Aasta lõpetamine Ukus — praktiline kontrollnimekiri
Kalendriaasta lõpp on parim aeg Uku konto korrastamiseks — mitte sellepärast, et see on kohustuslik, vaid sellepärast, et puhta aastaga alustamine on palju lihtsam kui lahendamata punktide jaanuarisse kaasavõtmine. See kontrollnimekiri käib läbi kõik valdkonnad loogilises järjestuses: kõigepealt arveldamine, siis aeg, siis tööplaani mallid, siis järgmise aasta seadistamine.
Enamik büroosid suudab selle lõpetada kahe fokusseeritud ühetunnise seansiga. Detsembri esimene nädal on hea aeg, enne kui aasta lõpu klienditöö rush algab.
Kes seda teeb
Section titled “Kes seda teeb”- Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud haldavad arveldamist, Flextime kinnitamisi ja mallide uuendamist.
- Kõik kasutajad peaksid täitma oma ajakirjed ja koristama töölauad.
1. Lõplik arvelduse läbivaaatus
Section titled “1. Lõplik arvelduse läbivaaatus”1a — Käivita puuduv arveldamine kogu aasta kohta
Section titled “1a — Käivita puuduv arveldamine kogu aasta kohta”Ava Puuduv arveldamine aadressil https://app.getuku.com/missed-billing ja määra kuupäevavahemikuks See aasta. See annab täieliku ülevaate kõigist aasta jooksul arveldamata arveldatavatest töödest.
Otsusta iga kirje puhul: kas see on tegelikult taastatav? Aasta alguse kirjed ei pruugi tagasiulatuvat arveldamist väärt olla (kliendisuhted, konteksti kadumine), kuid oktoobrist alates kirjed tavaliselt on. Taasta need, mida tasub arveldada, detsembri arvestusperioodi. Vaata Puuduva arveldamise leidmine ja haldamine.
1b — Saada lõpparveid
Section titled “1b — Saada lõpparveid”Veendu, et kõik detsembriarveid on loodud, saadetud ja nende olek on aasta lõpuks korrektselt märgitud. Pöörake erilist tähelepanu:
- Kliendid aastaste lepingutega — kas nende uuendusarve on saadetud?
- Kliendid ettemaksuarvetega — kas neid on rakendatud?
- Kõik aasta jooksul koostatud, kuid saatmata lisatöö arved?
Kasuta Arveldamine loendi vaates filtrit Olek = Töös, et vaadata kõik mustandid üle enne aasta sulgemist. Vaata Arve elutsükkel ja hulgitoiming.
1c — Kontrolli tasumata makseid
Section titled “1c — Kontrolli tasumata makseid”Filtreeri arveloend Olek = Saadetud järgi, et näha kõiki arveid, mis on saadetud, kuid pole veel tasutuna märgitud. Võta enne aasta lõppu ühendust oluliselt tähtajast möödunud arvetega ja uuenda tasutud, kuid Ukusse kandmata arvete olekuid.
2. Aja lepiviimine
Section titled “2. Aja lepiviimine”2a — Paluge meeskonnal ajakirjed täita
Section titled “2a — Paluge meeskonnal ajakirjed täita”Mõni päev enne aasta lõppu tuleta igale kasutajale meelde vaadata üle avatud ülesanded ja veenduda, et kõik ajakirjed on logitud. Logimata aega ei saa arveldada ja see ei ilmu raportites. Lihtne sõnum tähtajaga (näiteks „kõik detsembri ajakirjed logitakse 27. detsembriks”) toimib hästi.
2b — Vaata üle aasta ajaraport
Section titled “2b — Vaata üle aasta ajaraport”Mine Raport > Aeg vahekaardile ja filtreeri kuupäevavahemiku järgi: kogu aasta. Otsi kasutajaid ebatavaliste mustritega — väga väike jälgitud aeg võrreldes lepingutundidega või suured lüngad konkreetsetes kuudes. Need võivad viidata alajälgimisele või probleemidele aja-teema määramisel. Vaata Raportid — aja vahekaart.
2c — Kinnita ja sulge Flextime perioodid
Section titled “2c — Kinnita ja sulge Flextime perioodid”Kui büroo kasutab Flextime äppi, tuleb kõik aasta perioodid enne iga kasutaja lõpliku Flextime saldo kinnitamist kinnitada. Mine Raport > Flextime vahekaardile ja vaata üle kõik Ootab kinnitamist staatusega perioodid.
- Kinnita perioodid, kus aeg on korrektne.
- Märgi probleemiga perioodid enne kinnitamist — neid on lihtsam kohe parandada kui pärast aasta lõppu.
- Kõigi perioodide kinnitatuse järel on iga kasutaja aasta lõpu Flextime saldo lõplik.
Kui mõnel kasutajal on märkimisväärne positiivne või negatiivne saldo, on nüüd aeg kokku leppida, kuidas neid käsitletakse — kantakse üle, makstakse välja või lähtestatakse. Vaata Flextime saldo ja ajalugu ja Raportid — Flextime vahekaart.
3. Ülesannete ja töölaua koristamine
Section titled “3. Ülesannete ja töölaua koristamine”3a — Puhasta tähtajast möödunud ja orvuks jäänud ülesanded
Section titled “3a — Puhasta tähtajast möödunud ja orvuks jäänud ülesanded”Paluge igal kasutajal vaadata oma töölaud üle ülesannete osas, mis:
- On tähtajast möödunud, kuid tegelikult lõpetatud — märgi tehtuks.
- On tähtajast möödunud ja enam asjakohased ei ole — lükka edasi või arhiveeri.
- On valesti määratud või ilma vastutajata — määra ümber.
Ettevõtte peakasutajad saavad kasutaja filtri abil vaadata iga kasutaja töölaua. Kiire ülevaatamine meeskonna töölaudadest aasta lõpus hoiab ära segase jaanuari alguse. Vaata Uku töölaua ülevaade.
3b — Vaata üle aastased korduvülesanded
Section titled “3b — Vaata üle aastased korduvülesanded”Kontrolli, et uue aasta aastased korduvülesanded on seadistatud ja genereeruvad oodatud kuupäevadel. Ava mõned kliendid ja mine nende vahekaardile Plaan, et kinnitada, et aastased ülesanded näitavad tulevasi eksemplare korrektselt.
4. Monitooringu aastane ülevaatus
Section titled “4. Monitooringu aastane ülevaatus”Ava Monitooring ja vaata oma peamiste klientide kogu aasta andmeid. See on üks väärtuslikumaid harjutusi, mida Ettevõtte peakasutaja aasta lõpus teha saab:
- Millised kliendid ületasid pidevalt oma eesmärke? Need on teie kandidaadid tasutõusuks või mahu ümberleppimiseks järgmisel aastal.
- Millised kliendid jäid pidevalt alla eesmärgi? Kas eesmärgid olid liiga kõrgeks seatud või tehti tööd, mida ei jälgitud korrektselt?
- Kas mõni monitooringu eesmärk on tegeliku teenusmahuga võrreldes märkimisväärselt aegunud?
Ekspordi monitooringu andmed Excelisse aasta teenusepakkumise alalise arvestuse jaoks. Kasuta neid andmeid sisendina hinnakõnelustele I kvartalis. Vaata Monitooringu kasutamine ja Andmepõhised hinnakõnelused.
5. Mallide ettevalmistamine järgmiseks aastaks
Section titled “5. Mallide ettevalmistamine järgmiseks aastaks”Aasta lõpp on parim aeg tööplaani mallide täiustamiseks selle aasta kogemuste põhjal.
- Mine Seaded & Äpid > Ülesanded > Mallid.
- Vaata iga mall üle selle alusel, mis tegelikult aasta jooksul juhtus. Kas lisati käsitsi ülesandeid, mis peaksid olema mallis? Kas mallülesandeid jäeti pidevalt vahele?
- Tee täiustused ja edasta need olemasolevatele klientidele hulgivärskenduse tööriista abil.
- Määra väljal Korda ülesandeid alates uue aasta 1. jaanuar, kui muudatusi edastad — see tagab, et kliendid alustavad uut aastat täiustatud malli alusel ilma detsembri tööd katkestamata.
Vaata Tööplaani mallid raamatupidamisbüroodele täieliku mallihalduse lähenemise saamiseks ja Klientide ülesannete uuendamine mallimuudatustest edastamisprotsessi kohta.
6. Meeskonna ettevalmistamine uueks aastaks
Section titled “6. Meeskonna ettevalmistamine uueks aastaks”- Vaata üle kasutajate rollid ja õigused. Kas kellegi vastutus on aasta jooksul muutunud? Uuenda nende rolli või kliendile juurdepääsu vastavalt. Vaata Kasutajate haldamine ja Rollid ja õigused.
- Arhiveeri meeskonnast lahkunud kasutajad. Deaktiveerimine säilitab nende ajaloolised andmed, eemaldades samal ajal juurdepääsu ja vabastades tasulise koha.
- Kinnita, et kõigi klientide jaoks, keda plaanid jälgida, on uue aasta monitooringu eesmärgid seadistatud. Eesmärgid kanduvad automaatselt edasi, kuid kui kliendi maht muutus, uuenda eesmärk kohe, mitte jaanuaris.
Märkus selle kohta, mida ei saa automatiseerida
Section titled “Märkus selle kohta, mida ei saa automatiseerida”Uku haldab ülesannete genereerimist, arvelduse automatiseerimist ja ajaarvestust. Aasta lõpu ülevaatus on endiselt inimlikku otsustusvõimet nõudev harjutus — vaadata andmeid ja otsustada, mida need tähendavad. Klient, kes ületas oma eesmärke terve aasta vältel 40%, on andmepunkt; hinnakõnelus on tulemus. Loo harjumus teha see ülevaatus igal aastal ja see tasub ennast palju kordi ära.