Korduvad ülesanded

Korduvad ülesanded korduvad automaatselt vastavalt graafikule — iganädalaselt, igakuiselt, kvartaliti või iga-aastaselt. Kui lood korduvülesande kliendile, lisab Uku selle kliendi Plaani ja genereerib uued eksemplarid seadistatud graafiku alusel ilma käsitsi sekkumiseta. Kordumine kehtib ainult kliendi ülesannetel — projekti ülesanded kordumist ei toeta.

• Iga meeskonnaliige, kellel on juurdepääs kliendile, saab lisada või muuta korduvat ülesannet selle kliendi Plaanis.
• Ettevõtte peakasutajad ja ettevõtte omanikud saavad hallata korduvaid ülesandeid kõigi klientide puhul.

1. Klõpsa + nupul Töölaual või navigatsiooniribas, et avada ülesande loomise vorm.
2. Vali klient, kellele soovid ülesande määrata.
3. Klõpsa väljal Algus / Tähtaeg ja vali kordumise valik.

1. Vali kordumise sagedus: Iganädalane, Igakuine, Kvartaalne või Iga-aastane.
2. Lisa ülesandele Nimi ja Teema.
3. Seadista kordumise graafik (vt allpool jaotist “Kordumistüübid” iga tüübi üksikasjade kohta).
4. Klõpsa Loo korduv ülesanne, et salvestada ülesanne kliendi Plaani.

Kui kordumine on edukalt seadistatud, muutub ülesande päis lillaks, mis näitab, et tegemist on korduva ülesandega.

• Vali nädalapäev(ad), millal ülesanne peaks sinu töölaual ilmuma.
• Määra intervall — näiteks intervall 2 muudab ülesande igal teisel nädalal ilmuvaks.
• Kasuta välja + päeva tähtaja nihutamiseks alguskuupäevast.

• Vali iga igakuise esinemise algus- ja tähtaeg.
• Vali, mis juhtub, kui kuupäev langeb nädalavahetusele või riigipühale: Kuva enne, Kuva pärast või Jäta samaks.
• Kasuta reeglit + päevad tähtaja määramiseks teatud arvu tööpäevade kaugusele alguskuupäevast või kuu algusest.

Näide — KMD deklaratsioon, mis on tähtaeg 20 tööpäeva pärast kuu lõppu: seadista igakuine kordumine, vali Kuu algusest, 20 päeva, Esmaspäev kuni reede, riigipühad välja arvatud.

Uku korraldab kvartalid järgmiselt: K1 (jaanuar–märts), K2 (aprill–juuni), K3 (juuli–september), K4 (oktoober–detsember).

• Vali, kas algus- ja tähtaeg langeb kvartali esimesse, teise või kolmandasse kuusse.
• Vali täpne kuupäev selle kuu sees.
• Reeglit + päevad saab kasutada ka kvartaalse kordumise puhul.

• Vali kuu ja päev nii algus- kui tähtaja jaoks.
• Reeglit + päevad saab kasutada ka iga-aastase kordumise puhul.

Graafikute jaoks, mis ei mahu standardvalikutesse, vali Korduvus ja seejärel Kohandatud, et määratleda täielikult kohandatud kordumismuster.

Saadaolevad tähtaja valikud muutuvad sõltuvalt kordumistüübist. Seadista alati esmalt kordumismuster ja seejärel tähtaeg.

Variant A — Konkreetne kuupäev

• Vali kuu päev (nt 15.).
• Vali käitumine nädalavahetuste ja riigipühade puhul: Enne (vii varasemaks), Pärast (lükka edasi) või Täpne (jäta kuupäev).

Variant B — Pluss-päevade arvutus

• Määra tähtaeg teatud arvu tööpäevade kaugusele viitepunktist.
• Vali viitepunkt: Alguskuupäevast või Kuu algusest.
• Vali, milliseid päevi lugeda: esmaspäev–reede, riigipühad välja arvatud (kõige tavalisem), esmaspäev–reede, riigipühad kaasaarvatud, või kõik kalendripäevad.

• Määra ülesande nädalapäev.
• Soovi korral lisa tähtajale konkreetne kellaaeg.

• Vali, millisesse kvartali kuusse tähtaeg langeb (esimesse, teise või kolmandasse).
• Vali arvutusmeetod: konkreetne kuupäev koos puhkepäeva reegliga, või pluss-päevad alguskuupäevast või kvartali algusest.

• Vali kuu ja päev — kasutades kas konkreetset kuupäeva (koos puhkepäeva käsitlusega) või pluss-päevade arvutust viitepunktist.
• Määra loendusreeglid (tööpäevad vs kalendripäevad).

Et peatada korduvülesande genereerimine teatud kuupäeva järel:

1. Ava korduv ülesanne.
2. Mine Kordumise seadetesse.
3. Määra kordumise Lõpp.
4. Salvesta muudatused.

See on kasulik ülesannetele, mis on seotud kindla tähtajaga lepinguga — näiteks igakuine raamatupidamine kliendi lepingule, mis kehtib jaanuarist septembrini.

Kui korduvad ülesanded peavad järgima kindlat kliendipõhist tähtaega — aasta lõpp, palgapäev, aastaaruanne, AML ülevaatus — seo ülesande alguskuupäev kliendi kuupäevaväljaga.

1. Ava korduvülesande seaded.
2. Alguskuupäeva valikutes vali Kohandatud.
3. Vali, millisest kliendi kuupäevaväljast ülesanne peaks alguse saama.
4. Klõpsa Salvesta.

1. Vali peamenüüst Kliendid.
2. Ava kliendi profiil.
3. Vali kliendi menüüst Plaan (Workflow).

Uku lisab kõik korduvad ülesanded automaatselt kliendi Plaani. Saad neid seal vaadata ja muuta.

Korduvülesande saab eemaldada kahel viisil. Kui teine meeskonnaliige on samuti ülesandele määratud, saad valida, kas eemaldada ainult enda määramine, mitte kustutada malli täielikult.

1. Ava kliendi profiil (klõpsa kliendi ikoonil ülesandel kliendi nime kõrval, või ava Kliendid → klient).
2. Vali vahekaart Plaan (Workflow).
3. Klõpsa Muuda plaani.
4. Tühjenda korduv ülesanne, mida soovid eemaldada.
5. Klõpsa Kinnita ülesannete plaan, et salvestada.

Korduvülesande saab kustutada Töölaua, Kalendri, Raporti või kliendi profiili vaadetes.

1. Ava korduv ülesanne, mida soovid kustutada.
2. Klõpsa kolme punktiga menüül ja vali Muuda korduvülesannet.
3. Avaneb Korduvülesande vaade. Klõpsa uuesti kolme punktiga menüül ja vali Kustuta korduvülesanne.
4. Uku palub kinnitada kustutamist.
5. Kui teine liige on korduvülesandes kaasatud, vali, kas kustutada ülesanne täielikult või eemaldada ainult sinu kasutaja sellest.
6. Kinnita jätkamiseks.

Kontrolli, et kordumise alguskuupäev on kätte jõudnud. Ülesanded ei ilmu töölaual enne nende graafikujärgset alguskuupäeva. Kontrolli ka, kas alguskuupäev langeb nädalavahetusele või riigipühale, mis on seadistatud kuupäeva nihutama.

Kontrolli Korduvad ülesanded alates kuupäeva. Kui see on seatud tulevikku või praegusest perioodist hiljem, ei genereerita ülesandeid enne selle kuupäeva saabumist.

Kvartaliste ülesannete puhul kontrolli, et ülesanne ühtib Uku kvartali definitsioonidega (K1 algab 1. jaanuaril). Vaata kordumise seadeid ja kinnita, et need vastavad oodatavale graafikule.

Kontrolli, kas reegel + päevad on seadistatud. Kui see on määratud, arvutatakse tähtaeg tööpäevadena alguskuupäevast või kuu algusest, mitte fikseeritud kalendrikuupäevana. Kontrolli ka nädalavahetuse/puhkepäeva käsitluse seadistust.

Igakuiste, kvartaliste ja iga-aastaste kordumiste puhul seadista puhkepäeva käsitlus valikule Enne või Pärast. Iganädalased kordumised ei kohanda end automaatselt riigipühadele — korrasta need käsitsi.

Kontrolli, et Korduvad ülesanded alates kuupäev katab vajaliku varasema perioodi. Ülesandeid luuakse ainult perioodidele alates Korduvad ülesanded alates kuupäevast.

Mine kliendi profiilile ja vali Plaan (Workflow). Kui ülesannet ei ole loendis, kinnita, et klõpsasid pärast kordumise seadistamist Loo korduv ülesanne. Ülesande päis peaks olema enne salvestamist muutunud lillaks.

Projekti ülesanded ei toeta kordumist. Kui ülesanne on määratud projektile, ei ole kordumise valik saadaval. Loo korduv ülesanne hoopis kliendi Plaani (Workflow) vahekaardil.

Veendu, et klõpsasid pärast tühjendamist Kinnita ülesannete plaan. Muudatusi ei salvestata enne kinnitamist.

Kontrolli, et avad korduvülesande (mida tähistab lilla päis). Ühekordsetel ülesannetel ei ole valikut Muuda korduvülesannet.

Kasuta Meetod 2. Kui Uku palub kinnitada, vali võimalus eemaldada ainult sinu kasutaja ülesandest, mitte kustutada seda täielikult.

Värskenda lehte. Kui ülesanne ilmub endiselt, kontrolli, kas sama ülesanne on sama kliendi mõne teise korduvmalli all olemas.