Arvete mallid ja vormindamine

• Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad saavad muuta kõiki arve malle ja seadeid.
• Arveldamise funktsioon peab olema ettevõtte jaoks lubatud.

Uku kasutab kahte tüüpi arve malle, mõlemad muudetavad jaotisest Seaded & Äpid > Arveldamine > Arvete mallid:

• PDF-mall — määrab arve PDF-i paigutuse, sõnastuse ja struktuuri. PDF lisatakse manusena, kui saadad kliendile arve. See on dokument, mille klient saab.
• E-kirja mall — määrab PDF-i saatval e-kirjal teemarea ja sisu. Saad lisada dünaamilisi muutujaid, mis täidetakse arve saatmisel automaatselt.

Olemas on ka kolm arve meeldetuletuse e-kirja malli (Arve meeldetuletus 1, 2, 3), mida kasutatakse automaatsete tähtaja ületanud maksete järelteadete jaoks.

1. Ava Seaded & Äpid ja vali Arveldamine äpp.
2. Klõpsa vahekaardil Arvete mallid.
3. Klõpsa malli real või kasuta muutmistoimingut, et avada malli redaktor.

Malli redaktor on rikkaliku tekstiga redaktor vormindusvõimalustega (pealkirjad, paks kiri, kaldkiri, loendid, lingid, pildid). E-kirja mallidesse saad lisada dünaamilisi muutujaid looksulgude nupu abil — need märgid asendatakse arve saatmisel tegelike väärtustega.

• {{client_name}} — kliendi ettevõtte nimi
• {{contact_name}} — kontakti eesnimi
• {{invoice_number}} — automaatselt määratud arve number
• {{period_name}} — arveldusperiood (näiteks “august 2025”)
• {{client_primary_user}} — määratud kasutaja nimi
• {{invoice_total}} — kogusumma koos käibemaksuga

Mallid toetavad mitut keelt. Kasuta redaktori ülaosas olevaid keelevahekaarte tõlgete sisestamiseks. Uku saadab arve keeles, mis vastab kliendi lokaadi seadele. Kui selles keeles tõlget ei ole, langeb süsteem tagasi ettevõtte vaikimisi keelele. Vaata artiklit Kuidas saata arve kliendi keeles.

Klõpsa redaktoris nupul Saada testkiri, et enne salvestamist lõpptulemust eelvaadata.

Arve müüjaprofiil määrab PDF-ile trükitavad ettevõtte andmed — nimi, aadress, registrikood, KMKR-number, pangaandmed ja logo.

Müüjaprofiilide haldamiseks:

1. Ava Seaded & Äpid > Arveldamine > Seadistus.
2. Keri jaotiseni Arve müüjad.
3. Klõpsa Lisa, et luua uus profiil, või klõpsa olemasolevale, et seda muuta.

Iga müüjaprofiil sisaldab:

• Ettevõtte nimi ja Aadress
• Registrikood ja Maksunumber (KMKR)
• Panga nimi ja IBAN (kuni kaks pangakontot)
• Logo — laadi üles pildifail (maksimaalselt 300 × 300 px). Logo ilmub genereeritud PDF-i päises.

Saad luua mitu müüjaprofiili, kui büroo arveldab erinevate üksuste või kaubamärkide alt. Müüjaprofiile saab arhiveerida ja vajaduse korral taastada.

PDF-i ridade grupeerimine juhib seda, kuidas arveread PDF-il kuvatakse. Seadista see jaotises Seaded & Äpid > Arveldamine > Seaded.

• Näita kõiki (vaikimisi) — iga üksik reakirje ilmub eraldi.
• Grupeeri kirjelduse järgi — sama kirjeldusega (suur-/väiketähed ei loe) ja sama maksumääraga read liidetakse üheks.
• Grupeeri artikli järgi — sama toote/artikli koodiga ja sama maksumääraga read liidetakse.

Grupeerimise sisselülitamisel vali grupeerimise viis:

• Näita kogust — liidetud rida näitab summeeritud kogust, kaalutud keskmist ühikuhinda ja kogusummat.
• Näita kokku — kuvatakse ainult kirjeldus ja kogusumma; kogus ja ühikuhind on peidetud.

Seda seadistust saab kliendi lepingu vahekaardil Seaded ka kliendipõhiselt üle kirjutada.

Seadista arve numbri vorming jaotises Seaded & Äpid > Arveldamine > Seaded plokis Vaikimisi seadistused:

• Arve numbri prefiks — tekst, mis lisatakse automaatselt genereeritud numbri ette (näiteks “ARV-” annab “ARV-001”).
• Arve numbri sufiks — tekst, mis lisatakse numbri järele (näiteks “-2026” annab “001-2026”).
• Kreeditarve prefiks — kreeditarvetele eraldi prefiks (vaikimisi: “KA-”).

Arve saatmisel või allalaadimisel koostab Uku PDF-i, ühendades:

1. Arve müüjaprofiil — ettevõtte andmed, pangaandmed ja logo päises.
2. PDF-mall — paigutuse struktuur ja kohandatud sõnastus.
3. Arve andmed — kliendiandmed, reakirjed, kogusummad, käibemaks ja kuupäevad.
4. PDF-i seaded — ridade grupeerimise reeglid ja kuvavorming.
5. Nummerdamise vorming — prefiks + autonumber + sufiks.

E-kirja malli kasutatakse arve saatmisel eraldi — see ümbritseb PDF-i manust sinu määratud teemarea ja sisuga.

Kontrolli, et logo on üles laaditud aktiivsesse müüjaprofiili jaotises Seaded & Äpid > Arveldamine > Seadistus > Arve müüjad. Logo peab olema pildifail, maksimaalselt 300 × 300 px.

Kontrolli kliendi profiilis tema lokaadi seadet. Uku saadab arve malli keeles, mis vastab kliendi lokaadile. Kui selles keeles malli ei ole, langeb süsteem tagasi ettevõtte vaikimisi keelele. Lisa puuduv keele tõlge malli redaktoris.

Kontrolli, et kasutad täpset muutuja süntaksit kahekordsete looksulgudega: {{client_name}}, mitte %client_name% ega ##client_name##. Saada redaktorist testkiri, et enne salvestamist tulemust kontrollida.