Uue kliendi seadistamine Ukus — täielik juhend

Uus leping on just allkirjastatud. Tead, millist tööd hakkad tegema, kliendi andmed on sul olemas ja nüüd on vaja kõik nii seadistada, et õiged ülesanded jõuaksid õigete inimeste lauale õigetel kuupäevadel — ilma et peaksid kedagi käsitsi taga ajama. See juhend viib sind läbi kogu seadistuse esimesest päevast aktiivselt juhitud ja korrektselt arveldatud kliendini.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud saavad selles juhendis kõike teha.
• Ettevõtte liikmed, kellel on kliendil Kliendi peakasutaja õigus, saavad seadistada Tööplaani ja põhilisi ülesandeid, kuid arveldamist ega Monitooringut nemad seadistada ei saa.

Ukus käib kõik kliendikirje ümber. Alusta sellest.

1. Klõpsa vasakust menüüst Kliendid ja seejärel Lisa klient.
2. Täida Ettevõtte nimi (kohustuslik). Lisa registrikood, aadress ja muud väljad, mida su büroo kasutab.
3. Määra Vaikimisi kasutaja — tiimi juht, kes vastutab selle kliendi eest. See inimene saab AML-i meeldetuletused ja on kliendi ülesannete vaikeomanik.
4. Määra ka teised liikmed, kes sellel kliendil töötavad. Nad peavad siin olema määratud, enne kui ilmuvad ülesannete määramise valikutes.
5. Vali Kliendigrupp, kui kasutad gruppe oma kliendibaasi segmenteerimiseks (näiteks tegevusvaldkonna või teenuse taseme järgi).
6. Klõpsa Salvesta.

Kontrolli, et nimi on kirjas täpselt nii, nagu see peab arvele ilmuma. Arve PDF-ile võetakse kliendi nimi ja aadress otse kliendikirjest — hilisem parandamine tähendab juba saadetud dokumentide uuesti tegemist.

Täielikuks väljade ülevaateks (lisaväljad, kontaktirollid, grupiliikmelisus) vaata Klientide lisamine ja muutmine.

Kliendikirje ilma kontaktita on poolik. Vähemalt üks kontakt on vaja, enne kui saad saata portaali kutseid või määrata vaikimisi kontakti kirjavahetuseks.

1. Ava klient ja mine vahekaardile Kontaktid.
2. Klõpsa Lisa kontakt ja sisesta isiku nimi, e-posti aadress ja telefoninumber.
3. Kui see inimene peaks arveid saama, märgi tema e-posti aadress siia — seda kasutatakse arvete saatmisel vaikimisi saajana.
4. Kui su büroo kasutab AML-i ja see inimene on tegelik kasusaaja või allkirjaõiguslik isik, läheb tema andmeid vaja järgmise etapi AML-väljadele.

Enamiku klientide jaoks piisab ühest-kahest kontaktist. Suuremate klientide puhul, kus on mitu osakonda, võid lisada rohkem — kuid kutsu portaali ainult need kontaktid, kes ligipääsu päriselt vajavad.

Tööplaan on korduva klienditöö haldamise süda. Siin määrad, millised ülesanded korduvad, kui tihti ja kes vastutab.

1. Ava klient ja mine vahekaardile Tööplaan.
2. Klõpsa Vali mall ja vali mall, mis vastab pakutavatele teenustele. Uku sisaldab riigipõhiseid malle levinud koostöövormide jaoks (igakuine raamatupidamine, kvartali KMD, aastaaruanded). Kasuta oma büroo malle, kui need on olemas.
3. Vaata ülesannete nimekiri üle. Tühista märge ülesannetel, mis sellele kliendile ei kehti. Klient, kellel on ainult põhiline raamatupidamispakett, ei vaja tõenäoliselt täielikku aastaaruande tööplaani.
4. Määra Loo korduvus alates kuupäev — see määrab, millal korduvad ülesanded hakkavad tekkima. Kui klient alustab sel kuul, määra jooksva kuu algus.
5. Klõpsa Kinnita tööplaan.

Ära muretse, et Tööplaan peab esimesel päeval täiuslik olema. Ülesandeid saab alati lisada, eemaldada või kordumist muuta vahekaardilt Tööplaan. Mõtle mallist kui lähtepunktist, mitte kohustusest.

Lisateavet leiad artiklitest Kuidas lisada ülesannete plaan (Tööplaan) ja Kuidas seadistada ja hallata korduvaid ülesandeid.

Kui su büroo arveldab selle kliendiga (enamik teebki), seadista nende leping kohe, et arveid saaks automaatselt luua.

1. Ava klient ja mine vahekaardile Finantsid, seejärel vali Lepingud.
2. Klõpsa Lisa leping. Vali arveldamise tüüp, mis vastab koostööle: fikseeritud kuutasu, tunnitöö, ühikupõhine (palgalehed, KMD-deklaratsioonid) või kombinatsioon.
3. Määra lepingu alguskuupäev ja arveldusperiood (kõige tavalisem on kuu).
4. Lisa lepingusse tooted — need on arveldatavad kirjed, mis ilmuvad arvetel.
5. Klõpsa Salvesta.

Kui lepingut pole seadistatud, saad arveid ikka käsitsi luua — kuid leping on see, mis võimaldab arvete automaatset loomist ja „Missed Billing” (arveldamata jäänud tööde) jälgimist. Tasub need 10 minutit kohe ära panna.

Toodete ja lepingute põhjalikuks seadistamiseks vaata Kuidas lepinguid seadistada ja Arveldamise ülevaade.

Monitooring laseb sul jälgida, kas täidad selle kliendi lepingus kokkulepitud teenustaseme. Uue kliendi puhul võtab põhiliste eesmärkide seadistamine umbes kaks minutit ja säästab hiljem palju oletamist.

1. Vali peamenüüst Monitooring.
2. Leia klient nimekirjast ja klõpsa kliendi real redigeerimise ikoonil.
3. Määra Kogu aeg — eesmärk, mis kajastab tunde, mille kuus selle kliendi peale kulutad.
4. Kui sul on teemapõhiseid kokkuleppeid (näiteks 4 tundi palgaarvestust kuus), lisa ka teemataseme eesmärgid.
5. Klõpsa Salvesta.

Pärast eesmärkide seadistamist kannab Uku need automaatselt edasi igasse kuusse — pead tagasi tulema ainult siis, kui midagi muutub. Täielik juhend on artiklis Kuidas kasutada Monitooringut.

Kui su büroo tegutseb reguleeritud jurisdiktsioonis ja peab uutel klientidel tegema AML-i (rahapesu tõkestamine) hoolsuskontrolli, täida AML-väljad enne töö alustamist. Need väljad lisatakse kliendikirjele automaatselt, kui AML-äpp on aktiveeritud.

1. Ava kliendikirje ja keri AML-i jaotiseni (nähtav, kui AML-äpp on aktiivne).
2. Täida Riskiprofiil (Madal / Keskmine / Kõrge), Dokumendi tüüp, Dokumendi number ja Dokument kehtib kuni kuupäev.
3. Tee sama kõigi kontaktide puhul, kes on tegelikud kasusaajad.

Uku loob siia sisestatud kuupäevade põhjal automaatselt meeldetuletusülesanded enne isikudokumentide või riskiprofiilide aegumist. Ära jäta seda sammu vahele, kui AML-i vastavus on osa sinu büroo seadistamise kontrollnimekirjast. Täielik seadistuse juhend on artiklis Rahapesu tõkestamise (AML) vastavus.

Kliendiportaal tasub seadistada nendele klientidele, kes saadavad dokumente, allkirjastavad lepinguid või suhtlevad regulaarselt oma ülesannete teemal. See vähendab e-kirjavahetust ja annab kliendile ühe koha, kus su bürooga suhelda.

1. Luba portaal sellele kliendile: ava kliendikirje, klõpsa Muuda kliendi andmeid ja lülita sisse Kliendiportaali lüliti.
2. Mine vahekaardile Kontaktid, ava kontakt, kellel peaks olema portaalile ligipääs, ja märgi ruut Ligipääs lubatud.
3. Klõpsa Saada kutse. Kontakt saab e-kirjaga ühekordse sisselogimislingi — salasõna pole vaja.

Vaata ka Kuidas seadistada Kliendiportaali ja Anna Kliendiportaali ligipääs kontaktile.

Kuu aega pärast seadistamist tee kiire ülevaatus:

• Kas korduvad ülesanded ilmuvad õigeaegselt ja saavad tehtud?
• Kas esimene arve genereeriti korrektselt? Kas summa oli õige?
• Kas Monitooringu olek on plaanis — või on juba märke töömahu kasvust?
• Kas klient on portaali kasutanud, või suhtleb ikka ainult e-posti teel?

Esimene kuu uut koostööd on parim aeg seadistusvigade leidmiseks, enne kui need kuhjuvad. 15-minutiline ülevaatus nüüd säästab hiljem tunde korrastamisest.

Kõige levinum põhjus on see, et Tööplaan pole kinnitatud. Mine kliendi vahekaardile Tööplaan ja kontrolli, kas ülesanded on nimekirjas. Kui tööplaan on mustandiolekus, klõpsa Kinnita tööplaan. Kontrolli ka, et Loo korduvus alates kuupäev on möödunud — ülesanded ei ilmu enne nende alguskuupäeva.

Kontrolli, kas lepingus olevad tooted vastavad kokkulepitule. Tunnitöö klientide puhul kontrolli ka, et ajakirjed kantakse arveldatavate teemade alla. Vaata Halda arveldatavat ja mittearveldatavat aega.

Kontrolli, kas kontakti e-posti aadress on Ukus õige. Palu kliendil vaadata rämpspostikausta. Kutset saab igal ajal kontakti paneelilt uuesti saata — uus link muudab vana kehtetuks. Vaata Kuidas kliendid Kliendiportaali sisse logivad.