Korduvad ülesanded kliendi kuupäevaväljadest

Kui igal kliendil on erinev tähtaeg — erinev majandusaasta lõpp, erinev AML ülevaatuse tsükkel, erinev teenuse pikendamise kuupäev — ei saa ühe tööplaani malli jaoks kasutada fikseeritud alguskuupäeva. Korduvülesande alguskuupäeva sidumine kliendi kaardil oleva kuupäevalise väljaga lahendab selle: üks mall, kliendipõhine ajastus, nullist käsitsi kohandusi.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud saavad luua Kuupäev-tüüpi lisavälja klientidele (asukohas Seaded & Äpid → Klientide Äpp → Kliendi väljad).
• Iga meeskonnaliige, kellel on juurdepääs kliendile, saab siduda korduvülesande alguskuupäeva selle väljaga ja uuendada kuupäeva väärtust kliendi kaardil.

Enne sidumist on vaja, et kliendi kaardil oleks määratletud Kuupäev-tüüpi lisaväli. Kui see puudub, vaata artiklit Kliendi ja kontakti lisaväljad.

Kui kuupäevaväli on olemas ja kliendi kaardil on sellele väärtus sisestatud:

1. Ava korduv ülesanne (kordumisseaded peaksid olema juba konfigureeritud — kui soovid kordumist alles lisada, vaata Korduvad ülesanded).
2. Ava korduvülesande seaded.
3. Alguskuupäeva valikutes vali Kohandatud. See on alguskuupäeva Kohandatud valik, mitte kordumissageduse Kohandatud valik, mis juhib nädalast/kuist/iga-aastast graafikut.
4. Avanevas väljavalijas vali kliendi kuupäevaväli, mida see ülesanne peaks järgima (näiteks AML ülevaatuse kuupäev või Majandusaasta lõpp).
5. Klõpsa Salvesta.

Kui kliendi kuupäevavälja väärtust uuendatakse (näiteks pärast iga-aastase ülevaatuse ümberplaneerimist), kohandub vastava korduvülesande alguskuupäev automaatselt kõikide tulevaste kordumiste jaoks. Malli muuta ei ole vaja.

Rahapesu tõkestamise (AML) ja kliendi tundmaõppimise (KYC) kohustused nõuavad klientide perioodilist ülevaatust, kuid erinevad kliendid vajavad ülevaatust eri aegadel — mitte kõik korraga.

Loo kliendi kaardile kuupäevaväli nimega AML ülevaatuse kuupäev. Seo AML korduvülesande alguskuupäev selle väljaga. Kui iga kliendi ülevaatuse kuupäev muutub või kinnitatakse, uuenda väärtust nende kaardil — ja ülesande alguskuupäev nihkub vastavalt.

Ühe kliendi puhul saab erinevaid ülesandeid siduda erinevate kuupäevaväljadega. Kasulikke näiteid lisaks põhilisele ülevaatuse kuupäevale:

• Kasusaaja sünnikuupäev (iga-aastaste meeldetuletus-ülesannete jaoks)
• Kasusaaja isikut tõendava dokumendi kehtivuse lõppemise kuupäev
• Ettevõtte esindaja volituse kehtivuse lõppemise kuupäev

Kliendi majandusaasta ei lõpe alati 31. detsembril. Igal kliendil võib olla erinev aasta lõpp, mis tähendab ka erinevaid aastaruande tähtaegu.

Loo kliendi kaardile kuupäevaväli nimega Majandusaasta lõpp. Seo aastaruande koostamise ülesanne selle väljaga. Uku genereerib ülesande igale kliendile õigel ajal vastavalt nende tegelikule aasta lõpule, mitte fikseeritud kalendrikuupäevale.

Teised kuupäevad, mida saab siduda korduvate ülesannetega:

• Audiitori määramise tähtaeg
• Eelmise aruande esitamise kuupäev (et kontrollida, kas uus on õigel ajal tehtud)
• Juhatuse liikme aruande allkirjastamise tähtaeg

Aadressiteenuse lepingud kehtivad kliendipõhiselt ja nende iga-aastane periood ei pruugi alata jaanuaris. Pikendamise tähtpäevade käsitsi jälgimine paljude klientide puhul on keerukas ja vigaderohke.

Loo kliendi kaardile kuupäevaväli nimega Teenuse pikendamise kuupäev. Seo iga-aastane korduvülesanne — „Pikenda aadressiteenuse lepingut” — selle väljaga. Uku tuletab meelde, millal iga kliendi pikendamine tähtajale läheneb, täpselt sellel kuupäeval, mis neile kehtib.

Muud aadressiteenuse ülesannete jaoks olulised kuupäevad:

• Teenuse lepingu lõppemise kuupäev
• Teenuse eest tasumise tähtaeg
• Äriregistris registreeritud aadressi muutmise tähtaeg

Kui uuendad kliendi kuupäevavälja, kohandab Uku alguskuupäeva tulevastel korduvatel perioodidel. Praeguseks perioodiks juba genereeritud ülesandeid tagasiulatuvalt ei muudeta — need säilitavad oma algse kuupäeva. Kui praeguse perioodi ülesannet on samuti vaja ümber planeerida, ava see otse ja kohanda alguskuupäeva käsitsi.

Valija näitab ainult Kuupäev-tüüpi välju, mis on määratletud Seaded & Äpid → Klientide Äpp → Kliendi väljad all. Kui väli ei ilmu:

• Kinnita, et välja tüüp on Kuupäev — mitte Tekst, Number ega muu tüüp. Tüüp on pärast loomist lukustatud; kui see on vale, arhiveeri vana väli ja loo uus õige tüübiga.
• Kinnita, et väli on väljaredaktoris seatud olekusse Nähtav. Peidetud väljad on valiatest välja jäetud.
• Kontrolli, et tegemist on kliendi lisaväljaga, mitte ülesande lisaväljaga. Ülesande lisaväljad (seadistatakse Seaded & Äpid → Ülesanded → Lisaväljad all) ei saa olla kordumise alguskuupäeva allikaks.

Just selle jaoks see funktsioon on — eraldi tööplaani malli ei ole vaja iga kliendi jaoks. Loo üks korduvülesande mall ja seo selle alguskuupäev vastava kliendi kuupäevaväljaga. Uuenda iga kliendi kuupäevavälja väärtust vastavalt nende konkreetsele tähtajale ja Uku kohandab kordumisgraafikut iga kliendi jaoks automaatselt.

Kontrolli kahte asja. Esiteks, kinnita, et alguskuupäeva Kohandatud seades on valitud õige kuupäevaväli — ava korduvülesande seaded ja vaata üle alguskuupäeva konfiguratsioon. Teiseks, veendu, et kliendi kuupäevaväljal on õige väärtus. Ava kliendi kaart, ava muutmisvorm ja kontrolli asjaomasel väljal kuvatud kuupäeva. Ülesande alguskuupäev järgib seda väärtust otseselt.