Kasutajate haldamine

• Ettevõtte omanikud — täielik kontroll kõigi kasutajate, gruppide ja seadete üle.
• Ettevõtte peakasutajad — saavad kasutajaid lisada, muuta ja deaktiveerida, hallata gruppe ning kinnitada puhkusi. Ei saa muuta Ettevõtte omaniku kontot.
• Ettevõtte kasutajad — saavad kasutajate nimekirja vaadata, kuid saavad avada ja muuta ainult oma profiili.

Asukoht: Kasutajad vasakus navigatsiooniribar.

Kasutajate lehel on kolm vahekaarti:

• Members — kõik üksikkasutajad koos nime, e-posti, rolli, oleku ja kiiretoimingutega.
• Groups — kasutajagrupid koos nime ja liikmete arvuga.
• Vacations — puhkuse- ja puudumisavaldused (ainult Ettevõtte peakasutajatele ja Ettevõtte omanikele).

Kasuta filtririba nimekirja kitsendamiseks oleku, ettevõtte (mitme ettevõttega kontode puhul) või lisaväljade järgi. Kasuta Search, et leida konkreetne isik. Klõpsa Properties, et veerge näidata või peita.

1. Klõpsa vahekaardi Members paremas ülanurgas nupul Add member.
2. Vali kasutaja olek: Active (täielik juurdepääs) või Limited (piiratud ligipääs, tasuta istekoht).
3. Sisesta kasutaja email, eesnimi ja perekonnanimi.
4. Valikuliselt määra External ID ja lisa kasutaja ühte või mitmesse gruppi.
5. Märgi ruut Administrator, kui isikul peaks olema Ettevõtte peakasutaja õigused.
6. Klõpsa Save, et kutse saata.

Uus kasutaja ilmub olekuga Invited, kuni ta kutse vastu võtab. Kutse uuesti saatmiseks klõpsa nende rea posti ikoonil. Sinu praeguse paketi kasutajate limiit kuvatakse nimekirja ülaosas.

Olek	Juurdepääs	Istekoha arvestus
Active	Täielik juurdepääs	Tasuline istekoht
Invited (Pending)	Kutse saadetud, pole veel vastu võetud	Tasuline istekoht
Limited	Lisatud süsteemi, sisselogimisõigus puudub	Tasuta kuni aktiveerimiseni
Inactive	Juurdepääs puudub	Tasuta

Grupid võimaldavad kasutajaid korraldada meeskondadesse või osakondadesse. Nad on kasulikud ülesannete filtreerimisel, töö määramisel ja raportite koostamisel.

1. Vaheta vahekaardile Groups.
2. Klõpsa Add group.
3. Sisesta grupi nimi ja vali, millised kasutajad sinna kuuluvad.
4. Salvesta grupp.

Kasutajat saab gruppi lisada ka dialoogis Add/Edit member, valides grupid rippmenüüst Select groups.

Vali mitu kasutajat vasakpoolsete märkeruutude abil. Members vahekaardil: vali kasutajad ja klõpsa View report, et avada kombineeritud tulemusraport. Vacations vahekaardil: vali puhkusetaotlused ja klõpsa Approve või Decline, et massiliselt töödelda.

Klõpsa toimingumenüü (paremas ülanurgas), et pääseda ligi:

• Export members — CSV valitud veergude ja rakendatud filtritega.
• Export members with all fields — CSV kõigi kasutajaväljadetega.
• Export vacations/absence — puhkuseandmed CSV-na.
• Import vacations/absence — lae üles CSV- või Exceli fail puhkusekirjete massimportimiseks.

Klõpsa kasutaja nimel, et avada tema profiil. Saadaolevad vahekaaardid sõltuvad ettevõtte funktsionaalsuse seadetest:

• Profiil — isiklikud andmed, e-post, nimi, avatar.
• Info — kasutaja lisaväljad (nõuab Tööjõud äppi).
• Märkmed — sisemised märkmed kasutaja kohta (nõuab Tööjõud äppi).
• Kokkulepped — töökokkulepped ja Flextime seaded (nõuab Flextime äppi).
• Puhkused — puhkusejäägid ja ajalugu (nõuab Puhkuste funktsiooni).
• Performance — BI Analüütika andmed selle kasutaja kohta (nõuab BI Analüütika funktsiooni; ainult Ettevõtte peakasutajale või Ettevõtte omanikule).

Kui kasutaja lahkub või ei peaks enam juurdepääsu omama:

1. Ava kasutajate nimekiri ja klõpsa nende nime kõrval olevat redigeerimise ikooni.
2. Muuda nende olek valikule Inactive.
3. Salvesta muudatused.

Kasutaja deaktiveerimine säilitab nende ajaloolised andmed — ajakirjed, ülesannete määramised ja raportid jäävad tervikuna alles. Kasutaja kaotab juurdepääsu ega arvestata enam aktiivsete kasutajate limiidi hulka. Mitteaktiivsed kasutajad on vaikimisi nimekirjast peidetud; nende leidmiseks muuda Status filtrit.

Mitteaktiivseid kasutajaid ei saa otse Active olekusse tagasi lülitada — Ukus pole selle jaoks lülitit. Varem liikme olnud isiku juurdepääsu taastamiseks lisa ta uuesti uue kasutajana sama e-posti aadressiga. Ta saab värske kutse ja täidab registreerimise lõpule, nagu liituks esimest korda.

Taaslistatud kasutaja ei saa automaatselt tagasi ligipääsu eelmistele klientidele ega ülesannete määramistele. Määra kliendid ja ülesanded käsitsi vastava Kliendi → Liikmed vahekaartide kaudu.

Enamik puuduvatest kutse e-kirjadest on põhjustatud rämpspostifiltreerimisest või saatja domeeni blokeerimisest saaja postiserveri poolt.

1. Palu saajal kontrollida oma rämps- või hundikausta ja kõiki kohandatud filtreerimisreegleid, mis võivad automaatse e-posti ümber suunata.
2. Kui saaja ettevõttel on postiserver koos karantiini- või halduritööriistadega, palu neil kontrollida, kas Uku sõnumid olid serveritasandil märgistatud või karantiini pandud.
3. Palu nende e-posti administraatoril lisada Uku saatja domeen ettevõtte lubatud nimekirja, et tulevast filtreerimist vältida.
4. Kui rämpspost-, filtreerimine- ja lubatud nimekirja sätteid on muudetud, klõpsa kasutajate vahekaardi kasutaja rea kõrval olevat posti ikooni, et kutse uuesti saata.
5. Kui kutsed ikka ei saabu pärast neid samme, võta ühendust Uku toega — püsiv serveritasandi blokeerimine võib vajada uurimist meie poolelt.

Parooli lähtestamise e-kirjad liiguvad sama tarne kaudu kui kutsed, seega kehtivad samad kontrollid: rämpskaust, kohandatud filtreerimisreeglid, serveritasandi karantiin ja saatja domeeni lubatud nimekiri. Kontrolli ka, et kasutaja profiilil olev e-posti aadress vastab sellele, mida nad sisestavad parooli lähtestamise lehel — ühega ühekordne kirjaviga kummagi poolel takistab tarnimist.