Üleminek teisest tarkvarast Ukusse

Praktikahalduse tarkvaravahetus on üks neist otsustest, mida lükatakse pidevalt edasi, sest “praegu pole kunagi õige aeg.” Uue kuu või kvartali algus on tavaliselt kõige vähem halb hetk — üks arveldusperiood on just suletud ja järgmine pole veel ajalugu kogunud.

See juhend on mõeldud raamatupidamisbüroodele, kes on otsustanud Ukusse üle minna ja soovivad struktureeritud lähenemist. See katab, mida teha enne üleminekut, kuidas kahe süsteemi paralleelset kasutamist hallata ülemineku ajal ning kuidas teada, millal olete valmis täielikult Ukusse pühenduma.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud juhivad migratsiooni ja haldavad konfiguratsiooni.
• Kõik kasutajad vajavad täieliku ülemineku eel Ukusse sissejuhatust.

Sul pole vaja kõike migreerida. Enamik raamatupidamisbüroosid leiab, et põhiandmete migreerimine ja Uku korrektne seadistamine on väärtuslikum kui aastatepikkuste ajalooliste andmete import. Siin on prioriteedid:

• Kliendinimekiri — ettevõtete nimed, kontaktandmed, registrikoodid, arveldusaadressid.
• Arveldustooted ja hinnad — milliseid teenuseid pakute ja milliste hindadega.
• Kehtivad lepingud — iga kliendi praegune tasukorraldus.
• Aktiivsed plaanid — millised korduvad ülesanded igal kliendil peaksid olema.

• Kontaktisikud — iga kliendi põhikontaktid, eriti portaali ligipääsuks.
• AML-i andmed — aegumiskuupäevad ja riskiprofiilid, kui vana süsteem neid jälgib.
• Avatud ülesanded — kõik pooleliolevad tööd, mis peavad katkematult jätkuma.

• Enne migratsioonikuupäeva olevad ajaloolised arved — vana süsteem on nende jaoks andmeallikas.
• Lõpetatud ülesanded ja suletud projektid — arhiveeri vanas süsteemis.
• Aastatepikkune ajajälgimise ajalugu — alusta Ukus nullist; ajaloolised andmed saab vajaduse korral vanast süsteemist eksportida.

Uku toetab klientide hulkimporti CSV- või Exceli failist. Ekspordi kliendinimekiri vanast süsteemist, puhasta andmed ja impordi Ukusse.

1. Mine Kliendid ja klõpsa importimise valikut.
2. Vasta oma veerud väljadele.
3. Vaata importimise tulemused üle ja paranda vead.

Vaata Klientide import ja eksport täieliku protsessi ja toetatud väljavastenduste jaoks.

Enne kui arve saab genereerida, peavad tooted ja lepingud olema konfigureeritud. See on sageli migratsiooni aeganõudvam osa, kuid see on ühekordne investeering.

1. Loo arveldustooted Seaded & Äpid > Arveldamine > Seadistus > Artiklid all. Need on hinnaühikud: tunnitariifid, fikseeritud tasud, palgalehe tariifid.
2. Iga kliendi jaoks loo Rahanduse vahekaardil leping, mis vastab vana süsteemi tasukorraldusele.

Kui kasutad raamatupidamisintegratsiooni (Xero, QuickBooks, Merit Aktiva jne), ühenda see nüüd, et tooteid ja maksumäärasid saaks importida käsitsi loomise asemel. Vaata Raamatupidamisintegratsioonid.

Loo Uku tööplaani mallid, mis vastavad sinu standardsetele teenusepakkumistele. Seejärel rakenda igale kliendile sobiv mall.

Kui vanal süsteemil olid kliendispetsiifilised korduvad ülesanded, mis standardmalli ei mahu, rakenda lähim mall ja muuda seda seejärel kliendipõhiselt. Parem on alustada 80% katvusega ja parandada erandid hiljem, kui oodata täiuslikku malli enne alustamist.

Vaata Kuidas lisada ülesannete plaan (Plaan) ja Tööplaani mallid raamatupidamisbüroodele.

Käita mõlemat süsteemi samaaegselt ühe täieliku arveldusperioodi jooksul — tavaliselt üks kalendrikuu. See ei tähenda kahekordsete tööde tegemist; see tähendab vana süsteemi kasutamist turvaabina, samal ajal kui meeskond õpib Ukut ja sa kinnitad seadistuse.

• Kasutajad logivad aega ja lõpetavad ülesandeid Ukus, kuid vana süsteem jääb arveldamisotsuste jaoks tõeallikaks.
• Arved genereeritakse vanast süsteemist nagu tavaliselt. Perioodi lõpus võrdle, mida Uku oleks genereerinud, sellega, mida vana süsteem tegelikult genereeris. Kas arvud on lähedal?
• Märgi lahknevused — kliendi Uku leping genereerib oodatust erineva arve summa? Kas lepingu seadistus on vale või ei vasta ajajälgimise kategooriad ootustele?

Paralleelse kasutamise ajal tavaliselt esinevad probleemid:

• Kasutajad unustavad Ukus aega logida (nad on harjunud vana süsteemi taimeri kasutamisega)
• Valed teemad ajakirjetel — kui teemad ei vasta arvelduslepingute ootustele, arvutatakse arved valesti
• Puuduvad kliendid — mõned kliendid võisid importimisel vahele jääda
• Arveldusperioodide joondamine — veendu, et lepingu arveldusperioodid vastavad vana süsteemi tsüklitele

Paralleelperioodi lõpus tee kinnitamise läbivaatus:

1. Käivita Uku arve genereerimine äsjalõppenud kuu jaoks. Võrdle iga kliendi Uku arvet vana süsteemi arvega.
2. Uuri lahknevusi, mis on suuremad kui 5%. Paranda need allika juures (lepingu konfiguratsioon, toodete seadistus, ajakirje teemad).
3. Kontrolli iga kasutaja Töölaua — kas nad liiguvad Ukus enesekindlalt, või on inimesi, kes vajavad rohkem abi?
4. Kinnita, et korduvad ülesanded genereeritakse korrektselt ja õigel kuupäeval.

Kui kinnitamine on läbitud, vali selge üleminekkuupäev (uue arveldusperioodi algus sobib kõige paremini). Alates sellest kuupäevast:

• Uku on kõigi uute tööde, ajajälgimise ja arveldamise tõeallikas.
• Vana süsteem jääb ajalooliseks viiteks kirjutuskaitserežiimis.
• Kasutajad lõpetavad aja logimise vanasse süsteemi.

Seadista kõik järelejäänud funktsioonid, mis ülemineku ajal edasi lükati:

• Kliendiportaal — kui sinu kliendid kasutasid portaali vanas süsteemis, on nüüd aeg kutsuda nad Kliendiportaali. Vaata Kuidas seadistada ja konfigureerida Kliendiportaali.
• Monitooringu eesmärgid — seadista need kõige olulisematele klientidele. Vaata Monitoringu seadistamine väikesele raamatupidamisbüroole.
• Flextime — kui kasutad paindliku tööaja jälgimist, konfigureeri see pärast esimest täielikku ajajälgimise kuud. Vaata Kuidas aktiveerida ja seadistada Flextime äpp.

Suurim migratsioonirisk pole tehniline — see on kasutamine. Mõned kasutajad kohanevad kiiresti; teised leiavad, et muutus on häiriv, ja langevad tagasi vana süsteemi harjumustesse. Mõned abinõud:

• Tee Ukust igapäevase töö jaoks väikseima vastupanuga tee. Seadista kiirvalikud levinud ülesannete jaoks, veendu, et töölauad näitavad õiget vaadet, ja tee aja logimine võimalikult lihtne.
• Ära tee paralleelperioodi liiga pikaks. Tavaliselt piisab ühest kuust. Kahe kuu puhul on oht, et kasutajad otsustavad, et vana süsteem on “sama hea” ja ei lülitu kunagi täielikult üle.
• Tähista varajasi võite. Esimene kuu, mil kliendi Uku arve genereeritakse puhtalt ja vastab ootustele, on verstapost, mida tasub meeskonnale tunnustada.

Vaata Uue kasutaja kaasamine Ukusse kui soovid orienteerida kedagi, kes liitub raamatupidamisbürooga pärast migratsiooni lõppu.