Uue kasutaja sisseelamine

Uue inimese tiimi lisamine tähendab enamat kui nime nimekirja kandmist. Hästi sisse elatud kasutaja leiab esimesel päeval oma ülesanded üles, teab, mille eest ta vastutab, ja tal on töö efektiivseks tegemiseks vajalikud tööriistad seadistatud. Halvasti sisse elatud kasutaja veedab esimese nädala küsimustega, millele Uku oleks suutnud ise vastata.

See juhend käsitleb, mida Ettevõtte peakasutaja peab tegema enne uue inimese saabumist ja tema esimestel tööpäevadel.

• Ettevõtte peakasutajad ja Ettevõtte omanikud korraldavad kogu seadistuse.
• Meeskonnaga liituvad Ettevõtte liikmed saavad kutse ja täidavad oma profiili ise.

Tee: Kasutajad → Lisa kasutaja

1. Mine vasakpoolses navigatsiooniribal Kasutajad juurde.
2. Klõpsa Lisa kasutaja.
3. Sisesta uue kasutaja e-posti aadress, eesnimi ja perekonnanimi.
4. Vali staatus: Aktiivne (täielik ligipääs, loetakse tasuliseks kohaks) või Seadistamisel (nähtav süsteemis, kuid ei saa sisse logida — kasulik, kui aja mõõtmine peab algama enne täielikku ligipääsu).
5. Märgi ruut Administraator, kui sellel inimesel peaks olema Ettevõtte peakasutaja õigused. Jäta märkimata tavalise Ettevõtte liikme puhul.
6. Klõpsa Salvesta, et saata kutse e-kiri.

Uus kasutaja ilmub olekuga Kutsutud, kuni ta kutse vastu võtab. Kui kutse e-kiri ei jõua mõne minutiga kohale, saad selle uuesti saata, klõpsates kasutaja real posti ikoonil. Kasutajate staatuste ja hulgitoimingute kohta vaata artiklit Kasutajate haldamine.

Uus Ettevõtte liige näeb ainult neid kliente, kellele ta on konkreetselt määratud. Uus Ettevõtte peakasutaja näeb vaikimisi kõiki kliente.

Määra Ettevõtte liikmed klientidele sisseelamise käigus:

1. Mine Kliendid juurde ja ava iga klient, kellega uus kasutaja töötab.
2. Klõpsa Muuda kliendi andmeid.
3. Lisa uus kasutaja kliendi väljale Liikmed.
4. Salvesta.

Alternatiivina ava uue kasutaja profiil Kasutajad all ja määra kliendid sealt, kui sinu ettevõte toetab seda vaadet.

Kui uus kasutaja peaks saama konkreetsel kliendil täieliku haldusõiguse (sh lepingute ja arvete haldamine), määra ta kliendi Liikmed vahekaardil ka Kliendi peakasutajaks. Ettevõtte taseme ja kliendi taseme rollide erinevuse kohta vaata artiklit Rollid ja õigused.

Kui büroo jälgib tööaega Flextime rakendusega, vajab iga kasutaja individuaalset Flextime kokkulepet, et ajaandmed oleksid korrektsed.

1. Ava uue kasutaja profiil Kasutajad all.
2. Mine vahekaardile Kokkulepped.
3. Sisesta kokkulepitud iganädalased töötunnid ja kokkuleppe alguskuupäev.
4. Kui kasutajal on mittestandardne graafik (osaajaga töö, paindlik tööaeg), seadista vastavalt.
5. Salvesta kokkulepe.

Ilma selle sammuta näitab Flextime raport selle kasutaja oodatavaid tunde valesti. Vaata artikleid Flextime rakenduse aktiveerimine ja seadistamine ja Flextime kokkuleppe vaatamine ja muutmine.

Tee: Seaded & Äpid → Ülesande kiirvalikud

Ülesande kiirvalikud on väike ühekordne investeering, mis annab suure igapäevase kasu. Kasutajatele, kes tegelevad regulaarselt kindlate ülesandetüüpidega (telefonikõned, dokumendi ülevaatused, kiired kliendipäringud), nende isiklike ülesande kiirvalikute seadistamine esimesel päeval tähendab, et nad saavad kohe täpselt ajastamist alustada.

Ettevõtteülesed ülesande kiirvalikud seadistab Ettevõtte peakasutaja jaotises Seaded & Äpid → Ülesande kiirvalikud. Isiklikud ülesande kiirvalikud seadistab iga kasutaja ise oma profiili seadetes. Mõlemal juhul võtab uue kasutaja läbi selle juhtimine esimesel päeval 5 minutit ja väldib „unustasin taimeri käivitada” probleemi, mis viib arvelolemata tööde kaotuseni.

Seadistusjuhised leiad artiklist Ülesande kiirvalikud.

Kui seadistus on tehtud, kuluta 15 minutit uue kasutajaga tema Uku töölaua läbi käimiseks. Olulisimad asjad näidata:

• Töölaud — igapäevane ülesannete vaade, tähtaja järgi sorteeritult. Näita, kuidas kasutada filtreid ja salvestatud vaateid.
• Ülesande vaade — kuidas ülesannet avada, aega logida, olekut uuendada ja kommentaare lisada.
• Aja mõõtmine — kuidas taimer töötab ja kuidas lisada aega käsitsi, kui unustati see käivitada.
• Catch Up vaade — kus näha klientide sõnumeid ja tiimiliikmete kommentaare ülesannetele.

Vaata artikleid Uku töölaua ülevaade ja Aja mõõtmine.

Uue kasutaja esimene nädal Ukus on harjumuste kujunemise aeg. Lühike kontakt kahe-kolme päeva pärast aitab seadistusprobleemid vara avastada:

• Kas ülesanded ilmuvad nende töölauale? Kui mitte, veendu, et kasutaja on klientidele määratud ja et nende kliendi tööplaanid on kinnitatud.
• Kas nad logivad aega ülesannete vastu? Kontrolli esimeste päevade ajaraporti — nulli kirjed tööpäevade järel tähendavad tavaliselt, et taimerit pole veel üles leitud.
• Kas nad kasutavad aega logides õigeid teemasid? Teemad mõjutavad arveldust ja raportit; kasutaja, kes logib kogu aja „Üldisena”, tekitab raportites müra.

Kui kasutaja lahkub, on vastupidine protsess samuti oluline:

1. Enne deaktiveerimist määra tema avatud ülesanded teistele kasutajatele. Kasuta hulgimääramise funktsiooni mitme ülesande korraga liigutamiseks. Vaata artiklit Ülesannete ümberjagamine puudumise ajal.
2. Deaktiveeri kasutaja (muuda staatus Mitteaktiivseks) — see eemaldab ligipääsu ja vabastab tasulise koha, säilitades samal ajal kõik varasemad ajakirjed ja ülesandeandmed.
3. Uuenda kliente, kus nad olid Vaikimisi kasutaja, et uus inimene saaks AML-i (Rahapesu tõkestamine) ja monitooringu teavitused.

Värskenda lehte. Uus kasutaja ilmub olekuga Kutsutud kohe pärast kutse saatmist. Kui kirjet ikka pole, kontrolli, kas e-posti aadress sisestati õigesti, ja saada kutse uuesti.

Veendu, et kasutaja on määratud õigetele klientidele (vt 2. samm) ja et nende klientide tööplaanid on kinnitatud. Ülesanded ilmuvad töölauale ainult siis, kui kasutaja on vastava kliendi liige.

Kontrolli, et kasutajal on Kokkulepped vahekaardil kehtiv kokkulepe korrektse alguskuupäeva ja iganädalaste tundidega. Puuduv kokkulepe annab nulltunnid; vale alguskuupäev annab osaliselt valesti arvutatud tulemuse.

Kontrolli kasutaja staatust — Seadistamisel olekus kasutajad ei saa sisse logida. Muuda staatus Aktiivseks, kui ligipääs peaks algama.