Monitoringu seadistamine väiksele raamatupidamisbüroole

Monitooring on üks neist funktsioonidest, kus “täielik seadistus” on “igasuguse seadistuse” vaenlane. Raamatupidamisbüroo, kes üritab konfigureerida iga mõõdikut iga kliendi jaoks, lõpetab tavaliselt ühtegi mitte seadistamata, sest ülesanne tundub liiga suur. See juhend käsitleb pragmaatilist lähenemist: alusta klientidega, kes kõige rohkem loevad, kasuta mõõdikuid, mida juba usaldad, ja laiene sealt edasi.

Täieliku funktsioonikäsitluse jaoks (iga veerg, iga filter, iga ekspordi valik) vaata Monitoringu ülevaade. See artikkel keskendub sellele, mida esmalt seadistada ja miks.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud konfigureerivad monitooringu eesmärke ja viivad läbi ettevõtteülest ülevaatust.
• Ettevõtte kasutajad, kellel on kliendil Kliendi peakasutaja õigus, saavad oma klientide eesmärke vaadata ja uuendada.
• Nõuab Monitoringu äpi aktiveerimist Seaded & Äpid all. Saadaval Team paketist alates.

Kui Monitooring ei ilmu veel peaNavigatsioonis, aktiveeri see esmalt:

1. Mine Seaded & Äpid.
2. Leia Monitooringu äpikaart ja klõpsa selle avamiseks.
3. Klõpsa Aktiveeri.

Monitooring ilmub nüüd peaNavigatsiooni menüüsse.

Sul pole vaja kõiki kliente seadistada. Alusta klientidega, kus teenustaseme nähtavus tegelikult loeb:

• Fikseeritud tasuga kliendid — just siin on marginaali monitooring kõige tähtsam. Kui fikseeritud tasuga klient võtab 30% rohkem tunde kui eelarves, kaotad nende peal raha. Kogu aja eesmärgid märgustavad seda kohe.
• Suure käibega kliendid — klient, kes esindab 10% sinu käibest, väärib rohkem nähtavust kui see, kes esindab 0,5%.
• Hiljuti ümberhinnastatud kliendid — kui muutsid hiljuti kliendi tasu, ütleb Monitooring, kas uus hind peab tegeliku töö vastu.

Esialgseks seadistuseks vali 10–15 klienti. Kui harjumus on tekkinud, saad ajas lisa lisada.

Lihtsaim ja kasulikem monitoringu mõõdik enamiku väikeste raamatupidamisbüroode jaoks on Kogu aeg — kliendi vastu kuus logitud tunnid kokku.

1. Ava peaNavigatsioonis Monitooring.
2. Leia klient nimekirjast ja klõpsa nende real redigeerimise ikooni.
3. Vali monitoringu redaktoris perioodi valija abil jooksev kuu.
4. Sisesta Kogu aeg alla oma eesmärk tunnid sellele kliendile kuus.
5. Määra ± vahemik. Näiteks kui ootad 8 tundi ja ±2 vahemikku, näitab kõik 6–10 tunni vahel kui “Õigel rajal”. Sellest vahemikust väljaspool olev töö näitab kui “Alla” või “Üle”.
6. Klõpsa Salvesta.

Pärast salvestamist kandub see eesmärk automaatselt tulevastesse kuudesse. Pead seda muutma ainult siis, kui kliendi teenuse ulatus muutub.

Kust leida õiged eesmärk tunnid? Vaata iga kliendi viimase 3 kuu logitud aega Raport > Aeg vahekaardil. Keskmine annab mõistliku lähtepunkti. Vaata Raportid — Aeg vahekaart.

Kui su raamatupidamisbüroo hindab teatud teenuseid eraldi — palgaarvestus ühiku tariifiga, KMD fikseeritud kvartaalse tasuga — lisab teemataseme monitooring kasulikku detailsust. Näed mitte ainult kogu tunde, vaid ka seda, kas aeg iga teenuse tüübi peal vastab ootustele.

Teemapõhise monitooringu kasutamiseks:

1. Mine Seaded & Äpid > Ülesanded > Teemad.
2. Leia teemad, mida soovid monitoorida (näiteks “Palgaarvestus” või “KMD”) ja luba igal neist Monitooringu märkeruut.
3. Naase kliendi monitoringu redaktorisse ja näed neid teemasid nüüd monitoringuveergudena.
4. Määra eesmärk igale asjakohasele teemale.

Alusta ühe-kahe suurima mahuga teenuse tüübiga. Liiga paljude teemaeesmärkide lisamine loob kognitiivset müra — iga veerg, mis alati rohelist näitab, on veerg, mida sul polnud vaja.

Vaata Kuidas teemasid kasutada selle kohta, kuidas teemad platvormil toimivad.

Kui pead korraga seadistama eesmärke 20+ kliendile, on tabelarvutuse import kiirem kui iga klienti käsitsi redigeerida:

1. Ava Monitooring ja klõpsa Ekspordi Excelisse.
2. Täida eesmärgi väärtused tabelarvutuses iga kliendi jaoks.
3. Klõpsa Impordi ja laadi üles täidetud fail.

See on õige tööriist esialgseks hulkseadistuseks. Kasuta redaktorit üksikute klientide pidevaks kohandamiseks. Vaata Kuidas kasutada Monitoringut täieliku ekspordi/impordi protsessi jaoks.

Eesmärgid, mida kunagi ei üle vaadata, on eesmärgid, mille järgi kunagi ei tegutseta. Ülevaatusharjumus on see, mis muudab monitooringu väärtuslikuks.

Väikese raamatupidamisbüroo jaoks võtab igakuine ülevaatus iga kuu alguses umbes 20 minutit:

1. Ava Monitooring ja määra periood eelmisele kuule.
2. Filtreeri Olek = Üle. Need on kliendid, kus töö ületas eesmärgi vahemiku. Kas ületamine on järjepidev? Kas tasu tuleks tõsta, või oli see ühekordne tõus?
3. Filtreeri Olek = Alla. Neil klientidel logiti oodatust vähem aega. Kas tegime lihtsalt vähem tööd, või on ülesandeid, mis oleks pidanud olema tehtud, aga polnud?
4. Märgi kliendid, kellel on järjepidevalt suured ületamised. Need on sinu hindade ülevaatuse kandidaadid. Vaata Hinnaläbirääkimised andmetega.

Kui klient võtab praegu 12 tundi kuus ja määrad eesmärgiks 8 tundi, sest nii ütleb leping, näitab Monitoringu vaade selle kliendi jaoks alati punast. Kasuta tegelikke andmeid realistlike lähteeesmärkide seadmiseks, seejärel kasuta monitoringut lõhe tuvastamiseks — ja siis otsusta, mida sellega peale hakata.

Kümme hästi hooldatud eesmärki on kasulikumad kui 80 hoolitsematut. Parem on monitoorida kõige olulisemaid kliente hästi, kui omada Monitoringu lehekülge, millele keegi ei vaata, sest signaal-müra suhe on liiga madal.

Monitoringu eesmärgid kanduvad automaatselt edasi, mis on kasulik — kuid see tähendab, et pead neid uuendama, kui kliendi teenuse ulatus muutub. Kui lepingut uuesti läbi räägid, uuenda monitoringu eesmärki samas sessioonist. See võtab 2 minutit ja hoiab andmed usaldusväärsena.