Kliendi tööplaani mallid

Kliendi plaan on kõikide korduvate ja ühekordsete ülesannete kogum, mida on vaja kliendi teenindamiseks — igakuine raamatupidamine, kvartaalne KMD, aastaaruanded ja kõik muu vahepeal. Loo mall korra Seaded & Äpid → Ülesanded → Mallid all ja rakenda see mis tahes kliendile, et seadistada ühtne ülesannete kogum sekunditega. See artikkel kirjeldab kliendi tööplaani mallide loomist, kombineerimist ja klientidele rakendamist.

• Ettevõtte omanikud ja ettevõtte peakasutajad — täielik mallide haldus vaikimisi (loomine, muutmine, duplitseerimine, kustutamine).
• Ettevõtte liikmed — ainult siis, kui ettevõtte omanik või peakasutaja annab neile tööplaani mallide haldamise õiguse. Seda hallatakse kasutajarollide ja õiguste kaudu.
• Malli rakendamiseks kliendile on vajalik juurdepääs sellele kliendile (ettevõtte peakasutaja/omanik või liige, kellel on Kliendi peakasutaja õigus).

See artikkel käsitleb kliendi tööplaani malle — korduvad ja ühekordsed ülesanded, mis on seotud pideva klienditeenindusega (igakuine raamatupidamine, kvartaalne KMD). Need asuvad Seaded & Äpid → Ülesanded → Mallid all.

Lõplike projekti mallide (auditid, eriprojektid) kohta, mis on seotud projekti olekuvooga, vaata Kuidas luua projekti tööplaani malle.

Kliendi tööplaani malli loomiseks on kolm viisi: laadi üles Excelist, loo käsitsi või duplitseeri olemasolev.

Tee: Seaded & Äpid → Ülesanded → Mallid

Laadi üles Exceli fail, et luua kliendi tööplaani mall ühe sammuga.

1. Valmista ülesannete mall Exceli failina ette. Laadi valmis mallid alla Uku raamatupidamise mallide lehelt.
2. Klõpsa Lae mall üles.
3. Üleslaadimise aknas lohista fail siia või vali see oma arvutist.
4. Mall ilmub sinu nimekirja koos üleslaadimise kuupäeva ja kellajaga.

Malli ümbernimetamiseks, duplitseerimiseks või kustutamiseks klõpsa mis tahes malli kõrval olevat kolme punkti menüüd.

Loo kliendi tööplaani mall nullist tööplaani redaktoris, lisades ülesandeid ükshaaval.

1. Mallide jaotises klõpsa + Lisa. Uku avab redaktori Uus kliendi tööplaan (terve leht, mitte lihtne nime küsimine).
2. Sisesta nimi ülaosas väljale Tööplaani nimi. Väiksemaid, modulaarseid malle (näiteks eraldi mall aastaaruannete jaoks) on lihtsam kombineerida kui ühte malli, mis katab kõike.
3. Lisa ülesandeid. Ülesannete ala on alguses tühi (Vali tööplaan) ja seda saab täita kahel viisil:
   • Nullist — klõpsa Lisa ülesanne (üleval paremal) ja täida ülesande andmed. Korda iga ülesande jaoks. Klienti ega kasutajat pole vaja määrata.
   • Olemasolevatest ülesannetest — märgi vasakul Tööplaani mallid külgribas mall, et selle ülesanded importida, või klõpsa olemasolev tööplaan (või vahekaart Klientide tööplaanid), et kopeerida ülesandeid teise kliendi plaanist.
4. Ülesanded on vaikimisi korduvad (tähistatud lilla päisega). Ühekordseks muutmiseks vali ülesande algus-/tähtaja menüüst Korduvus puudub.
5. Salvesta mall. Salvestamata katkestamiseks klõpsa Katkesta.

Duplitseeri olemasolev kliendi tööplaani mall, et kasutada selle struktuuri uue malli jaoks.

1. Ava Seaded & Äpid → Ülesanded → Mallid.
2. Klõpsa malli kõrval olevat kolme punkti menüüd ja vali Duplitseeri.
3. Uku loob koopia, mis on eeltäidetud kõikide ülesannete, korduvusreeglite, checklistide ja sõltuvustega originaalist.
4. Nimeta koopia ümber, kohanda ülesandeid vastavalt vajadusele ja salvesta.

Samuti saad kopeerida ülesandeid ühe kliendi plaanist teise, klõpsates tööplaani redaktori külgribas vahekaardile Kliendid ja valides lähtekliendi.

Malli avamisel (või kliendi plaani koostamisel) on redaktoril kaks põhiala:

• Malli külgriba (vasakul) — sirvi ja vali malle või kopeeri ülesandeid olemasolevate klientide plaanidest.
• Ülesannete tabel (paremal) — kõik ülesanded praeguses plaanis, grupeeritud korduvuse perioodi järgi (iganädalane, igakuine, kvartalipõhine, iga-aastane).

Külgribal on kaks vahekaarti:

• Mallide vahekaart — loetleb ettevõtte malle ja sisseehitatud näidismalle (riigipõhised töömallid raamatupidamise, palgaarvestuse ja maksu töövoogude jaoks).
• Klientide vahekaart — võimaldab kopeerida ülesannete struktuure olemasolevatest klientide plaanidest.

Mõlemal vahekaardil on otsinguväli. Klõpsa malli nimel (ilma märkeruutu valimata), et esile tõsta ainult selle malli read ülesannete tabelis.

Malli või kliendi plaani koostamisel saad tõmmata ülesandeid mitmest mallist ühte ülesannete tabelisse.

1. Leia tööplaani redaktoris vasakul Tööplaani mallid külgriba.
2. Märgi märkeruut iga malli kõrval, mida soovid kaasata — selle ülesanded lisatakse ülesannete tabelisse.
3. Märgi täiendavaid malle, et neid kombineerida (näiteks “Igakuine raamatupidamine” + “Kvartaalne KMD”).
4. Tühjenda märkeruut, et malli ülesanded tabelist uuesti eemaldada.

Iga malli ülesanded tulevad koos oma korduvusreeglite, checklistide, kirjelduste, teemade, prognooside ja sõltuvustega — sõltuvused vastendatakse automaatselt (kui ülesanne B sõltub ülesandest A, kandub see seos üle).

Rakenda kliendi tööplaani mall ühele konkreetsele kliendile, et seadistada tema korduvate ülesannete plaan. Kliendi plaani seadistamiseks on kolm viisi: rakenda mall, kopeeri teiselt kliendilt või lisa ülesanded käsitsi. (Malli määramiseks paljudele klientidele korraga vaata Malli rakendamine mitmele kliendile korraga.)

Tee: Kliendid → [kliendi nimi] → Plaan

1. Vali peamenüüst Kliendid.
2. Ava klient, keda soovid seadistada.
3. Vali kliendi navigatsioonis vahekaart Plaan.
4. Klõpsa Vali mall.
5. Vali loendist mall:
   • Sisseehitatud mallid — raamatupidajate koostatud valdkonnastandardid
   • Ettevõtte mallid — sinu büroo jaoks loodud kohandatud mallid
   • Ülesandeid saab kombineerida mitmest mallist
6. Kasuta valikut Loo korduvus alates, et määrata, millal korduvad ülesanded peaksid algama (vaata allpool jaotist “Alguskuupäevade seadmine korduvuse perioodi järgi”).
7. Vaata ülesannete loend üle. Tühjenda ülesanded, mida pole vaja, või klõpsa + Lisa ülesanne, et lisada rohkem.
8. Klõpsa Kinnita ülesannete plaan, et lõpetada.

Pärast kinnitamist ilmuvad kõik valitud ülesanded kliendi profiilil ja määratud kasutajate töölaual vastavalt nende alguskuupäevadele ja korduvusmustritele.

Kasuta seda meetodit, kui sul on sarnane klient, kelle plaani soovid korrata, või mitme identse teenusepakettiga kliendi seadistamisel.

1. Ava klient ja vali vahekaart Plaan.
2. Klõpsa Vali mall.
3. Vali malliallikate loendist Kliendid.
4. Vali klient, kelle plaani soovid kopeerida.
5. Määra kuupäev Loo korduvus alates.
6. Lisa või eemalda ülesandeid vastavalt vajadusele, seejärel klõpsa Kinnita ülesannete plaan.

Kasuta seda meetodit, kui kliendil on ainulaadsed nõuded, mis ei sobi ühtegi malli, või kui vajad vaid mõnda konkreetset ülesannet.

1. Ava klient ja vali vahekaart Plaan.
2. Klõpsa Lisa ülesanded ükshaaval.
3. Täida ülesande andmed: pealkiri, kirjeldus, algus- ja tähtajad, korduvusmuster, määratud kasutajad, teema, checklist elemendid ja lisaväljad.
4. Klõpsa Lisa, et ülesanne salvestada.
5. Korda iga lisatava ülesande jaoks.
6. Kui oled lõpetanud, klõpsa Kinnita ülesannete plaan.

Loo korduvus alates paneel ilmub ülesannete tabeli all, kui rakendad plaani kliendile. Sea iga korduvuse sageduse jaoks kohandatud alguskuupäevad:

• Iganädalane — millal iganädalased ülesanded peaksid korduma hakkama
• Igakuine — millal igakuised ülesanded peaksid korduma hakkama
• Kvartalipõhine — millal kvartalipõhised ülesanded peaksid korduma hakkama
• Iga-aastane — millal iga-aastased ülesanded peaksid korduma hakkama

Kuvatakse ainult sagedused, mida valitud ülesannetes esineb. Kui jätad kuupäeva tühjaks, säilitavad ülesanded mallist pärinevad alguskuupäevad. Kuupäeva seadmine arvutab uuesti selle sagedusega kõikide ülesannete esimese esinemise.

Loo korduvus alates valikul on ka kiirvalikud:

• Praeguse kuu algus (vaikimisi)
• Järgmise kuu algus
• Praeguse kvartali algus
• Järgmise kvartali algus
• Kohandatud kuupäev (kuupäevavalija)

Ühekordseid ülesandeid Loo korduvus alates kuupäev ei mõjuta — need kasutavad individuaalselt seatud alguskuupäevi.

Rakenda üks mall mitmele kliendile korraga klientide loendist, ilma et peaksid iga kliendi Plaani eraldi avama.

Tee: Kliendid

1. Vali klientide loendist kliendid, kellele soovid malli määrata.
2. Klõpsa hulgitoimingut Plaan, et avada dialoog Muuda plaani.
3. Vali Lisa (lisa malli ülesanded iga kliendi olemasolevale plaanile) või Asenda (asenda iga kliendi plaan selle malliga).
4. Vali loendist mall ja salvesta.

See on kiireim viis sama malli seadistamiseks paljudele klientidele korraga sisseelamislainete või teenusepakettide muutuste ajal.

Pärast plaani kinnitamist saad ülesandeid igal ajal lisada või eemaldada.

1. Mine kliendi vahekaardile Plaan ja klõpsa Muuda plaani.
2. Vali + Lisa ülesanded (mitmus).
3. Vali ülesanded oma mallidest.
4. Kasuta rippmenüüd Loo korduvus alates, et määrata, millal uued ülesanded algavad.
5. Klõpsa Kinnita.

1. Mine kliendi vahekaardile Plaan ja klõpsa Muuda plaani.
2. Vali + Lisa ülesanne (ainsus).
3. Täida ülesande andmed ja määra korduvus.
4. Klõpsa Lisa, seejärel Kinnita ülesannete plaan.

• Korduvad ülesanded genereeritakse töölaual vastavalt nende alguskuupäevadele. Tulevased esinemised luuakse automaatselt.
• Ühekordsed ülesanded ilmuvad kohe määratud kasutajate töölaual.
• Plaan ise asub kliendi vahekaardil Plaan — seal saad ülesandeid igal ajal muuta, lisada või eemaldada.
• Plaani muutmine mõjutab ainult tulevast ülesannete genereerimist — juba töölaual olevaid ülesandeid ei muudeta.
• Ülesannete järjekord — Töölaual sorteeritakse ülesanded tähtaja järgi, mitte malli järjekorra järgi. Järjekorra määramiseks lisa ülesannete nimedele eesliide (näiteks “1. …”, “2. …”) või järjesta need ümber Kalendri vaates.
• Korduva ülesande eemaldamine kliendilt — tühjenda see kliendi plaani redaktoris või kustuta mall ülesande kolme punkti menüüst. Vaata Korduvad ülesanded.

Plaani genereeritud ülesandeid näed ka kliendi vahekaardil Ülesanded (vaikimisi vaade, kui avad kliendi), kus saad jälgida nende edenemist:

Malli täiustuste edastamiseks kõigile klientidele, kes juba seda malli kasutavad, vaata Kuidas uuendada kliendi ülesandeid mallimuudatuste põhjal.

Järgmised sammud: tiimiliikmed märgivad nüüd nendele ülesannetele aega ja töö liigub edasi arveldamisse arvete koostamiseks.

Veendu, et Exceli fail vastab oodatud formaadile. Laadi näidis alla Uku raamatupidamise mallide lehelt ja võrdle veergude struktuuri. Levinud probleemid on puuduvad päised, valed kuupäevavormingud või toetamata failitüübid (kasuta .xlsx).

Kontrolli, et mallid on lisatud Seaded & Äpid → Ülesanded → Mallid all. Kui mallid on olemas, kuid ei ilmu, kontrolli, et need on salvestatud ettevõtte kontole (mitte isiklikule kontole), et kõik kasutajad saaksid neid näha.

Sisseehitatud tööplaani malle (kliendi sisseelamine, töötaja töösuhte algus/lõpp, levinud raamatupidamisülesanded) saab kogu ettevõttes peita ühe seadistusega. Neid ei saa jäädavalt kustutada — ainult peita. Taastamiseks:

1. Ava Seaded & Äpid ja ava äpp Ettevõte.
2. Leia seadistus, mis peidab Uku valmis (sisseehitatud) tööplaani mallid.
3. Lülita see välja.

Sisseehitatud mallid muutuvad kohe kogu ettevõttes uuesti nähtavaks.

Vaikimisi on kõik malli ülesanded korduvad. Ühekordse ülesande loomiseks ava malli ülesanne ja vali algus-/tähtaja menüüst Korduvus puudub.

Kinnita, et plaan viimistleti klõpsates Kinnita ülesannete plaan. Kontrolli ka, et ülesannete alguskuupäevad on saabunud ja määratud kasutaja on aktiivne.

Vaata üle plaani loomisel kasutatud seadistus Loo korduvus alates. Kui see on vale, klõpsa Muuda plaani, korrigeeri mõjutatud korduvuse sageduse alguskuupäeva ja kinnita uuesti.

Pärast teiselt kliendilt kopeerimist tühjenda ülesanded, mis ei kehti, enne kinnitamist. Saad alati hiljem klõpsata Muuda plaani, et ülesandeid lisada või eemaldada.

Ühe klõpsuga kogu plaani kopeerimise nuppu ei ole, kuid plaani saab siiski kopeerida. Ava sihtkliendi vahekaart Plaan, klõpsa Vali mall, vaheta allikaks Kliendid ja vali klient, kelle plaani soovid — vaata Meetod 2: Kopeeri olemasolevalt kliendilt. Kliendi plaani salvestatud mallina taaskasutamiseks loo uus mall ja tõmba selle ülesanded sisse vahekaardi Kliendid kaudu. Mõlemal juhul korrigeeri uue kliendi jaoks korduvuse alguskuupäevi enne kinnitamist.

Vaikimisi saavad malle muuta ainult ettevõtte omanikud ja ettevõtte peakasutajad. Kui vajad liikmena juurdepääsu, palu ettevõtte omanikul või peakasutajal anda sulle tööplaani mallide haldamise õigus. Seda hallatakse kasutajarollide ja õiguste kaudu.

Sõltuvused vastendatakse automaatselt malli valimisel. Kui sõltuvus puudub, kontrolli, et mõlemad ülesanded (eeldus ja sõltuv ülesanne) olid kaasatud samast mallist.