Kasutajad ja tiimid

Kasutajad on sinu tiimi liikmed — kolleegid, kellel on Uku sisselogimine, mitte sinu kliendid — ja tiimid on viis, kuidas neid koondada, et koos filtreerida, raporteid koostada ja õigusi anda. See artikkel käsitleb kasutajate lisamist ja haldamist ning tiimide loomist; selle kohta, mida igaüks teha tohib, vaata Kasutajate ja tiimide õigused.

• Ettevõtte omanikud — täielik kontroll kõigi kasutajate ja tiimide üle.
• Ettevõtte peakasutajad — saavad lisada, muuta ja deaktiveerida kasutajaid, hallata tiime ning kinnitada puhkusi. Ei saa muuta Ettevõtte omaniku kontot.
• Ettevõtte kasutajad — näevad kasutajate nimekirja ja tiime, kuhu nad kuuluvad, kuid saavad avada ja muuta ainult oma profiili.

Kõik kasutajate ja tiimidega seonduv asub Kasutajate lehel — kasutajate nimekiri, tiimid ja puhkusetaotlused.

Kasutajate lehel on kolm vahekaarti:

• Kasutajad — kõik ettevõtte kasutajad koos nime, e-posti, ligipääsuõiguse, oleku ja kiiretoimingutega.
• Tiimid — sinu tiimid koos nime ja liikmete arvuga.
• Puhkused — puhkuse- ja puudumisavaldused (ainult Ettevõtte peakasutajatele ja Ettevõtte omanikele).

Kitsenda nimekirja filtreerimisriba abil oleku, ettevõtte (mitme ettevõttega kontode puhul) või lisaväljade järgi. Konkreetse kasutaja leidmiseks kasuta Otsingut. Veergude näitamiseks või peitmiseks klõpsa Veerud.

Uued kasutajad lisatakse ja kutsutakse vahekaardilt Kasutajad; nad kuvatakse olekuga Kutsutud, kuni nad kutse vastu võtavad.

1. Vahekaardil Kasutajad klõpsa Lisa kasutaja (üleval paremal).
2. Vali olek: Aktiivne (täielik juurdepääs) või Seadistamisel (piiratud, tasuta istekoht).
3. Sisesta kasutaja e-post, eesnimi ja perenimi.
4. Valikuliselt määra Väline ID ja lisa kasutaja ühte või mitmesse tiimi.
5. Märgi ruut Ettevõtte peakasutaja, kui soovid anda talle peakasutaja õigused.
6. Klõpsa Salvesta, et kutse saata.

Uus kasutaja kuvab olekut Kutsutud, kuni ta kutse vastu võtab. Kutse uuesti saatmiseks klõpsa tema rea posti ikoonil. Sinu paketi kasutajate limiit kuvatakse nimekirja ülaosas.

Igal kasutajal on üks kolmest ligipääsuõigusest. Dialoog Muuda kasutajat määrab need ühe Ettevõtte peakasutaja märkeruudu kaudu, koos muutumatu Omaniku positsiooniga. „Juht” ei ole nende seas — inimesed, kes ütlevad „juht”, peavad tavaliselt silmas Ettevõtte peakasutajat.

Täpselt üks ettevõtte kohta, piiramata ligipääsuga.

Igaüks, kellel on Ettevõtte peakasutaja märkeruut märgitud. Ettevõtte peakasutajad haldavad ettevõtet — kasutajaid, tiime, seadeid, kliente ja arveldust — ning saavad teha kõike, mida Ettevõtte kasutaja saab.

Vaikimisi, kui märkeruut on märkimata. Ettevõtte kasutaja töötab talle määratud ülesannete ja klientidega ning jälgib oma aega; iga sellest ulatuslikum ettevõtteülene võimekus tuleb tema tiimidest.

Iga ligipääsuõiguse täieliku jaotuse kohta vaata Kasutajate ja tiimide õigused.

Kasutaja ligipääsuõigust kontrollib Ettevõtte peakasutaja märkeruut — märgitud teeb temast Ettevõtte peakasutaja, märkimata jätab Ettevõtte kasutajaks.

Tee: Kasutajad → [kasutaja nimi] → Muuda kasutajat

1. Ava Kasutajad ja klõpsa kasutaja real, et avada dialoog Muuda kasutajat.
2. Märgi või eemalda Ettevõtte peakasutaja märkeruut (märgitud = Ettevõtte peakasutaja, märkimata = Ettevõtte kasutaja).
3. Klõpsa Salvesta.

Ettevõtte omaniku positsiooni siit muuta ei saa.

Olek	Juurdepääs	Istekoht
Aktiivne	Täielik juurdepääs; kutse vastu võetud	Tasuline
Kutsutud (Ootel)	Kutse saadetud, pole veel vastu võetud	Tasuline
Seadistamisel	Süsteemis, sisselogimisõigus puudub	Tasuta kuni aktiveerimiseni
Mitteaktiivne	Juurdepääs puudub	Tasu puudub

Kui keegi lahkub või ei peaks enam juurdepääsu omama:

1. Ava kasutajate nimekiri ja klõpsa kasutaja nime kõrval oleval muutmise ikoonil.
2. Muuda olek valikule Mitteaktiivne.
3. Klõpsa Salvesta.

Deaktiveerimine säilitab tema ajaloo — ajakirjed, ülesannete määramised ja raportid jäävad tervikuna alles. Kasutaja kaotab juurdepääsu ega arvestu enam kasutajate limiidi sisse. Mitteaktiivsed kasutajad on vaikimisi nimekirjast peidetud; nende leidmiseks vaheta Staatuse filtrit.

Mitteaktiivseid kasutajaid ei saa Aktiivse olekusse tagasi lülitada — selleks pole teadlikult lülitit. Juurdepääsu taastamiseks lisa ta uuesti uue kasutajana sama e-posti aadressiga. Ta saab värske kutse ja registreerub nagu esmakordsel liitumisel.

Tiim on grupp kasutajaid. Tiimil on kolm peamist rolli: see annab õigusi (iga liige saab kõik, mida tiimile on antud), aitab filtreerida ja piiritleda tööd (ülesanded, töölauad, raportid) ning suunata teavitusi kindlale tiimile. Üks kasutaja võib kuuluda mitmesse tiimi korraga ja tema õigused on kõigi nende tiimide summa.

Kasutajate koondamine tiimi võimaldab neile kõigile korraga mõjuda — määrata tööd, filtreerida, anda ligipääsu või saata teade tervele tiimile, selle asemel et valida kasutajaid ükshaaval. Tiime kasutatakse:

• Õigused — võimekuse andmine tiimile annab selle igale tiimi liikmele. Vaata Kasutajate ja tiimide õigused.
• Ülesannete ja töölaua filtreerimine — enamikul ülesandevaadetel on tiimifilter.
• Raportid — enamik raporteid ja BI Analüütika lubavad piiritleda tiimi kaupa, nii et kasutaja saab tõmmata raporti oma tiimi kohta, nägemata kogu ettevõtte andmeid.
• Puhkuste kinnitamine — õiguse Kinnita puhkused andmine tiimile laseb selle liikmetel kinnitada oma tiimi puhkusetaotlusi, ilma et neist saaks Ettevõtte peakasutajad.
• Kasutajate hulgimääramine klientidele — vaata Klientide hulgimääramine kasutajale.
• Teadete sihtgrupp — vali tiim, kui jagad tööplaani või saadad teate just sellele tiimile.

Sinu tiimid asuvad lehe Kasutajad vahekaardil Tiimid, igaüks koos nime ja liikmete arvuga.

Tee: Kasutajad → Tiimid

Klõpsa tiimil, et avada selle leht.

1. Vahekaardil Tiimid klõpsa Lisa tiim.
2. Sisesta Tiimi nimi (näiteks Aastaaruannete tiim, Tallinna kontor, Vanemraamatupidajad).
3. Lisa liikmed: klõpsa Lisa kasutaja jaotises Kasutajad ja vali üks või mitu korraga.
4. Klõpsa Salvesta.

Tiim ilmub vahekaardile Tiimid ja muutub kättesaadavaks kõikjal, kus on tiimifiltrid.

1. Ava tiim vahekaardilt Tiimid.
2. Muuda Nime või lisa või eemalda Liikmeid (sulge kiip × abil).
3. Kasuta samal lehel olevat õiguste maatriksit, et anda tiimitasemel võimekusi, näiteks Kinnita puhkused. Vaata Kasutajate ja tiimide õigused.
4. Klõpsa Salvesta.

Tiime saab kasutajale määrata ka tema profiililt: ava Kasutajad, klõpsa kasutaja nimel ja vali tiimid dialoogi Muuda kasutajat rippmenüüst Vali tiimid — kiirem, kui uus kasutaja kuulub mitmesse tiimi.

Mõni tiim eksisteerib ainult õiguste kandmiseks — näiteks tiim Arvelduse haldurid, mis laseb mõnel raamatupidajal hallata arveid ja millele sa kunagi ülesandeid ei määra. Kuna iga tiim on vaikimisi määratav ja filtreeritav, risustaks ainult õigusi kandev tiim muidu ülesande määramise rippmenüüd, kliendi liikmete nimekirja ja raportifiltreid. Lülita tiimi lehel sisse Peida tiim, et see jätkaks õiguste andmist, kuid oleks peidetud igast määramis- ja filtrivalijast. Liikmed säilitavad iga õiguse, mida tiim annab — nende ligipääsus ei muutu midagi.

Peita saab ainult kohandatud tiime; süsteemitiime Kõik kasutajad ja Peakasutajad ei saa, seega lüliti Peida tiim nendel puudub.

Tee: Kasutajad → Tiimid → ava tiim

1. Ava Kasutajad ja vaheta vahekaardile Tiimid.
2. Klõpsa kohandatud tiimil, et avada selle leht.
3. Lülita sisse Peida tiim.
4. Klõpsa Salvesta.

Muudatus jõustub kohe. Tiimi tagasi valijatesse toomiseks lülita Peida tiim samamoodi välja.

Peidetud tiim kaob igalt poolt, kus tiimi valitakse või selle järgi filtreeritakse — ülesande määratavad, kliendi liikmeskond, tööplaani rollivalijad, kasutaja/ülesande/raporti filtrid (sealhulgas BI raportid), kasutajatüüpi lisaväljad ning eelarve ja puhkuste delegaadi valijad. See ilmub siiski seal, kus seda hallatakse: tiimide nimekirjas, dialoogis Muuda kasutajat ja kasutaja profiilil (mis loetleb ikka õigused, mida tiim annab), nii et õiguste audit jääb terviklikuks.

Peida tiim sisselülitamine ei korista midagi juba määratut — olemasolevad ülesannete määramised, kliendi liikmeskonnad ja tööplaani rollid jäävad kehtima; tiimi lihtsalt ei pakuta enam valikuna.

Kui kasutaja esitab puhkusetaotluse, valib ta kinnitaja ise — Uku ei suuna seda automaatselt. Väli Kinnitaja loetleb Ettevõtte omaniku, iga Ettevõtte peakasutaja ja iga kasutaja, kelle tiimile on antud Kinnita puhkused. Kogu protsessi kohta vaata Puhkusetaotluste kinnitamine või tagasilükkamine.

1. Ava tiim vahekaardilt Tiimid.
2. Klõpsa kustutamise ikoonil ja kinnita.

Tiimi kustutamine ei kustuta selle liikmeid — nad jäävad ettevõttesse. Kõik õigused, mida see tiim andis, eemaldatakse selle liikmetelt (välja arvatud juhul, kui mõni teine tiim need samuti annab). Filtrid ja salvestatud vaated, mis tiimile viitasid, langevad tagasi valikule „Kõik kasutajad”. Süsteemitiime ei saa kustutada.

Klõpsa kasutaja nimel, et avada tema profiil — isiklikud andmed, kokkulepped, puhkused, õigused ja muu, sõltuvalt sinu paketist ja äppidest. Vaata Kasutaja profiil.

Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud saavad eksportida kasutajate ja puhkuste andmed CSV-faili või importida puhkusekirjeid toimingumenüüst (kolme punkti ikoon lehe Kasutajad üleval paremal, töölauavaates). Rakenda enne Staatuse, Tiimi või kuupäeva filtrid, et kitsendada eksporditavat.

• Ekspordi kasutajad — kasutajate nimekiri praegu kuvatud kujul.
• Ekspordi kasutajad kõigi väljadega — sama nimekiri kõigi saadaolevate väljadega.
• Ekspordi puhkused / puudumised — kasutajate puhkuse- ja puudumiskirjed.
• Impordi puhkused / puudumised — too puhkusekirjed failist sisse.

Ukus on kolm ettevõtte ligipääsuõigust — Ettevõtte omanik, Ettevõtte peakasutaja ja Ettevõtte kasutaja. „Juht” ei ole nende seas; tavaliselt peetakse silmas Ettevõtte peakasutajat, mis määratakse Ettevõtte peakasutaja märkeruuduga dialoogis Muuda kasutajat.

Ettevõtte omanikku ei saa Ukus ümber määrata — dialoogis Muuda kasutajat pole omaniku juhtnuppu ja isegi praegune omanik ei saa rolli ise üle anda. Omandiõiguse üleandmiseks teisele kasutajale (näiteks kui omanik lahkub ettevõttest) võta ühendust Uku klienditoega ja me korraldame ülekande.

Enamik puuduvatest kutsetest on põhjustatud rämpspostifiltrist või saatja domeeni blokeerimisest saaja postiserveris.

1. Palu tal kontrollida rämpsposti- või prügikausta ja filtrireegleid, mis automaatseid e-kirju mujale suunavad.
2. Kui tema ettevõte kasutab karantiinitööriistadega postiserverit, palu tal kontrollida, kas Uku sõnumid märgistati.
3. Palu tema e-posti administraatoril lisada Uku saatja domeen ettevõtte lubatud nimekirja.
4. Klõpsa tema rea posti ikoonil, et kutse uuesti saata.
5. Kui kutsed ikka ei saabu, võta ühendust Uku klienditoega.

Lähtestamise e-kirjad liiguvad sama tarne kaudu kui kutsed, seega kehtivad samad kontrollid: rämpspostikaust, filtrireeglid, serveritasandi karantiin ja saatja domeeni lubatud nimekiri. Kontrolli ka, et kasutaja profiilil olev e-post vastab sellele, mille ta sisestab lähtestamise lehel — üksainus näpuviga blokeerib tarne.

Vajad Ettevõtte peakasutaja või Ettevõtte omaniku ligipääsu. Ava Kasutajad, klõpsa oma nime kõrval oleval muutmise ikoonil ja kontrolli Ettevõtte peakasutaja märkeruutu — kui see pole märgitud, palu Ettevõtte peakasutajal see anda.

Mitteaktiivsed kasutajad on vahekaardil Tiimid liikmete arvust peidetud. Vaheta vahekaardil Kasutajad Staatuse filter valikule Kõik või Mitteaktiivne, et näha, kas puuduv kasutaja deaktiveeriti.

Kinnitamiseks on vaja õigust Kinnita puhkused ühel kasutaja tiimidest, õigust Halda kontot (mis on Ettevõtte peakasutajatel ja Ettevõtte omanikul) või Ettevõtte omanikuks olemist. Ava kinnitaja tiim, mine selle õiguste maatriksini ja anna tiimile Kinnita puhkused.

Tiimil on tõenäoliselt sisse lülitatud Peida tiim, mis peidab selle valijatest, hoides samas õigused aktiivsena. Ava Kasutajad → Tiimid, ava tiim ja lülita Peida tiim välja. Peidetuna ilmub see ikka tiimide nimekirjas, nii et leiad selle alati sealt.

Tiime Kõik kasutajad ja Peakasutajad haldab Uku automaatselt ja need on muutmise eest kaitstud. Õigusi saad neile siiski anda, kuid nimi ja koosseis on fikseeritud.

Salvestatud filtrid ja järjehoidjad salvestavad tiimi ID. Kui tiim nimetati ümber, töötab filter edasi; kui tiim kustutati, langeb filter tagasi valikule „Kõik kasutajad”. Loo tiim sama nimega uuesti ja rakenda see uuesti.