Maksuhooaja haldamine Ukus — tööplaanid, monitooring ja arveldamine

Jaanuar kuni aprill on aeg, mil enamiku raamatupidamisbüroode surve on suurim. Teenindatavad kliendid on samad mis aastaringselt, kuid lisandub aastaaruandlus, maksudeklaratsioonid ja tähtajalised tööd — kõik korraga. See juhend selgitab, kuidas Ukut kasutada nii, et kiiret ajaga toime tulla, mitte selles uppuda.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud, kes haldavad büroo tööplaani malle ja jälgivad üldist edenemist.
• Iga kasutaja, kes haldab oma kliendiportfelli esitamishooajal.

Kui bürool puudub veel eraldiseisev aastaaruande või maksudeklaratsiooni tööplaani mall, loo see kohe. Hea mall teeb kolme asja: tagab, et mitte midagi ei ununeks, muudab töö kõigile nähtavaks ja genereerib ülesandeid automaatselt ilma käsitsi sekkumiseta.

• Dokumentide kogumise ülesanne (saadetakse kliendile või Kliendiportaali kaudu)
• Vastavusseviimise ülesanne
• Finantsaruannete koostamine
• Maksudeklaratsiooni koostamine
• Sisemise ülevaatuse ülesanne
• Kliendi kinnitamise ülesanne
• Esitamise ülesanne
• Esitamisjärgse kinnituse ülesanne

Mitte igale kliendile pole kõik kaheksa sammu vajalikud. Mall peaks katma kõige keerukama kliendi vajadused — lihtsamate klientide puhul saab lihtsalt vastava sammu linnukese eemaldada.

Vaata täpsemaid juhiseid: Kliendi tööplaani mallide kasutamine ja Projekti tööplaani mallide loomine.

Kui aastaaruande mall on klientidel juba aastatäpse korduvusega kasutusel, genereeritakse ülesanded automaatselt. Kui mall tuleb rakendada klientidele, kellel seda veel pole:

1. Ava iga klient ja mine vahekaardile Plaan.
2. Klõpsa Vali mall ja vali oma aastase esitamise mall.
3. Määra väljal Korda ülesandeid alates asjakohase aasta alguskuupäev.
4. Kinnita ülesannete plaan.

Kui rakendad sama malli paljudele klientidele, tee seda klientide nimekirjast süstemaatiliselt — filtreeri kliendigrupi järgi, kui oled kliendid teenustaseme või esitamistüübi järgi kategoriseerinud.

Monitoorimise vaade on maksuhooajal parim tööriist kogu olukorra ülevaateks. See näitab ühel pilgul iga kliendi seisundit — kes on graafikus, kellele pole piisavalt tähelepanu pööratud ja kes tarbib oodatust rohkem aega.

1. Ava Monitooring peamisest navigatsioonist.
2. Vaata jooksevat kuud. Punasena (Üle) kuvatud kliendid võivad tarbida ebaproportsionaalselt palju aega. Rohelisena (Alla) kuvatud klientide töö võib olla alustamata.
3. Filtreeri Olek = Üle järgi, et näha ainult kliendid, kellel töö ületab eesmärke. Mahukasvu arutelud peaksid toimuma kohe, mitte arve esitamise ajal.

Maksuhooajal on normaalne, et mõned kliendid kuvatakse üle eesmärgi — aastaaruanded võtavad tavaliste kuude võrreldes tõepoolest rohkem aega. Monitoorimise väärtus ei ole iga ületuse märkimine, vaid oodatud hüppe eristamine ootamatust. Vaata Monitooringu kasutamine täieliku juhendi saamiseks eesmärkide seadmise ja lugemise kohta.

Iga kasutaja töölaud näitab ülesandeid tähtpäeva järgi sorteeritult. Hooajal aita oma meeskonnal töölaua kasutust optimeerida:

• Lähenevate tähtaegadega ülesanded peaksid olema üleval. Kui need on maetud, kasuta valikut Sortimine tähtpäeva järgi sortimiseks.
• Tähtajast möödunud ülesanded kuvatakse punasega. Mitme punase ülesandega kasutajaga tuleks rääkida töömahust, mitte saata talle pelgalt meeldetuletus.
• Ettevõtte peakasutajad saavad filtreerida Töölaua mis tahes kasutaja vaatele, kasutades kasutaja filtrit — kasulik kiireks ülevaateks ilma inimest katkestamata.

Vaata Uku töölaua ülevaade ja Kuidas töölaudu tõhusalt kasutada.

Maksuhooaeg on aeg, mil ajaarvestuse distsipliin loeb enim, sest just sel perioodil on lisaarve kõige tõenäolisem. Kui meeskond ei arvesta aega jaanuarist aprillini, kaotad andmed, mida täpseks arveldamiseks ja hilisemateks hinnakõnelusteks vaja läheb.

• Seadista Ülesande kiirvalikud kõige levinumate maksuhooaja ülesannete jaoks (telefonikõne kliendiga, dokumentide ülevaatamine, deklaratsiooni ettevalmistamine). Ühe klõpsuga käivitub taimer — vormi täitmist ei nõuta. Vaata Ülesande kiirvalikud.
• Tuleta meeskonnale meelde kasutada taimeri funktsiooni ülesannetes, mitte logida aega tagantjärele. Tagasiulatuvad kanded on vähem täpsed ja tõenäolisemalt unustatavad.
• Pärast igat töönädalat kontrolli kiiresti Raport > Aeg vahekaardilt, kas mõnel kasutajal on suured lüngad ajakirjetes. Vaata Raportid — aja vahekaart ja Kattuvuste ja puuduvate ajakirjete leidmine.

Maksuhooaja arveldamisel tehakse sageli viga, oodates aprillini kõige arveldamisega. Selleks ajaks on kogunenud kolme kuu töö, kliendid on suurtest arvetest üllatunud ja konkreetsete perioodide töödega on raskem arvestada. Parem lähenemine:

Kui klient on fikseeritud kuumääraga, peaks regulaarne arve väljuma tavapäraselt. Aastaaruande töö, mis ületab kuumäära, tuleks märkida lisatööna (märgi ülesanne Lisatöö lipuga) ja arveldada eraldi pärast töö lõpetamist.

Vaata Kuidas märkida lisatööd, et teada saada, kuidas märkida ülesandeid ja ajakirjeid, mis ületavad standardset mahtu.

Pärast iga perioodi arveldamist käivita Puuduv arveldamine, et leida arveldatav töö, mis jäi arvest välja. See on eriti oluline esimeses kvartalis, kui töömahud on suured ja üksikud ajakirjed võivad lünkadesse kukkuda.

1. Ava https://app.getuku.com/missed-billing.
2. Määra kuupäevavahemikuks eelmine kuu.
3. Vaata kuvatavaid kirjeid. Vali need, mida soovid taastada, ja too need jooksva perioodi alla.

Vaata Puuduva arveldamise leidmine ja haldamine täieliku protsessi kohta.

Kui esitamishooaeg lõpeb (tavaliselt aprilli lõpus või mais), tee koristuspass:

• Kontrolli, et kõik aastased esitamise ülesanded on märgitud tehtuks. Tehtuks märkimata ülesanded, mis on tähtajast mööda, koormavad töölaudu ja raporteid.
• Käivita monitooringu raport esimese kvartali kohta. Kas mõni klient ületas pidevalt oma eesmärke? See on andmepunkt hinnakõneluseks lepingu uuendamisel. Vaata Andmepõhised hinnakõnelused.
• Vaata üle oma tööplaani mallid. Kas mõni samm lisati pidevalt käsitsi? Kui jah, lisa see malli, et järgmisel aastal automaatselt genereeruda. Vaata Klientide ülesannete uuendamine mallimuudatustest.
• Kontrolli Flextime raportit, et näha, kas mõni kasutaja kogus kiire perioodi jooksul märkimisväärse üleaja. Seda võib olla vaja tasakaalustada tulevasele töömahtude planeerimisele. Vaata Raportid — Flextime vahekaart.

Maksuhooaeg kulgebki Ukus ladusalt, kui taristu — mallid, monitoorimise eesmärgid, arvelduslepingud — on seadistatud enne selle algust. Kui leiad end need hooaja keskel üles ehitamas, keskendu järgmise aasta seadistuse õigesti tegemisele. See tasub ennast kiiresti ära.