e-allkirjad juhend

• Pakett: ainult Eliit.
• Äpi lubamine: Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad.
• Allkirjastamise seadistamine ülesandel: iga kasutaja, kellel on juurdepääs ülesandele.
• Allkirjastamine: sisemised kasutajad ja Kliendiportaali kontaktid, kes on lisatud allkirjastajateks.

E-allkirjastamine võimaldab koguda juriidiliselt siduvaid elektroonilisi allkirju dokumentidele otse Ukus — kolmanda osapoole tööriist ei ole vajalik. Kogu protsess jääb sinu töövoo sisse: lisad dokumendi ülesandele, määrad allkirjastajad ja jälgid, kes on allkirjastanud ja kes on veel ootel.

Kui kõik osapooled on allkirjastanud, koostab Uku allkirjastatud konteinerfaili ASiC-E formaadis (Associated Signature Container Extended). See on standarditele vastav arhiiv, mis ühendab algse dokumendi koos iga allkirjastaja allkirja, ajatemplite ja valikuliselt ka nende IP-aadressiga, säilitades pikaajalise juriidilise kehtivuse.

E-allkirjastamine töötab kõikidel tavalistel (mitte-korduvatel) ülesannetel. Mallid ja korduvad ülesanded ei toeta e-allkirjastamist.

1. Mine Seaded & Äpid ettevõtte seadetes.
2. Leia e-allkirjad äppide loendist ja ava see.
3. Loe ülevaadet, seejärel aktiveeri äpp.
4. Liigu vahekaardile Seaded, et konfigureerida allkirja paigutust:

• Asukoht — kus allkirjad dokumendil kuvatakse: alumine parem, alumine vasak, ülemine parem või ülemine vasak.
• Paigutus — millistele lehtedele allkirja plokk lisatakse: viimane leht, esimene leht või kõik lehed.
• Lisa ajatempel — valikuliselt lisa iga allkirja kõrvale allkirjastamise kuupäev ja kellaaeg.
• Lisa IP-aadress — valikuliselt salvesta allkirjastaja IP-aadress auditi eesmärgil.

1. Klõpsa Salvesta.

Kui äpp on aktiivne, kuvatakse kõikidel mitte-korduvatel ülesannetel ülesande tööriistaribal nupp Allkiri (pliiatsiikooni kujutisega).

1. Ava ülesanne, mille soovid allkirjastamiseks saata.
2. Klõpsa ülesande tegevusribal nuppu Allkiri. Ülesande alaosasse ilmub allkirjastamise sektsioon.
3. Muutmisrežiimis klõpsa Vali fail (PDF, DOC) või Lisa fail, et lisada allkirjastatav dokument. Aktsepteeritakse ainult PDF-, DOC- ja DOCX-faile — muud failitüübid filtreeritakse allkirjastamisrežiimis automaatselt välja.
4. Vajadusel saad lisada mitu dokumenti, kui allkirjastamine nõuab rohkem kui ühte faili.
5. Valikuliselt määra Allkirjastamise tähtaeg — tähtaeg, milleks kõik allkirjastajad peaksid allkirjastamise lõpetama. Kui allkirjastamise tähtaeg jääb välja praeguse ülesande ajavahemikust, kohandab Uku ülesande tähtaega automaatselt.
6. Lisa vähemalt üks allkirjastaja (vt allpool), seejärel klõpsa Salvesta.

Allkirjastamise sektsioonil on kaks eraldi allkirjastaja valijat:

Lisa kontakt — lisab allkirjastajad sellele kliendile seotud Kliendiportaali kontaktidest. See nõuab:

• Kliendiportaali äpi aktiivsust su ettevõttes.
• Kliendiportaali lubamist sellel konkreetsel kliendil.
• Vähemalt ühe portaali kontakti kutsumist sellele kliendile. Kui Kliendiportaal ei ole seadistatud, näitab Lisa kontakt klõpsamine kontrollnimekirja sellest, mida on veel vaja konfigureerida.

Lisa kasutaja — lisab sisemised kasutajad allkirjastajatena. Siia saab lisada iga isikutüüpi kasutaja, kes on ülesandel nähtav.

Allkirjastajad ja täitjad jäävad sünkroonis. Kui lisad allkirjastaja, lisab Uku ta automaatselt ülesande täitjaks, et ülesanne ilmuks tema järjekorda. Kui eemaldate hiljem täitja, kes on ka allkirjastaja, küsib Uku kinnitust, et täitja eemaldamine eemaldab ka tema allkirjastaja kande.

Kui allkirjastamine on salvestatud, näeb iga allkirjastaja ülesandel nuppu Allkirjasta. Sellele klõpsamine avab allkirjapaneeli, mis pakub kolme meetodit:

• Nimetähed — allkirjastaja sisestab oma nime (eeltäidetud profiilist) ja Uku kuvab selle kursiivis allkirjana. Kiireks allkirjastamiseks kõige levinum valik.
• Joonista — allkirjastaja joonistab oma allkirja puuteekraanil või hiirega. Nupp Kustuta lähtestab joonistusala.
• Laadi üles — allkirjastaja laadib üles PNG- või JPEG-formaadis allkirjapildi.

Pärast meetodi valimist kinnitab allkirjastaja järgmist avaldust: „Valides Adopt and Sign, nõustun, et see märk on minu allkirja elektrooniline esitus.”

Adopt and sign klõpsamine esitab allkirja. Nupp on keelatud, kuni kehtiv allkiri puudub.

Ülesande allkirjastamise sektsioonis kuvatakse alati iga allkirjastaja praegune olek:

• Ootel — allkirjastaja ei ole allkirjapaneeli veel avanud.
• Vaadatud — allkirjastaja on paneeli avanud (hõljutades kuvatakse ajatempel).
• Allkirjastatud — allkirjastaja on lõpetanud Adopt and sign toimingu (hõljutades kuvatakse ajatempel).

Olek uueneb koheselt, kui allkirjastaja tegutseb — lehte värskendama ei pea.

Kui dokumendid on lisatud, näitab allkirjastamise sektsiooni tegevusmenüü valikut Laadi alla (või Laadi kõik alla, kui lisatud on mitu dokumenti). See laadib alla ASiC-E konteineri — rikkumiskindla arhiivi, mis sisaldab algseid dokumente ja kõiki kogutud allkirju.

Allkirjastatud konteinerfail on loetletud ka ülesande failide sektsioonis allkirjavärvis esile tõstetuna, mis teeb selle eristamise muudest ülesande manustest lihtsaks.

Kui kõik allkirjastajad on allkirjastanud, ilmub tegevusmenüüsse valik Genereeri uuesti. Kasuta seda, kui pead pärast viimast allkirja koostama uue konteineri.

Allkirjastamise täielikuks eemaldamiseks ülesandelt ava tegevusmenüü ja vali Kustuta. Uku küsib kinnitust, seejärel eemaldab allkirjastamise sektsiooni ja sellega seotud allkirjastatud konteineri ülesande failidest.

• Korduvad ülesanded ei toeta e-allkirjastamist. Kui vajad korduvalt allkirjastatud dokumente, loo iga allkirjastamistsükli jaoks uus mitte-korduv ülesanne.
• Dokumendi muutmine pärast allkirjastamist lähtestab kõik allkirjad. Uku hoiatab sind enne salvestamist, kui see juhtub.
• Allkirjastamise tähtaeg ja ülesande tähtaeg on eraldi. Kui allkirjastamise tähtaeg jääks välja ülesande ajavahemikust, uuendab Uku ülesande kuupäevad automaatselt (koos kinnitusviibaga).
• Allkirja paigutus on globaalne seadistus. Asukoha ja lehekülje suvandid jaotises Seaded & Äpid kehtivad kõikidele Ukus allkirjastatavatele dokumentidele.

e-allkirjad äpp peab olema aktiveeritud jaotises Seaded & Äpid. Kontrolli ka, et ülesanne ei ole korduv ülesanne — e-allkirjastamine on saadaval ainult mitte-korduvatel ülesannetel.

Kontakti lisamiseks on vaja: (1) Kliendiportaali äpp aktiivne su ettevõttes, (2) Kliendiportaal lubatud sellel konkreetsel kliendil ja (3) vähemalt üks portaali kontakt aktiivse kutsega sellele kliendile. Uku näitab, milline tingimus on puudu, kui klõpsad Lisa kontakt.

Kontrolli, kas allkirjastaja on loetletud ülesande allkirjastamise sektsioonis. Kliendiportaali kontaktide puhul kontrolli, kas nad on sisse logitud õige ettevõtte portaali. Sisemiste kasutajate puhul kontrolli, kas neil on juurdepääs ülesandele.

Kui kõik allkirjastajad ei ole veel allkirjastanud, sisaldab allalaetud konteiner ainult seni kogutud allkirju. Oota, kuni kõik allkirjastajad on allkirjastanud (kõigil kuvatakse olek Allkirjastatud), seejärel kasuta tegevusmenüüst Genereeri uuesti ja laadi uuesti alla.