Arve elutsükkel ja massitoimingud

• Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad saavad teha kõiki arvete toiminguid, sealhulgas tühistada, taastada ja kustutada.
• Ettevõtte kasutajad, kellel on arvete muutmise õigus, saavad luua ja muuta Töös arveid oma määratud klientidel.
• Ettevõtte kasutajad, kellel on Arvete muutmise õigus, ning Kliendi peakasutajad oma klientidel saavad arveid koostada (kinnitada).
• Ettevõtte kasutajad, kellel on saatmise õigus, saavad saata arveid klientidele.
• Ettevõtte kasutajad, kellel on ekspordi õigus, saavad eksportida arveid raamatupidamistarkvarasse.

Arvelduse õigused antakse Tiimi õiguste alt. Vaata Kasutajate ja tiimide õigused.

Lähtepunkt. Kui Uku arvutab arve lepingu alusel, jõuab see esmalt siia staatusesse Töös. Arvel on read ja summad, kuid arve numbrit ei ole veel määratud. Sisu on vabalt muudetav — ridu saab lisada, eemaldada ja arvutust korrata nii mitu korda kui vaja.

Kinnitada on valikuline ülevaatuse etapp. Arvete siia viimiseks vali arveloendis Töös arved ja klõpsa Arvuta uuesti. Uku käivitab arveldusarvutuse uuesti ja viib arved Töös etapist Kinnitada etappi. Kasuta seda siis, kui üks inimene koostab arved ja teine vaatab need üle. Arve sisu on sel hetkel endiselt muudetav.

Eraldi nuppu Kinnita ei ole. Arve kinnitamiseks klõpsa Koosta arve (üks arve) või Koosta (massitoiming). Kinnitada etapi võid ka vahele jätta ja koostada arved otse vahekaardilt Töös.

Kui kinnitad arve (Koosta arve), määrab Uku arvele numbri ja lukustab arveldusperioodi. See on ametliku dokumendi etapp. Siit saad arve saata kliendile, eksportida raamatupidamistarkvarasse või märkida tasutud. Muutmine on endiselt võimalik (pliiatsiikooni kaudu), kuid tee muudatusi ettevaatlikult, kui arve on juba jagatud või eksporditud.

Pärast arve saatmist kliendile (e-posti või e-arve kaudu) liigub see vahekaardile Saadetud. Uku registreerib saatmise aja, saaja ja lähtekonto. Vajadusel saad arve uuesti saata.

Kui makse on laekunud, märgi arve tasutud. Uku registreerib makse kuupäeva ja summa. Kui raamatupidamistarkvara on ühendatud, saad makseolekut automaatselt uuendada.

Tühistatud arved liiguvad vahekaardile Tühistatud. Tühistatud arvet ei kustutata — see säilib auditi eesmärgil, kuid ei arvestata aktiivsetesse arvelduse summadesse. Vahekaart Tühistatud ilmub ainult siis, kui tühistatud arveid on olemas.

Standardne voog liigub vahekaartidel vasakult paremale:

1. Töös → Kinnitada (valikuline) — vali arveloendis Töös arved ja klõpsa Arvuta uuesti. Uku käivitab arveldusarvutuse ja viib arved Kinnitada etappi.
2. Töös või Kinnitada → Koostatud — klõpsa Koosta arve. Uku määrab arve numbri ja lukustab arveldusperioodi. Enne seda ilmub kinnitusdialoog.
3. Koostatud → Saadetud — klõpsa Saada kliendile. Vali saajad ja kinnita. Arve liigub Saadetud etappi.
4. Koostatud või Saadetud → Tasutud — klõpsa Märgi tasutuks. Arve liigub Tasutud etappi ja makse aeg salvestatakse.

Ühe arve vaatamisel on Koosta arve, Saada kliendile ja Märgi tasutuks nupud arve tööriistaribal. Kõik sammud on saadaval ka massitoiminguna, kui valid nimekirjast mitu arvet.

Arve saab tühistada mis tahes staatuses (v.a juba tühistatud arved). Ava arve, klõpsa kolme punkti menüüd ja vali Tühista arve. Arve liigub vahekaardile Tühistatud.

Tühistamine säilitab kirje ja vabastab arveldusperioodi, et tööd saaks vajadusel uuesti arveldada.

1. Ava arveloendis vahekaart Tühistatud.
2. Ava tühistatud arve.
3. Klõpsa kolme punkti menüüd ja vali Taasta arve.

Arve naaseb eelmisesse staatusesse. Lepingupõhiste arvete puhul saad ka otse vahekaardilt Tühistatud klõpsata Arvuta arve, et taastada ja ümber arvutada ühes sammus.

Klõpsa Märgi tasutuks arvetel, mille staatus on Koostatud või Saadetud. See registreerib makse käsitsi — kasuta seda siis, kui oled makse kinnitanud väljaspool raamatupidamise integratsiooni.

Kui raamatupidamistarkvara on ühendatud, kasuta makseoleku tõmbamiseks kolme punkti menüüst Uuenda makse staatust.

Ava Tasutud arve, klõpsa kolme punkti menüüd ja vali Märgi mittetasutuks. Arve naaseb eelmisesse staatusesse (Koostatud või Saadetud).

Vali arveloendis mitu arvet märkeruutude abil, seejärel kasuta tööriistaribal olevaid toimingunuppe.

Toiming	Saadaval	Mida teeb
Arvuta uuesti	Töös, Kinnitada	Käivitab uuesti valitud arvete arveldusarvutuse
Koosta	Töös, Kinnitada	Viib arved Koostatud etappi, määrates arve numbrid
Märgi tasutuks	Koostatud, Saadetud	Märgib valitud arved tasutuks
Saada kliendile	Koostatud, Saadetud, Tasutud	Saadab arved klientidele e-postiga
Kustuta	Tühistatud	Kustutab tühistatud arved jäädavalt

Toiming	Saadaval	Mida teeb
Tühista	Töös, Kinnitada, Koostatud, Saadetud, Tasutud	Tühistab arved ja viib need vahekaardile Tühistatud
Taasta	Kõik vahekaardid	Taastab tühistatud arved eelmisesse staatusesse
Märgi mittetasutuks	Tasutud	Muudab tasutud arved tagasi maksmata
Kopeeri makselink	Koostatud, Saadetud	Kopeerib arve makselingi lõikelauale. Vali korraga üks arve ja ühenda enne makseviis. Vaata Makselingid
Uuenda makse staatust	Koostatud, Saadetud	Kontrollib makseolekut ühendatud raamatupidamistarkvarast
Ekspordi raamatupidamisse	Koostatud, Saadetud, Tasutud	Ekspordib arved ühendatud raamatupidamistarkvarasse
Lae Excelisse	Kõik vahekaardid	Laadib arve ridade üksikasjad Exceli failina alla
Tulude jagunemine	Koostatud, Saadetud, Tasutud	Laadib tulujagamise ülevaate Exceli failina alla

Tulujagamise eksport genereerib Exceli faili, mis jaotab arve tulu liikmete kaupa. Kasulik komisjonitasude arvutamiseks, tulu omistamiseks või selleks, et mõista, millised liikmed millist tulu genereerisid.

Vali üks või mitu arvet vahekaardilt Koostatud, Saadetud, Tasutud või Kõik, seejärel vali Rohkem toiminguid menüüst Tulude jagunemine. Fail laadib alla kohe.

Ühe arve vaatamisel pakub kolme punkti menüü ka:

• Kreeditarve — loob selle arve vastu kreeditarve. Saadaval Koostatud, Saadetud ja Tasutud arvetel, mille kogusumma on positiivne.
• Näita kõiki ridu — kuvab lepinguarve kõik arveldatavad read Töös-staatuses, sealhulgas tavaliselt peidetud nullsummaga read.
• Arve ümberarvutus — saadaval Koostatud lepinguarvetel. Tühistab praeguse arve ja arvutab selle uuesti, värskendades sisu, säilitades samal ajal arveldusperioodi.
• Kustuta arve — eemaldab mitte-lepingupõhise arve jäädavalt. Lepinguarved tuleb selle asemel tühistada.

Arve numbrid määratakse automaatselt, kui arve koostatakse (Töös või Kinnitada etapist). Arve muutmisvormis saad numbrit redigeerida enne või pärast loomist — kasulik raamatupidamistarkvara nummerdussüsteemiga joondamiseks.

Kõigi tulevaste arvete algusnumbri seadistamiseks: ava Arveldamine ja mine vahekaardile Kõik. Klõpsa kolme punkti menüüd ja vali Muuda arve numbrit.

See on oodatav käitumine. Taastatud arved paigutatakse vahekaardile Kinnitada või Koostatud vastavalt arve arveldusperioodile, mitte praegusele kuupäevale.

Massi koostamise toiming ilmub ainult siis, kui valitud arved on staatuses Töös või Kinnitada. Arveid, mis on juba Koostatud, Saadetud või Tasutud staatuses, ei saa uuesti luua.

Nupp Koosta arve ilmub Töös ja Kinnitada arvetel ainult siis, kui:

• arvel ei ole arvutusvigu — paranda või eemalda esmalt arvel kuvatud vead,
• arve ei ole veel töötlemisel — oota, kuni arvutus lõpeb,
• sul on õigus selle kliendi arveid hallata (Ettevõtte omanik/peakasutaja, Arvete muutmise õigus või Kliendi peakasutaja).

Vahekaart Tühistatud ilmub ainult siis, kui tühistatud arveid on olemas. Kui ühtegi arvet pole tühistatud, ei kuvata vahekaarti.