Ülesannete e-posti automatiseerimine

• Ettevõtte kasutajad, kellel on ülesandele juurdepääs, saavad lisada sellele e-posti automatiseerimise.
• Kliendiga seotud ülesannete puhul on vajalik vähemalt Kliendi kasutaja õigus sellel kliendil.
• Vaikimisi saajaks on ülesande täitja; lisada saab ka jälgijaid ja väliseid e-posti aadresse.

Lisa ülesandele e-posti automatiseerimine, kui:

• Ülesanne on Kalendri vaates ja täitjat tuleks Ukust väljaspool meelde tuletada (näiteks enne kliendiga kohtumist).
• Ülesanne on korduv ja iga uus kordus peaks täitjale meili saatma.
• Konkreetne muudatus (staatuse muutus, tähtaja lähenemine) peaks jõudma kellegi meilikasti — mitte ainult rakendusesisese teavitusena.

Ettevõttepõhiste teavitusreeglite (kokkuvõtte sagedus, teavituste tüübid) kohta vaata Ülesannete seaded. Selle kohta, kes ülesannet üldse näha saab, vaata Ülesande nähtavus.

Asukoht: ava ülesanne > Emaili automatsioon.

1. Ava ülesanne, millele soovid automatiseerimist lisada (Töölaual, Kalendris või kliendi Plaanis).
2. Leia ülesande vaates jaotis Emaili automatsioon.
3. Klõpsa Lisa automatiseerimine.
4. Vali päästik:
   • Ülesanne loodud — käivitub, kui ülesande eksemplar genereeritakse. Kasulik korduvatel ülesannetel.
   • Ülesanne muudetud — käivitub, kui põhiväljad muutuvad.
   • Tähtaeg lähenemas — käivitub enne tähtaega, vastavalt seatud ettehoiatusajale.
5. Vali saaja:
   • Täitja (vaikimisi)
   • Jälgijad
   • Konkreetne e-posti aadress (nt välispartner)
6. Salvesta automatiseerimine.

Pärast salvestamist käivitub automatiseerimine automaatselt iga kord, kui päästiku tingimus täitub.

„Kalendriülesanne” on lihtsalt tavaülesanne, mis ilmub Kalendri vaates, kuna sellel on määratud kuupäev. E-posti automatiseerimine ülesandel käivitub ühtmoodi, olenemata sellest, millisest vaatest ülesande avasid.

Kalendriülesannete meeldetuletuste saamiseks: ava ülesanne Kalendrist (või Töölaual), lisa e-posti automatiseerimine ülalkirjeldatult ja sulge. Kalender kuvab seda nagu iga teist ajastatud ülesannet. Kalendi vaate seadistamise kohta vaata Kasuta kalendrit.

Kui korduv ülesanne genereerib uue korduse, kopeeritakse e-posti automatiseerimine ka sellele kordusele — iga korduse jaoks pole vaja automatiseerimist uuesti lisada.

Kui soovid saada ainult ühe meili (mitte ühe iga korduse kohta), lisa automatiseerimine konkreetsele ülesandeeksemplarile, mitte korduvale mallile. Selle kohta, kuidas lisada või alistada üksikut kordust, vaata Korduvad ülesanded.

Kontrolli kolme asja:

1. Saaja e-posti aadress on õige ja ta saab teisi Uku meile (pole rämpsposti kaustas).
2. Päästiku tingimus on tegelikult täitunud — näiteks Tähtaeg lähenemas käivitub seatud ettehoiatusaja võrra enne tähtaega, mitte tähtajal endal.
3. Ülesanne on endiselt aktiivne. Kustutatud, arhiveeritud või lõpetatud-suletud ülesanded automatiseerimisi ei käivita.

Jälgijad saavad automatiseerimisi ainult siis, kui Jälgijad on saajana selgesõnaliselt valitud. Vaikimisi saadetakse automatiseerimine ainult täitjale.

See on oodatav käitumine — iga ülesandeeksemplar käivitab oma automatiseerimise. Kui soovid meili ainult korra, ära lisa automatiseerimist korduvale mallile, vaid konkreetsele kordusele.

E-posti automatiseerimine kasutab Uku standardset teavituse malli. Kohandatud e-kirja sisu (näiteks kliendi arve manustamine kirja kehasse) ei ole ülesandepõhise automatiseerimise kaudu toetatud — väljaminevate kirjade funktsioonide kohta vaata Postkast.