Tööplaani mallid raamatupidamisbüroodele — loo üks kord, rakenda igal pool

Enamik raamatupidamisbüroosid teenindab samu klienditüüpe ja teeb samu töid aastast aastasse. Kuine pangakonto vastavusseviimise, kvartaline KMD-deklaratsioon, aastaaruanne — ülesanded on etteaimatavad. Küsimus pole mitte selles, kas kasutada malle, vaid selles, kuidas neid ehitada nii, et need tegelikult aega kokkuhoiavad, mitte ei tekita hoolduskoormust.

See juhend käsitleb kolme levinumat mallimustrit raamatupidamis- ja arvestusbüroodele ning seda, kuidas neid hallata, kui teie büroo areneb.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud loovad ja haldavad tööplaani malle.
• Iga kasutaja saab rakendada malli kliendile, kellele tal on juurdepääs.

Soovitame ühe suure kõike kattva malli asemel kolme eraldiseisvat malli, mis vastavad kolmele peamisele arveldus- ja aruandlustsüklile, millel enamik raamatupidamisbüroosid tegutseb. Täisteenuse paketiga klient saab kõik kolm rakendatuna; kergemat paketti vajaval kliendil on ainult see, mida tal vaja on.

See on kõige suurema sagedusega mall. See genereerib ülesandeid iga kuu.

Tüüpilised ülesanded:

• Pangaväljavõtete / raamatupidamise lähteandmete kogumine (kordub: igakuiselt, tähtaeg kuu 5.)
• Kontode vastavusseviimine (kordub: igakuiselt, tähtaeg kuu 15.)
• Juhtimisaruande koostamine (kordub: igakuiselt, tähtaeg kuu 20.)
• Kuu lõpu kokkuvõtte saatmine kliendile (kordub: igakuiselt, tähtaeg kuu 22.)

Iga ülesande sees olevad checklistid on sama olulised kui ülesanded ise. Ülesandel „Kontode vastavusseviimine” 6 konkreetse alamsammuga checklist tagab, et iga kasutaja järgib sama protsessi, mitte ainult kogenud kasutajad. Vaata Ülesande checklistide kasutamine.

Määra igale ülesandele Teema (näiteks „Raamatupidamine”). See võimaldab teemapõhist monitooringut ja muudab ajaraportid sisukamaks. Vaata Teemade kasutamine.

Kvartalimallid vajavad hoolikat kuupäevade seadistamist, kuna I kvartal algab jaanuaris, kuid IV kvartal lõpeb detsembris — iga kvartali tähtajad võivad riigiti erineda.

Tüüpilised ülesanded:

• Kvartalitehingute ülevaatamine (kordub: kvartaliti, tähtaeg kvartali 2. kuul)
• KMD-deklaratsiooni koostamine (kordub: kvartaliti, tähtaeg 15. kuul pärast kvartali lõppu)
• KMD-deklaratsiooni esitamine (kordub: kvartaliti, tähtaeg viimane päev enne tähtaega)
• Esitamise kinnitamine kliendiga (kordub: kvartaliti)

Kasuta kvartalikorduvuse seadeid, et määrata iga kvartali täpsed algus- ja tähtaegpäevad. Tähtajatundlike esitamiste puhul kaalu ka Kliendiportaali nähtavuse lubamist esitamise ülesandel, et klient näeks olekut ilma sulle helistamata. Vaata Ülesande kliendiportaali seaded.

See mall käivitub kord aastas. Enamiku EL-põhiste raamatupidamisbüroode jaoks on käivitajaks kalendriaasta algus (jaanuar), esitamistähtajad on tavaliselt kevadel.

Tüüpilised ülesanded:

• Aasta lõpu dokumentide päring kliendilt (aastane, jaanuar)
• Proovibilansi koostamine (aastane, veebruar)
• Finantsaruannete koostamine (aastane, veebruar–märts)
• Sisemine ülevaatus (aastane, märts)
• Kliendi ülevaatus ja kinnitamine (aastane, märts)
• Esitamine registrile / maksuametile (aastane, enne seadusjärgset tähtaega)
• Esitamise kinnitamine kliendiga (aastane, pärast esitamist)

Kliendipoolsed ülesanded (dokumentide päring, ülevaatus, esitamise kinnitamine) sobivad hästi Kliendiportaali nähtavuseks. Luba nendel mallülesannetel seade Nähtav kliendiportaalis, et kliendid saaksid edenemist jälgida ilma käsitsi uuenduste saatmiseta.

1. Mine Seaded & Äpid > Ülesanded > Mallid.
2. Klõpsa Lisa mall.
3. Nimeta mall selgelt — nimed nagu „Kuine raamatupidamine (standard)” ja „Kuine raamatupidamine (põhi)” on paremad kui lihtsalt „Raamatupidamine”, kui on mitu varianti.
4. Lisa ülesanded ükshaaval, seadistades korduvuse, teema ja checklist-punktid igaühele.
5. Salvesta mall.

Vaata Kliendi tööplaani mallide kasutamine täieliku samm-sammulise juhendi saamiseks mallide loomise, kombineerimise ja rakendamise kohta.

Uue kliendi liitmisel või uue teenuse lisamisel:

1. Ava klient ja mine vahekaardile Plaan.
2. Klõpsa Vali mall.
3. Vali sobiv mall (või mitu — malle saab kombineerida).
4. Eemalda linnuke ülesannetelt, mis sellele konkreetsele kliendile ei kehti.
5. Määra väljal Korda ülesandeid alates kuupäev.
6. Klõpsa Kinnita ülesannete plaan.

Mall kloonitakse — mitte ei linkita. Malli hilisem muutmine ei uuenda kliendi ülesandeid automaatselt. Selleks on vaja allpool kirjeldatud hulgivärskenduse sammu.

Mallid arenevad. Lisad checklist-punkti, muudad tähtaega, lisad uue ülesande. Sellega tuleb muudatused edastada kõigile klientidele, kes malli juba kasutavad.

1. Ava mall Seaded & Äpid > Ülesanded > Mallid all ja tee muudatused.
2. Salvestamisel näitab Uku uuendamise valikuid: milliseid kliente uuendada, milliseid ülesandeid ja milliseid välju.
3. Vaata hoolikalt üle. Mallide uuendused kirjutavad üle kõik kohandused, mis on vastavatele väljadele otse kliendi ülesannetesse tehtud.
4. Määra väljal Korda ülesandeid alates kuupäev — kasuta jooksvat kuud, välja arvatud juhul, kui on konkreetne põhjus muudatusi tagasiulatuvalt rakendada.
5. Kinnita.

See on õige viis protsessiparenduste levitamiseks kogu kliendibaasi ulatuses. See on palju parem, kui 40 kliendi töövoogu ükshaaval käsitsi muuta. Vaata Klientide ülesannete uuendamine mallimuudatustest.

Võta kord kvartalis 30 minutit, et vaadata malle üle selle põhjal, mida oled õppinud:

• Kas mõni ülesanne lisati klientidele regulaarselt käsitsi, kuid puudub mallist? Lisa see.
• Kas mõni mallülesanne kustutati pidevalt kasutajate poolt ebaolulisena? Kaalu selle valikuliseks muutmist või eemaldamist.
• Kas mõni checklist-punkt osutus valeks või aegunuks? Paranda see.
• Kas mõni klientispetsiifiline kohandamine paljastas uue teenusvariandi, mis väärib uut malli?

Mallid, mida vaadatakse üle ja hoitakse ajakohasena, on mallid, mida inimesed usaldavad ja kasutavad. Mallid, mis tegelikkusest kalduvad, on mallid, mida eiratakse.

• Kasuta järjepidevat nimetamise põhimõtet: [Teenuse tüüp] — [Tase] või [Teenuse tüüp] — [Riigikood], kui teenindad kliendid mitmes jurisdiktsioonis.
• Hoia malli kirjeldused piisavalt selged, et uus kasutaja näeb ühel pilgul, milline mall millisele klienditüübile sobib.
• Arhiveeri mallid, mida enam ei kasuta, mitte ei kustuta — olemasolevate klientide tööplaani malle arhiveerimine ei mõjuta, kuid mall lõpetab ilmumise uute klientide valikuna.