Uue kliendi kaasamine Ukusse — täielik juhend

Uus lepingud on just alla kirjutatud. Tead, millist tööd teed, sul on kliendi andmed olemas ja nüüd on vaja kõik seadistada nii, et õiged ülesanded jõuaksid õigete inimeste lauale õigetel kuupäevadel — ilma käsitsi meelde tuletamata. See juhend viib sind läbi kogu seadistuse, esimesest päevast kuni aktiivselt juhitud ja korrektselt arveldatava kliendini.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud saavad selles juhendis kõike teha.
• Ettevõtte kasutajad, kellel on kliendil Kliendi peakasutaja õigus, saavad seadistada Plaane ja põhilisi ülesandeid, kuid ei saa konfigureerida arveldamist ega Monitoringut.

Kõik Ukus pöördub kliendikirje ümber. Alusta sellest.

1. Mine vasakpoolses navigatsioonis Kliendid ja klõpsa Lisa klient.
2. Täida Ettevõtte nimi (kohustuslik). Lisa registrikood, aadress ja kõik muud väljad, mida su raamatupidamisbüroo jälgib.
3. Määra Peamine kasutaja — meeskonna juht, kes vastutab selle kliendi eest. See isik saab AML-i meeldetuletusi ja on kliendi ülesannete vaikimisi omanik.
4. Määra teised kasutajad, kes sellel kliendil töötavad. Nad peavad olema siin määratud, enne kui ilmuvad ülesannete määramisel valikutena.
5. Määra Kliendigrupp, kui kasutad gruppe oma portfelli segmenteerimiseks (näiteks tegevusvaldkonna või teenuse taseme järgi).
6. Salvesta klient.

Kontrolli, et kirjaviis vastab täpselt sellele, mis peaks arvele ilmuma. Arve PDF-id võtavad kliendi nime ja aadressi otse kliendikirjest, ning hilisem parandamine tähendab juba saadetud dokumentide redigeerimist.

Täieliku väljaviite saamiseks (lisaväljad, kontaktirollid, grupiliikmelisus) vaata Klientide lisamine ja muutmine.

Kliendikirje ilma kontaktita on mittetäielik. Vähemalt üks kontakt on vajalik enne portaali kutsete saatmist või vaikekorrespondendi määramist.

1. Ava klient ja mine vahekaardile Kontaktid.
2. Klõpsa Lisa kontakt ja sisesta isiku nimi, e-posti aadress ja telefoninumber.
3. Kui see isik peaks arveid saama, märgi tema e-posti aadress siia — seda kasutatakse arvete saatmisel vaikimisi saajana.
4. Kui su raamatupidamisbüroo kasutab AML-i ning see isik on tegelik kasusaaja või volitatud allkirjaõiguslik isik, on nende andmed vajalikud järgmise etapi AML-väljadesse.

Enamiku klientide jaoks piisab ühest-kahest kontaktist. Suuremate klientide puhul, kellel on mitu osakonda, võid lisada mitu — kuid kutsu portaali ainult need kontaktid, kes tõesti vajavad ligipääsu.

Plaan on sinu korduvtöö haldamise tuum. Siin määrad, millised ülesanded korduvad, kui tihti ja kes vastutab.

1. Ava klient ja mine vahekaardile Plaan.
2. Klõpsa Vali mall ja vali mall, mis vastab pakutavatele teenustele. Uku sisaldab riigispetsiifilisi malle levinud töövoogude jaoks (igakuine raamatupidamine, kvartaline KMD, aastaaruanded). Kasuta oma ettevõtte malle, kui need on olemas.
3. Vaata ülesannete nimekiri üle. Tühista nende ülesannete valik, mis sellele kliendile ei kehti. Klient, kellel on ainult põhiline raamatupidamise pakett, ei vaja tõenäoliselt täielikku aastaaruande töövoogu.
4. Määra Korda ülesandeid alates kuupäev — see juhib, millal korduvad ülesanded genereerimist alustavad. Kui klient alustab sel kuul, määra jooksva kuu algus.
5. Klõpsa Kinnita ülesannete plaan.

Ärge muretsege, et Plaan peab esimesel päeval täiuslik olema. Ülesandeid saab alati lisada, eemaldada või kordusvust muuta vahekaardilt Plaan. Mõtle mallist kui lähtepunktist, mitte kui kohustusest.

Lisateabe saamiseks vaata Kuidas lisada ülesannete plaan (Plaan) ja Kuidas seadistada ja hallata korduvaid ülesandeid.

Kui su raamatupidamisbüroo arveldab selle kliendiga (enamik teeb), seadista nende leping nüüd, et arveid saaks automaatselt genereerida.

1. Ava klient ja mine vahekaardile Rahandus, seejärel vali Lepingud.
2. Klõpsa Lisa leping. Vali arveldamise tüüp, mis vastab sinu koostööle: fikseeritud kuutasu, tunnitöö, ühikupõhine (palgalehtede, KMD deklaratsioonide jaoks) või kombinatsioon.
3. Määra lepingu alguskuupäev ja arveldusperiood (kõige tavalisem on kuu).
4. Lisa lepingusse tooted — need on arveldatavad kirjed, mis ilmuvad arvetel.
5. Salvesta leping.

Kui sul lepingut pole seadistatud, saad arveid ikkagi käsitsi luua — kuid leping on see, mis võimaldab automaatset arve genereerimist ja Arvestamata Arvelduse jälgimist. Tasub investeerida 10 minutit juba nüüd.

Vaata Kuidas lepinguid seadistada ja Arveldamise ülevaade toodete ja lepingute üksikasjaliku konfiguratsiooni jaoks.

Monitooring võimaldab jälgida, kas täidad selle kliendi lepingus olevaid teenustaseme kohustusi. Uue kliendi jaoks võtab põhiliste monitooringuseemete seadistamine umbes kaks minutit ja säästab hiljem palju ebakindlust.

1. Mine peaNavigatsioonist Monitooring.
2. Leia klient nimekirjast ja klõpsa nende real redigeerimise ikooni.
3. Määra Kogu aeg eesmärk, mis kajastab tunde, mida eeldad igakuiselt kulutavat.
4. Kui sul on teemasid (teemapõhised kokkulepped (näiteks 4 tundi palga arvestust kuus), lisa ka teemataseme eesmärgid.
5. Salvesta.

Pärast eesmärkide seadistamist kannab Uku need automaatselt edasi igasse kuusse — pead tagasi tulema ainult siis, kui midagi muutub. Vaata Kuidas kasutada Monitoringut täieliku juhendi jaoks.

Kui su raamatupidamisbüroo tegutseb reguleeritud jurisdiktsioonis ja nõuab uute klientide puhul AML-i (Rahapesu tõkestamine) hoolsuskohustust, täida AML-väljad enne töö alustamist. Need väljad lisatakse automaatselt, kui AML-i äpp on aktiveeritud.

1. Ava kliendikirje ja kerige AML-i jaotiseni (nähtav, kui AML-i äpp on aktiivne).
2. Täida Riskiprofiil (Madal / Keskmine / Kõrge), Dokumendi tüüp, Dokumendi number ja Dokument kehtib kuni kuupäev.
3. Tee sama kõigi tegelike kasusaajateks olevate kontaktide puhul.

Uku loob automaatselt meeldetuletusülesanded enne isikudokumentide või riskiprofiilide aegumist, lähtudes siia sisestatud kuupäevadest. Ärge jätke seda sammu vahele, kui AML-i vastavus on osa teie kaasamise kontrollnimekirjast. Vaata Rahapesu tõkestamise (AML) vastavus täieliku seadistuse juhendi jaoks.

Kliendiportaal tasub seadistada klientide jaoks, kes saadavad dokumente, kirjutavad alla lepingutele või suhtlevad regulaarselt oma ülesannete teemal. See vähendab e-kirjavahetust ja annab klientidele ühe koha suhtlemiseks sinu raamatupidamisbürooga.

1. Luba portaal sellele kliendile: ava kliendikirje, klõpsa Muuda klienti ja lülita sisse Kliendiportaali lüliti.
2. Mine vahekaardile Kontaktid, ava kontakt, kellel peaks olema portaalile ligipääs, ja luba märkeruut Ligipääs lubatud.
3. Klõpsa Saada kutse. Kontakt saab maagilise lingi e-kirja — parooli pole vaja.

Enne kutsumist veendu, et su portaali alamdomeen ja bränding on juba konfigureeritud. Kliendi esmamulje portaalist on sisselogimisekraan — see peaks nägema välja nagu sinu raamatupidamisbüroo, mitte nagu üldine tööriist. Vaata Kuidas seadistada ja konfigureerida Kliendiportaali ja Anna Kliendiportaali ligipääs kontaktile.

Kuu aega pärast kaasamist tee kiire ülevaatus:

• Kas korduvad ülesanded ilmuvad õigeaegselt ja need lõpetatakse?
• Kas esimene arve genereeriti korrektselt? Kas summa oli õige?
• Kas Monitooringu olek on õigel rajal — või on juba märke ulatuse suurenemisest?
• Kas klient on portaali kasutanud või suhtlevad nad endiselt ainult e-posti teel?

Esimene kuu uut koostööd on parim aeg konfiguratsioonivigade avastamiseks, enne kui need kuhjuvad. 15-minutiline ülevaatus nüüd säästab tunde hilisemast koristamisest.

Kõige levinum põhjus on see, et Plaan pole kinnitatud. Mine kliendi vahekaardile Plaan ja kontrolli, kas ülesanded on nimekirjas. Kui töövoog on mustandiolekus, klõpsa Kinnita ülesannete plaan. Kontrolli ka, et Korda ülesandeid alates kuupäev on möödunud — ülesanded ei ilmu enne nende alguskuupäeva.

Kontrolli, et lepingus olevad tooted vastavad kokkulepitule. Tunnitöö klientide puhul kontrolli ka, et ajakirjed logitakse arveldatavate teemade vastu. Vaata Halda arveldatavat ja mittearveldatavat aega.

Kontrolli, et kontakti e-posti aadress on Ukus õige. Palu kliendil kontrollida rämpsposti kausta. Kutsumist saab igal ajal kontakti paneelist uuesti saata — uus link muudab vana kehtetuks. Vaata Kuidas kliendid Kliendiportaali sisse logivad.