi jaoks mõeldud e-kirjade mallid

Arveldamine

Lisa arveldusega seotud märkmed ja kokkulepped:

  • Eripakkumised ja hinnakokkulepped

  • Allahindlused

  • Makse tingimused ja kord

  • Arveldustsükli eelistused

Miks kasutada Ülevaate märkmeid?
Kui tiimiliikmed peavad üksteist asendama või uued töötajad liituvad kliendikontoga, tagavad need märkmed, et kõigil on vajalik kliendiinfo käepärast — ilma vanu e-kirju läbi kammimata või kolleegidelt küsimata.

Navigeerimine: Kliendi profiil → Ülevaade (Overview) → Märkmed / Dokument / E-post / Arveldamine

Kliendikaardi parempoolne külgriba

Viited:


Külgriba ülaosas on kiirlingid olulistele aruannetele:

  • Kokkuvõtte – Avab detailse vaate tehtud töödele ja kulunud ajale

  • Ülesanded – Kuvab kõik ülesanded koos filtreerimis- ja analüüsivõimalustega

  • Aeg – Näitab kõiki ajakirjeid detailseks ülevaatamiseks

  • E-mail Outbox – Kõik kliendile saadetud e-kirjad

  • Auditilogid – Päeva tegevuslogi kuulub Team paketi hulka. Elite paketi puhul on saadaval 100 päeva tegevuslogisid.

Klõpsa lingil, et avada aruanne uues vaates — kliendi filter on juba eelseadistatud.

Kinnitatud märkmed

Hoia oluline kliendiinfo alati silme ees.

Funktsioonid:

  • Lisa märkmeid, mis on nähtavad kõigis vaadetes

  • Lisa märkmetele faile kiireks ligipääsuks

  • Kinnita mitu erinevat märget erinevate eesmärkide jaoks

  • Ava või peida jaotis ruumi säästmiseks

  • Lisa märkmetesse hüperlinke

Levinud kasutusviisid:

  • Kliendi eelistused ja erijuhised

  • Tähtajad ja meeldetuletused

  • Ligipääsuandmed (parooliga kaitstud kohandatud väljade jaoks)

  • Lingid välistesse ressurssidesse

Kuidas lisada kinnitatud märget:

  1. Klõpsa + ikooni kinnitatud märkmete jaotises

  2. Sisesta märkme sisu

  3. Soovi korral lisa faile

  4. Klõpsa nööpnõela ikooni, et märge kinnitada

  5. Klõpsa Salvesta

Süsteem jätab meelde, kas soovid kinnitatud märkmeid vaikimisi avatud või suletud kujul näha.

Kliendi andmed

See jaotis kuvab kogu olulise kliendiinfo selges ja kiiresti haaratavas vormis.

Standardväljad:

  • Kliendi nimi – Ettevõtte või eraisiku nimi

  • Riik – Kliendi asukoht (mõjutab valuutat, kuupäevavormingut ja pühi)

  • Aktiivne klient – Staatus (Aktiivne / Mitteaktiivne)

  • Majandusaasta lõpp – Oluline aastaaruande tööde planeerimisel

  • Kliendirühmad – Kategooriad kliendibaasi struktureerimiseks

  • Kliendikood – Sinu sisemine viitenumber

  • Keel – Määrab arvete ja suhtluse keele

  • Emaettevõte – Kuvab emaorganisatsiooni, kui tegemist on tütarettevõttega

Kliendikoodi kasutusvõimalused:

  • Viitamiseks sinu enda süsteemides

  • Klientide sortimiseks ja filtreerimiseks

  • Vastendamiseks väliste andmebaasidega

  • Arvetel ja aruannetes kuvamiseks

Emaettevõtte funktsionaalsus:

  • Seo tütarettevõtted emaettevõttega

  • Koonda arveldamine emaettevõtte alla

  • Struktureeri seotud üksused

  • Loo koondaruandeid

Kliendiandmete muutmine:

  1. Klõpsa Muuda nuppu (pliiatsi ikoon) kliendi nime kõrval ülaosas

  2. Tee vajalikud muudatused väljadelt

  3. Klõpsa Salvesta, et uuendused rakendada

Navigeerimine: Kliendi profiil → Parem külgriba → Kliendi ettevõtte jaotis

Seotud artiklid:

Kontaktid

Halda kõiki kliendiga seotud kontaktisikuid.

Mida näed:

  • Kontakti nimi koos rolli märgisega

  • E-posti aadress (klõpsa ikoonil, et kopeerida lõikelauale)

  • Keele-eelistus

  • Kliendiportaali ligipääsu staatus

  • Põhikontakt on tähistatud tärniga ⭐

Kliendiportaali tähendused:

  • „Kliendiportaali kutse saadetud [kuupäev]” – kutse on välja saadetud
    → nupp SAADA UUENDATUD KUTSE, et saata kutse uuesti

  • „Kliendiportaali kutset ei ole saadetud” – kutset pole veel välja saadetud
    → nupp SAADA KUTSE, et saata esimene kutse

Kontakti e-posti kopeerimine:
Klõpsa kopeerimisikoonil e-posti aadressi kõrval, et kopeerida aadress kiiresti lõikelauale — kasulik e-kirjade koostamisel või muude süsteemide uuendamisel.

Navigeerimine: Kliendi profiil → Parem külgriba → Kontaktide jaotis

Seotud artiklid:

Kliendiportaal


Halda kliendi ligipääsu tema isiklikule portaalile, kus ta saab vaadata ülesandeid, laadida dokumente ja suhelda sinu tiimiga.

Portaali haldamine:

  • Luba või keela kliendile portaali ligipääs

Navigeerimine: Kliendi profiil → Parem külgriba → Kliendiportaali jaotis

Seotud artiklid:

Kasutajad
Vaata ja halda, millistel tiimiliikmetel on ligipääs konkreetsele kliendile.

Rollid:

  • Peakasutaja – Täielik ligipääs kogu kliendiinfole ja seadetele

  • Kasutaja – Näevad ja töötavad ülesannetega, kuid ei saa muuta plaane ega seadistusi

  • Omanik – Täielik ligipääs (ei saa eemaldada)

Miks see on oluline:
Ainult siin loetletud tiimiliikmed näevad seda klienti oma Uku kontos. See tagab konfidentsiaalsuse ja hoiab fookuse oma kliendiportfellil.

Navigeerimine: Kliendi profiil → Parem külgriba → Tiimiliikmete jaotis

Seotud artiklid:


​Lisaväljad ja lisainfo
Lisaks standardväljadele saad luua kohandatud välju, et salvestada sinu praktikale omast kliendispetsiifilist infot.
​

Saadaolevad väljatüübid:

  • Tekst

  • Number

  • Kuupäev

  • Kasutaja/liikme valik

  • Jah/Ei lüliti

  • Valikväli (üks valik)

  • Mitu valikut (mitme valiku väli)

  • URL-väli (kontrollitud lingid)

  • Parooliväli (vaikimisi peidetud)

Lisavälju kuvatakse:

  • Külgriba Kliendi ettevõtte jaotises

  • Ainult siis, kui väli sisaldab andmeid (hoiab külgriba puhtana)

  • Kliendiloendis valikuliste veergudena

  • Importimisel/eksportimisel hulgiuuenduste jaoks

Lisaväljade seadistamine:

  1. Ava Seaded ja rakendused → Kliendid

  2. Klõpsa Lisaväljad

  3. Loo vajalikud väljad

  4. Väljad ilmuvad automaatselt kõikidele kliendiprofiilidele

Liikumine: Seaded ja rakendused → Kliendid → Lisaväljad

Seotud artiklid:

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas kiiresti kliendiprofiilide vahel liikuda?
Kasuta kliendikaardi ülaosas olevat nooleklahvidega navigeerimist, et liikuda eelmise või järgmise kliendi juurde filtreeritud loendis. Võid ka hoida all Command (Mac) või Ctrl (Windows) klahvi ja klõpsata kliendinimel, et avada profiil eraldi vahekaardil.

Kas külgribal kuvatavat infot saab kohandada?
Külgriba põhijaotised on standardsed, kuid saad lisada kohandatud välju, mis kuvatakse Kliendi ettevõtte jaotises. Samuti saad jaotisi peita või avada vastavalt vajadusele — süsteem jätab meelde sinu eelistused.

Kuidas näha, kas kliendil on portaali ligipääs?
Kontrolli Kontaktide jaotist külgribal. Iga kontakti juures näed kas „Kliendiportaali kutse saadetud [kuupäev]“ koos nupuga SAADA UUENDATUD KUTSE või „Kliendiportaali kutset ei ole saadetud“ koos nupuga SAADA KUTSE.

Mis vahe on administraatori ja liikme rollil kliendi puhul?
Administraatorid saavad teha kõik toimingud kliendiga, sh muuta plaane, infot ja märkmeid. Liikmed saavad töötada ülesannetega ja sisestada aega, kuid ei saa muuta kliendi infot ega seadistusi.

Kuidas linkida tütarettevõte emaettevõttega?
Ava kliendi muutmisvaade ja vali Emaettevõtte väli, et siduda see ettevõte vastava emaorganisatsiooniga. See võimaldab koondarveldamist ja aitab struktuuri korrastada.

Mis juhtub, kui klient deaktiveerida?
Kliendiprofiil jääb süsteemi alles, kuid ei kuvata vaikimisi vaadetes. Deaktiveeritud kliente saab vaadata, kui kohandada filtreid kliendiloendis. Kõik ajaloolised andmed, ülesanded ja ajakirjed säilivad.

Kuidas kopeerida korraga mitut kontaktiaadressi?
Praegu tuleb aadressid kopeerida ükshaaval, kasutades iga aadressi kõrval olevat kopeerimisikooni. Hulgitoiminguteks saab eksportida kontaktide loendi Klientide menüüst.

Kas kliendid näevad kinnitatud märkmeid oma profiilil?
Ei, kinnitatud märkmed on sisekasutuseks ja nähtavad ainult sinu tiimile. Kliendid neid kliendiportaalis ei näe.

Abi saamiseks

Related Articles
Uku uus ülesande vaade
E-kirjade saatmise tõrked Ukus: põhjused ja lahendused
Kuidas koostada Ukus ettemaksuarvet?
Uku Töölaud – kuidas kasutada ja seadistada
Uku kasutajarollid ja õigused
Did this answer your question?