E-kirjade äpi seaded ja konfigureerimine

• Ettevõtte peakasutaja või Ettevõtte omanik roll on vajalik E-kirjade äpi lubamiseks ja ettevõttepõhiste seadete muutmiseks.
• Iga kasutaja saab ühendada oma isikliku saatja aadressi ja hallata oma isiklikke allkirju.
• E-kirjade äpp nõuab Team, Eliit või prooviperioodi paketti.

Uku saab e-kirju saata kas jagatud Uku aadressilt või sinu enda ühendatud e-posti aadressilt.

1. Mine Seaded & Äpid ja klõpsa äpikaardil E-kirjad.
2. Ava vahekaart Send emails.
3. Vali:

• Use the Uku address — e-kirjad saadetakse jagatud Uku aadressilt. Seadistamist pole vaja.
• Connect your email address — e-kirjad saadetakse sinu enda aadressilt, nii et kliendid näevad Saatja väljal sinu päris e-posti.

Klõpsa ühel teenusepakkuja nupul:

• Gmail — avab Gmaili OAuth-voo. Logi sisse ja anna Ukule luba.
• Office 365 — avab Microsofti OAuth-voo. Logi sisse ja anna Ukule luba.
• SMTP — Microsoft Exchange’i või mõne muu postiserveri jaoks. Sisesta käsitsi host, port, turvaprotokoll ja mandaadid.

Kui ühendus on loodud, ilmub aadress loendisse koos saatja nime ja vastuse-aadressiga. Igal aadressil on nähtavuse seade (privaatne, jagatud konkreetsete kasutajatega või kogu meeskonnaga). Saad märkida ühe aadressi oma isiklikuks vaikimisi aadressiks (tähistatud tähega) ning Ettevõtte peakasutajad saavad määrata ettevõtte vaikimisi aadressi, mida kasutatakse varuks.

Pärast aadressi ühendamist kasuta nuppu Send test email, et kontrollida ühendust enne kasutusse võtmist.

Gmaili ja Office 365 ühendused võivad aeguda. Kui aadressil on punane veakiip, ava see ja klõpsa Reconnect, et OAuth-protsess uuesti läbida.

Uku saab automaatselt luua ülesande igast e-kirjast, mille edastad aadressile uku@getuku.email.

Lubamiseks: mine E-kirjade äpis vahekaardile Settings. Jaotises Incoming emails lülita sisse Allow email to task. Kui edastad mõne e-kirja sellele aadressile, luuakse uus ülesanne, mis on täidetud e-kirja teema ja sisuga ning mille vastutav kasutaja määratakse edastaja aadressi põhjal.

Kolm sõltumatut lülitit jaotises Incoming emails vahekaardil Settings juhivad, kuidas kliendi vastused Ukusse suunatakse:

• Allow client replies — kliendi vastus kliendi profiililt saadetud e-kirjale lisatakse Kliendi suhtlusele ja loob uue ülesande.
• Allow project replies — kliendi vastus projekti e-kirjale lisatakse Projekti suhtlusele ja loob uue ülesande.
• Allow task replies — kliendi vastus ülesande e-kirjale lisatakse otse samale ülesandele.

Lülita sisse Email copy, et saada oma postkasti koopia iga kord, kui klient vastab. Lülita sisse Allow only contacts (jaotises Limitations), et võtta vastu vastuseid ainult e-posti aadressidelt, mis on loetletud vastava kliendi kontaktidena — see vähendab automaatsete vastuste ja rämpsposti müra.

Allkirjad ilmuvad Ukust saadetud e-kirjade allservas. Igal allkirjal on nimi, sisu, valikuline logo ja sotsiaalmeedia lingid.

1. Ava E-kirjade äpis vahekaart Signatures.
2. Klõpsa Add, et luua uus allkiri.
3. Täida allkirja nimi ja sisu.
4. Määra Access valikuks Only me (privaatne) või Everyone (jagatud).
5. Märgi Set as default, et kasutada seda allkirja automaatselt e-kirja koostamisel.
6. Klõpsa Send test email, et vaadata allkirja eelvaadet enne salvestamist.

Ettevõtte peakasutajad saavad muuta jagatud allkirju (need, millel on Everyone ligipääs). Allkirja kustutamine on püsiv ja mõjutab kõiki e-kirja malle, mis seda allkirja kasutavad.

Mallid võimaldavad eelkirjutada sõnumite sisuosa tüüpilisteks olukordadeks — arve meeldetuletused, lisandumise e-kirjad, olekuvärskendused. Mallid toetavad dünaamilisi kohatäiteid, mis täidetakse e-kirja saatmisel automaatselt.

1. Ava E-kirjade äpis vahekaart Templates.
2. Klõpsa Add, et avada malli redaktor.
3. Kirjuta teema ja sisu. Kasuta paneeli Placeholders dünaamiliste väärtuste lisamiseks (kliendi nimi, ülesande pealkiri, periood, vastutav kasutaja, allkiri).
4. Vajadusel lisa manuseid.
5. Klõpsa Send test email, et kontrollida tulemust enne salvestamist.

Mallid on jaotatud kogu ettevõtte vahel. Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud saavad malle luua, muuta ja kustutada. Ettevõtte kasutajad saavad malle vaadata ja kasutada, kuid ei saa neid kustutada.

Kontrolli Postkastist (vasak navigatsioon) saatmise olekut. Levinumad põhjused: vale saaja e-posti aadress, aegunud OAuth-token (otsi E-kirjade äpis aadressil punast kiipi — taasühenda see) või valed SMTP mandaadid.

Olek Warning Postkastis tähendab, et e-kiri toimetati kohale, kuid Uku pidi kasutama oma jagatud aadressi. Ühendatud aadress ei läbinud saatmise ajal autentimist — taasühenda või konfigureeri aadress E-kirjade äpis uuesti.

Kontrolli, et vastav vastuse lüliti oleks vahekaardil Settings lubatud. Kui Allow only contacts on sisse lülitatud, veendu, et kliendi vastuse aadress on loetletud vastava kliendi profiili kontaktidena.

Levinumad probleemid: vale port või turbeprotokoll (proovi porti 465 koos SSL-iga või porti 587 koos TLS/STARTTLS-iga), on vaja rakenduse parooli asemel tavalist parooli (tavaline Gmaili ja Outlooki puhul, kui 2FA on sisse lülitatud) või tulemüüri piirangud. Kasuta aadressi seadetes nuppu Send test email, et saada kohene veateade.