Kuidas kasutada tooteväljasid?

• Ettevõtte omanikud saavad alati tooteväljasid luua ja hallata.
• Ettevõtte peakasutajad saavad tooteväljasid luua ja hallata, välja arvatud juhul, kui seadistus Luba ainult Ettevõtte omanikel tooteid lisada ja uuendada on lubatud — sel juhul säilitab kirjutamisõiguse ainult Ettevõtte omanik. Iga liige, kellel on ettevõttele ligipääs, saab tooteväljasid lugeda (näiteks nende määramiseks arvereal). Haldusõigus on lugemisjuurdepääsust eraldi. Selle seadistuse kontrollimiseks mine Seaded & Äpid > Arveldamine > Seaded > Kasutajaõigused.

Tooteväljad on Arveldamise äpis olevad ettevõtteülesed otsingutabelid. Neil on kaks eesmärki:

1. Arveridade kategoriseerimine — määra igale reakirjele artikkel, projekt, ressurss või kulukeskus, et arved kajastaksid õigeid arvestuskoode.
2. Raamatupidamistarkvaraga sünkroonimine — kui ekspordid arve raamatupidamissüsteemi (näiteks Merit Aktiva, e-conomic või Xero), saadetakse määratud tooteväljaväärtused arve reaga kaasa, et raamatupidamissüsteem saaks kirje õigesti kirjendada. Tooteväljad ei ole ülesande kohandatud väljad ega kliendi kohandatud väljad. Need on arvelduspetsiifilised viiteandmed.

Tüüp	Mida kujutab
Artiklid	Teenuse või toote koodid — seob arverida vastava kirjega raamatupidamissüsteemis
Ressursid	Osakonnad või kasutajagrupid — valikuliselt protsendijaotusega meeskonnaliikmete vahel tulude omistamiseks
Projektid	Arveldusprojektikoodid — suunab arverida raamatupidamissüsteemis õigesse projekti
Kulukeskused	Kulukeskuse koodid raamatupidamise kulude omistamiseks
Ühikud	Kohandatud arveldusühikud (näiteks “dokument”, “tund”, “tükk”) lisaks sisseehitatud vaikimisi ühikutele
Pangakontod	Ettevõtte pangakontod (IBAN + SWIFT kood), mis ilmuvad arve PDF-idel

Asukoht: Seaded & Äpid → Arveldamine → Seadistus vahekaart Seadistuse vahekaart loetleb iga tüübi kokku voltitavas paneelil. Klõpsa paneeli päisel selle laiendamiseks ja selle tüübi üksuste nägemiseks. Paneeli nime kõrval kuvatud arv on aktiivsete üksuste arv.

1. Mine Seaded & Äpid > Arveldamine > Seadistus.
2. Laienda paneeli lisada soovitud tüübi jaoks (näiteks Artiklid).
3. Klõpsa paneeli päises + Lisa.
4. Täida kohustuslikud väljad:

• Kirjeldus — selge silt, mida meeskond rippmenüüdes ära tunneb
• Kood — kood, mis vastab raamatupidamistarkvaras vastavale kirjele (kohustuslik artiklite, ressursside ja projektide puhul; ühikute ja kulukeskuste puhul mitte nõutav)
• Väline ID — valikuline; kasutatakse integratsioonide poolt kirjete sobitamiseks süsteemide vahel

1. Pangakontode puhul: sisesta Panga nimi, IBAN ja SWIFT kood kirjelduse/koodi asemel.
2. Ressursside puhul: pärast kirjelduse ja koodi täitmist vali üks või mitu meeskonnaliiget ja sea igaühele protsendiosa. Kogusumma peab olema 100%. Kasuta Jaga võrdselt, et jaotada ühtlaselt.
3. Klõpsa Lisa (või Salvesta olemasoleva üksuse muutmisel).

Kui ettevõttel on ühendatud raamatupidamise integratsioon, saad kõik viiteandmed importida ühe sammuga käsitsi sisestamise asemel.

1. Mine Seaded & Äpid > Arveldamine > Seadistus.
2. Klõpsa lehe allosas Impordi nimekirjad.
3. Vali, kuidas olemasolevaid kirjeid käsitsi:

• Ainult uued — impordib üksused, mida veel ei ole; jätab olemasolevad muutmata.
• Impordi kõik — impordib kõik üksused raamatupidamissüsteemist ja kirjutab üle kattuvad olemasolevad kirjed.

Pärast importi näitab iga üksus Allikas veerus oma allika (näiteks “Merit” või “Xero”). Imporditud üksusi saab pärast seda ikkagi käsitsi muuta.

Tootedatat importivad integratsioonid hõlmavad Merit Aktiva, e-conomic, Xero, QuickBooks, Fortnox, Directo, Trigon, Smart Accounts ja Tripletex. Iga integratsioon impordib sõltuvalt oma API-st — Xero näiteks impordib artikleid ja makse, kuid mitte ressursse ega projekte.

Kui tooteväljad on seadistatud, saad neid ühe arvereakirje kohta määrata.

1. Ava arve muutmisrežiimis.
2. Mis tahes arvereal klõpsa kolme punkti menüül (või rea valikuteikoonil) ja vali Rea üksikasjad.
3. Rea üksikasjade dialoogis määra väärtused järgmistele väljadele:

• Artikkel
• Projekt
• Ressurss
• Kulukeskus

1. Klõpsa Salvesta.

Samuti saad määrata arveldustoote vaikimisi tooteväljaväärtused otse tootel (jaotises Seaded & Äpid > Arveldamine > Tooted). Kui sellest tootest luuakse uus arve- või lepingurida, täidetakse vaikimisi väärtused eeltäidetuks — säästad aega, kui enamik antud teenuse ridadest kasutab alati samu koode.

Tooteväljaväärtuse eemaldamiseks rippmenüüdest ilma seda jäädavalt kustutamata:

1. Ava üksus Seadistus vahekaardilt.
2. Klõpsa dialoogi jaluses Arhiveeri.
3. Kinnita. Arhiveeritud üksused on kõigist määramise rippmenüüdest peidetud, kuid jäävad Seadistus vahekaardil nähtavaks. Üksuse tagasi toomiseks ava see ja klõpsa Taasta.

Kontrolli, et üksus on aktiivne (mitte arhiveeritud) jaotises Seaded & Äpid > Arveldamine > Seadistus. Arhiveeritud üksused on kõigist rippmenüüdest peidetud.

Impordi nimekirjad nupp ilmub ja töötab ainult siis, kui ettevõttel on ühendatud raamatupidamise integratsioon. Mine esmalt jaotisse Seaded & Äpid > Arveldamine > Ühenda integratsiooniga. Kui integratsioon on ühendatud, kuid Impordi nimekirjad ikkagi ebaõnnestub, kontrolli, et integratsiooni volitused on endiselt kehtivad.

Kontrolli seadistust Luba ainult Ettevõtte omanikel tooteid lisada ja uuendada jaotises Seaded & Äpid > Arveldamine > Seaded. Kui see on sees, saab muudatusi teha ainult Ettevõtte omanik. Vajaduse korral saab Ettevõtte peakasutaja selle seadistuse keelata.

Ressursile määratud liikmete protsendiosakaalud peavad kokku andma täpselt 100%. Kasuta nuppu Jaga võrdselt, et osakaalud ühtlaselt jaotada, seejärel kohanda üksikuid protsente enne salvestamist.