Iganädalane büroo ülevaade Ukus

Parimatel raamatupidamisbüroodele on ühine harjumus: kindel iganädalane hetk kogu pildi vaatamiseks, mitte ainult oma kliendinimekirja. Mitte pikk koosolek. Mitte olekuraport. Lihtsalt struktureeritud 30-minutiline läbivaatamine andmetest, mis näitab, mis on hilinenud, mis läheb valesti ja mis vajab tähelepanu enne, kui sellest saab kriis.

See juhend käsitleb esmaspäevase ülevaate rutiini kasutamist Ukus. Esmaspäev sobib hästi, sest saad seada nädala prioriteedid siis, kui neil on veel aega tegutseda. Reede sobib ka — vaatad üle, mis saavutati, ja märgid ülekantavad kirjed. Vali, mis büroole sobib.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud — see on büroüleselt kõigile klientidele ja raportitele ligipääsu nõudev ülevaade.
• Seda rutiini saab kohandada tiimijuhtidele, kellel on Kliendi peakasutaja õigused teatud klientide alamhulga üle.

Iganädalane ülevaade peaks kestma 30 minutit, mitte tund filtrite ümberseadistamisele. Esimest korda tehes salvesta iga peatuse juures vaade, et tulevased ülevaated algaksid kohe õiges vaates.

Salvestatud vaade jäädvustab praeguse filtri oleku, vaate ja (vajaduse korral) perioodi. Klõpsa Salvesta vaade tööriistaribal pärast iga vaate seadistamist. Vaata artiklit Kuidas kasutada salvestatud vaateid.

Alusta Töölaual. Seadista kasutajafiltri väärtuseks Kõik kasutajad (seda saavad teha Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud) ja lisa filter Staatus = Hilinenud või sorteeri tähtaja järgi, hilinenud kirjetega üleval.

Iga hilinenud ülesande puhul küsi:

• Kas see on tõesti blokeeritud, või lihtsalt unustatud? Unustatud ülesanne vajab ülesandega seotud kasutaja õrna meeldetuletust.
• Kas tähtaeg on endiselt realistlik? Kui mitte, planeeri ümber, mitte lase sellel tähtaja ületanud kirjana seista.
• Kas on mustrit? Sama inimene tähtaja ületanud ülesannetega igal esmaspäeval on mahu vestlus, mitte ülesande vestlus.

Sa ei pea lahendama iga tähtaja ületanud ülesande ise — nende tuvastamine ja õige inimese teavitamine on piisav. Vaata artikleid Kuidas tõhusalt kasutada töölaudu ja Hulktoimingud töölaual.

Ava Monitooring ja kontrolli jooksevat kuud. Filtreeri Staatus = Ületatud järgi, et näha kliente, kus töö ületab eesmärke.

Selle peatuse küsimus ei ole “miks see klient on üle?” (see nõuab täielikku vestlust). Küsimus on “kas on üllatusi?” Klient, kes on 10% üle iga kuu, on teadaolev muster. Klient, kes hüppab ühe nädala jooksul järsku 200%-ni eesmärgist, on signaal, mis tasub sel hommikul uurimist.

Samamoodi filtreeri kuu lõpu poole Staatus = Alustamata järgi. Kliendil, kellel peaks nädala 3 lõpuks olema 10 tundi logitud, kuid on 1, võivad olla lõpetamata ülesanded või mõõtmata jäetud töö.

Vaata artiklit Kuidas kasutada Monitooringut.

Eelmise nädala kohta ava Raport > Aeg ja otsi kasutajaid nulli või peaaegu nulli lähedaste mõõdetud tundidega. See ei ole järelevalve — see on probleemi varajase tabamise kohta. Kasutaja, kes unustas kolm päeva eelmisel nädalal aega logida, saab selle nüüd parandada. Kui seda ei avastata enne arveldusperioodi sulgemist, võib aeg olla kadunud.

Kontrolli ka ühe kliendi puhul ebatavaliselt suurt ajakulu — see võib viidata sellele, et ülesanne on oodatust keerulisem ja võib viia kliendiga ületamise vestluseni. Vaata artiklit Raportid — Aja vahekaart.

Viimane peatus on tulevikku suunatud. Nähtu põhjal:

• Kas eelmisest nädalast on ülesandeid, mis jäid tegemata ja vajavad selget triaaži? Määra need, planeeri ümber või märgi Tähtsaks, et need saaksid sel nädalal prioriteedi. Vaata artiklit Kuidas märkida ülesandeid tähtsaks.
• Kas on kliente, kes vajavad proaktiivset suhtlust? Kui tarnitav on hilinemas, on parem öelda kliendile nüüd, kui oodata tähtaja möödumist.
• Kas on selle nädala graafikus midagi, mis vajab ressursside kohandamist? Vaata Kalenderit kõigi ülesannete osas, millel on kontsentreeritud tähtajad hiljem nädalas, mida võib olla vaja ümber jaotada.

Ülevaate rutiin toimib, sest see on etteaimatav ja piiritletud. 30 minutit, sama aeg igal nädalal, samad neli peatust. Hetkel, kui see hakkab laienema (“kuni ma siin olen, vaatan ka…”), lakkab see olemast ülevaade ja muutub ad hoc uurimiseks. Kaitse ajaraamistikku.

Aja jooksul muutub ülevaade ka kiiremaks. Kui iga peatuse juures on salvestatud vaated, on navigeerimine kohene. Kui oled seda mõnda kuud teinud, kujuneb välja kalibreeritud arusaam sellest, mis on normaalne — nii et tõelised üllatused paistavad selgelt silma.

Alla viie inimesega büroos ei pruugi mõned peatused kehtida. Kui sul on ainult 10–15 klienti, võib monitooringu peatus võtta 2 minutit, mitte 5. Kohanda ülevaadet oma tegelikkusele — struktuur on lähtepunkt, mitte jäik formaat.

Ainus peatus, mida ei tohiks kunagi vahele jätta, olenemata büroo suurusest: tähtaja ületanud ülesanded. Klienditeenustes on hilinenud tähtaja maksumus ebaproportsionaalne ajavõrdluses, mis kulub selle varajaseks tabamiseks.