Kaugtöö tiimi juhtimine Ukus

Kaugtöö raamatupidamisbüroodele on iseloomulik väljakutse: töö toimub, kuid see on nähtamatu, kui sa just ei otsi. Kontoris märkad, kui keegi on takerdunud või ülekoormatud. Hajutatud tiimis on probleemi esimene märk sageli viivitatud tähtaeg või kliendi kaebus — mõlemad saabuvad liiga hilja, et kahju ära hoida.

Uku annab nähtavuse ilma valveta. See juhend käsitleb selle nähtavuse head kasutamist — jääd juhina kursis, andes samal ajal tiimile sellise autonoomia, mis teeb kaugtöö tegemist väärt.

• Ettevõtte peakasutajatele ja Ettevõtte omanikele, kes juhivad kasutajaid erinevates asukohtades või ajavööndites.
• Tiimijuhtidele, kellele on delegeeritud juhtimisvastutus teatud klientide või kasutajate alamhulga üle.

Ettevõtte peakasutajad saavad vaadata mis tahes kasutaja Töölauda, rakendades Töölaual filtrit Kasutaja. See võimaldab täpselt näha, millised ülesanded on konkreetsele inimesele määratud ja millised on nende tähtajad — küsimata.

Kasuta seda järgmiseks:

• Kiire hommikune ülevaade: kas mõnel inimesel on palju tähtaja ületanud ülesandeid? See on signaal võtta ühendust.
• Puudumisega katmine: vaata, mis kellelgi taldrikul oli, enne ülesannete ümber suunamist.
• Töömahu ülevaade: kas mõnel kasutajal on oluliselt rohkem aktiivseid ülesandeid kui teistel?

Ülevaade on passiivne — vaatad andmeid, mitte ei sega inimest. Vaata artiklit Uku Töölaua ülevaade.

Kõige tavalisem aja mõõtmise ebaõnnestumine kaugtöö tiimides ei ole ebaausus — see on hõõrdumine. Kasutajad, kes peavad aja logimiseks navigeerima läbi mitme ekraani, logivad seda vähem täpselt, hiljem või üldse mitte. Mida lihtsam protsess, seda parem on andmete kvaliteet.

Ülesande kiirvalikud on ühe klõpsuga ülesande loomine ja taimeri käivitamine. Need on eriti väärtuslikud kaugtöö tiimidele, kes tegelevad sageli lühikese kestusega ülesannetega — kliendikõne, kiire ülevaatus, e-kirjale vastamine. Seadista 3–4 ettevõtteülest kiirvalikut kõige tüüpilisemate ülesandetüüpide jaoks, mis ei vaja täisülesande loomist. Vaata artiklit Ülesande kiirvalikud.

Tagantjärele ajakirjed (3 tunni töö logimine kell 17 pärast asjaolu) on vähem täpsed kui reaalajas kirjed. Lisaks unustatakse neid suurema tõenäosusega. Julgusta kasutajaid kasutama taimerit töötamise ajal — isegi kui nad peatavad ja taaskäivitavad seda, tekitab aja mõõtmise harjumus paremaid andmeid kui aja arvamise harjumus.

Kasutajatele, kes unustavad regulaarselt, käsitleb artikkel Unustasin taimeri peatada seda, kuidas ajakirjeid hiljem kohandada. Vaata ka artiklit Tuvasta kattuvused ja puuduv aeg — raport, mis aitab tuvastada päevi, kus märgitud aeg puudub või on minimaalne.

Kui kaugtöö kasutajad töötavad paindliku graafiku järgi või erinevates ajavööndites, saab Flextime rakendus jälgida nende kokkulepitud tunde võrreldes tegelikult mõõdetud ajaga, ilma et nõutaks ranget 9–17 graafikut.

• Seadista Flextime iganädalase arvestusperioodiga (mitte igapäevaselt), et anda kasutajatele paindlikkus tundide jaotamisel nädala lõikes.
• Seadista igale kasutajale individuaalsed Flextime kokkulepped nende tegelike lepingutundide põhjal, eriti osaajatöö ja tööjaotuse puhul.
• Kasutajad saavad esitada puhkuse- ja kaugtöötaotlusi Uku kaudu. Vaata artiklit Puhkuse, puudumise ja kaugtöö taotluste esitamine.

Vaata artikleid Kuidas aktiveerida ja seadistada Flextime rakendust ja Flextime jääk ja ajalugu.

Kaugtöö tiimid kompenseerivad hajutatud tööd sageli liiga paljude koosolekutega. Raportid saavad asendada mitut tüüpi aruandlusvestlusi täielikult:

• Iganädalane aja kokkuvõte — Kokkuvõtte raport näitab kasutaja kohta mõõdetud tunde nädalas. Kiire pilk esmaspäeva hommikul ütleb sulle, kas eelmise nädala tunnid olid normaalsed, madalad või ebatavaliselt kõrged. Koosolek pole vajalik.
• Ülesannete täitmise määr — Ülesannete raport näitab, kui palju ülesandeid on mis tahes perioodil lõpetatud võrreldes avatutega. Kasutaja, kes avab palju ülesandeid, kuid sulgeb vähe, võib olla end liiga laiali ajanud või kohtab tõkkeid.
• Aeg teema järgi — teema järgi filtreeritud ajaraport näitab, kuidas tiimi aeg jaotub teenuse tüüpide vahel. Aja jooksul selgub, kas teatud teenused kulutavad ebaproportsionaalselt aega võrreldes nende arveldusväärtusega.

Kaugtöö tiimis ei saa sa kellegi õla taha vaadata, et näha, kas protsessi järgitakse õigesti. Uku tööplaani mallid on selle asendus — kontrollnimekiri sammudest, mis teeb oodatava protsessi igale kasutajale selgeks, olenemata sellest, kus või millal nad töötavad.

Mida üksikasjalikumad on tööplaani mallidega seotud kontrollnimekirjad, seda vähem peavad kasutajad küsima, kuidas asjad tehakse. “Kontode vastavusseviimine” ülesanne 6 konkreetse kontrollnimekirja punktiga on iseenesestmõistetav kasutajale, kes liitus eelmisel kuul. “Kontode vastavusseviimine” ülesanne ilma kontrollnimekirjata tugineb institutsioonilisele teadmisele, mida on kaugtöös raskem üle anda.

Vaata artiklit Tööplaani mallid raamatupidamisbüroodele, et teada saada, kuidas luua tõhusaid malle, ja artiklit Kuidas kasutada ülesannete kontrollnimekirju kontrollnimekirja seadistuse üksikasjade kohta.

Kui kasutaja on puhkusel või kättesaamatu, sõltub kaugtöö tiimis üleandmine täielikult sellest, mis on Ukusse dokumenteeritud. Enne puhkusele minekut:

1. Vaata Ukus üle kasutaja aktiivsed ülesanded. Tuvasta kõik, mis on tähtaegne puudumise ajal.
2. Kasuta ülesannete hulgi ümber suunamise funktsiooni, et anda need üle katvatele kasutajatele. Vaata artiklit Kuidas ülesandeid puudumise ajal ümber suunata.
3. Veendu, et ülesannete kommentaarid ja kontekst on ajakohased — kattev inimene peaks suutma praegust olekut mõista ainult ülesande märkmetest.

See toimib märkimisväärselt paremini, kui aeg ja ülesannete logimine on tiimis tugev harjumus. Tiim, kes logib konteksti töötamise käigus, omab loomupärast üleandmisdokumentatsiooni. Tiim, kes hoiab kõike peas, jätab kattva inimese ilma millestki, millega alustada.