Lepingute seadistamine

• Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad saavad alati luua ja muuta lepinguid iga kliendi puhul.
• Ettevõtte kasutajad, kellel on Kliendi peakasutaja õigus konkreetsel kliendil, saavad hallata selle kliendi lepinguid, kui arveldusseade Luba kliendi peakasutajatel näha ja luua oma klientide lepinguid ja arveid on lubatud. Vaata artiklit Arveldamise õigused ja seaded.
• Arveldamise funktsioon peab olema ettevõtte jaoks lubatud.
• Enne lepingurea lisamist peab eksisteerima vähemalt üks toode. Vaata artiklit Kuidas luua tooteid.

Leping on konkreetsele kliendile seotud arvelduslepe. See määrab:

• Milliseid teenuseid sa pakud (lepinguread, mis on seotud toodetega)
• Kui sageli sa arveldad (igakuiselt, kvartaliti või aastas)
• Millal arve luuakse (konkreetne kuupäev, kuu viimane päev või loomiskuupäev)
• Millise kuupäevavahemiku leping hõlmab

Lepingutel on kaks staatust: Aktiivne ja Mitteaktiivne. Ainult kuupäevavahemiku piires aktiivsed lepingud genereerivad arveid.

Asukoht: Kliendid > [Kliendi nimi] > Rahandus > Lepingud > Lisa leping

1. Ava kliendi profiil ja mine Rahandus > Lepingud.
2. Klõpsa paremas ülanurgas Lisa leping.
3. Täida lepingu andmed:

• Nimi — silt sellele lepingule (näiteks “Igakuine raamatupidamine” või “I kv nõustamine”).
• Korduvus — vali Iga kuu, Iga kvartal või Iga aasta.
• Arve kuupäev — millal arve genereeritakse. Valikud: konkreetne kalendripäev (1–28), Kuu viimasel päeval või Loomise kuupäev.
• Alates kp — millal leping algab.
• Kuni kp — (valikuline) millal leping lõpeb. Avatud lõpuga lepingute jaoks jäta tühjaks.

1. Klõpsa Lisa rida, et lisada teenusread. Vali toode rippmenüüst või klõpsa Uus toode, et luua üks kohapeal.
2. Igal real kuvatakse: teenuse nimi, arvelduse tüüp, kogus, ühik, hind ja summa. Klõpsa rea muutmiseks — hinnatasemed, minimaalkogused, allahindlused, maksumäär jm.
3. Klõpsa Salvesta.

Lepingu dubleerimiseks või kustutamiseks kasuta nimekirjas lepingu kõrval kolme punkti toimingumenüüd.

Arveldusmootor kontrollib aktiivseid lepinguid nende kavandatud arve kuupäeval ja genereerib arved automaatselt:

1. Lepingu korduvus määrab arveldustsükli.
2. Arve kuupäev määrab, mis päeval tsüklist arve luuakse.
3. Iga lepingurida kohta arvutab süsteem arveldatava summa rea tüübi põhjal:

• Fikseeritud hinnaga read arveldavad määratletud hinnal fikseeritud koguse.
• Ajapõhised read tõmbavad arveldusperioodist märgitud aja ja rakendavad hinnatasemeid.
• Ülesandevälja read arveldavad kohandatud väljaväärtuste põhjal perioodi ülesannetest.

1. Hinnatasemed toetavad mahupõhist hinnakujundust — erinevad määrad erinevatele kogusevahemikele.
2. Minimaalkogused tagavad baasarvelduse isegi siis, kui märgitud aeg on väike.
3. Genereeritud arve pärib kliendi lepinguseaded (valuuta, maksetähtaeg, ümardamine, grupeerimine).

Igal kliendil on eraldi arveldusseaded, mis kehtivad kõigile selle kliendi lepingutele. Ava lepinguseaded Lepingud vahekaardilt. Enamik välju on vaikimisi väärtusega Ettevõtte vaikimisi, mis tähendab, et kehtib ettevõtteülene seadistus, kui sa seda siin üle ei kirjuta.

• Valuuta — selle kliendi arve valuuta.
• Maksetähtaeg — päevade arv pärast arve kuupäeva, millal makse tähtaeg saabub.
• Viitenumber — selle kliendi arvetele lisatav viitenumber.
• Arve numbri prefiks/sufiks — kliendipõhised nummerdamise alistused.
• Arve kirjeldus — tekst, mis lisatakse iga selle kliendi arve juurde.
• Pöördkäibemaks — lubab EL pöördkäibemaksu teate arvetel (piiriüleste EL teenuste jaoks).
• Summeeritud arve — ühendab mitu arverida üheks konsolideeritud reaks määratud nime all.

• Aja ümardamisjärk — märgitud aja ümardamine lähima määratud sammuni selle kliendi jaoks.
• Ümarda ajakirjed — kas ümardatakse arvereal või ülesande kaupa.

• E-posti aadressid — aadressid, mis saavad selle kliendi arved automaatselt.
• Vastuse saaja e-post — vastusaadress selle kliendile saadetavatel arve e-kirjadel.
• PDF-i ridade grupeerimine — kuidas ridu PDF-is grupeeritakse (Näita kõiki / Grupeeri kirjelduse järgi / Grupeeri artikli järgi). Mitte-vaikimisi valiku valimine alistab ettevõtte seadistuse selle kliendi jaoks. Ettevõtte vaikimisi langeb tagasi Seaded & Äpid > Arveldamine > Seaded peale.
• Keela arve meeldetuletused — lülitab selle kliendi automaatsed maksetähtaja meeldetuletused välja.

• Aja arveldamise alus — kuidas ajakirjed arveldusperioodidele määratakse (ajakirje kuupäeva, ülesande alguskuupäeva, tähtaja või lõpetamiskuupäeva järgi).
• Lisavälja arveldamise alus — kuidas kohandatud väljaväärtused arveldusperioodidele määratakse.
• Sama perioodi arved — kui lubatud, ühendatakse kõik selle kliendi aktiivsed sama perioodi lepingud üheks arveks.
• Peida nullsumma read — peidab nullsummaga arveread PDF-ist.
• Arve emaettevõttele — kui kliendil on emaettevõte, saadetakse arved emaettevõttele.
• Vaikimisi resurss / projekt / kulukeskus / müüja — rakendatakse kõigile selle kliendi lepinguridadele vaikimisi.

Mallid võimaldavad lepingustruktuuri üks kord määratleda ja paljudele klientidele uuesti kasutada — kasulik, kui pakud standardiseeritud teenusepakette.

Malli loomiseks: iga lepingu muutmisel kasuta toimingumenüüd, et Salvesta malliks. Või ava Halda lepingu malle paneel Lepingud vahekaardilt (kolme punkti menüü Lisa lepingu kõrval).

Malli kasutamiseks: uue lepingu loomisel vali olemasolev mall. Mall täidab eeltäidetult korduvuse, arve kuupäeva ja teenusread. Malli rakendamise järel saad lepingut ikkagi kohandada.

Mallid toetavad toote nimedes dünaamilisi asendusparameetreid, mis asendatakse arvete genereerimisel. Täieliku nimekirja leiad artiklist Arveldamise asendusparameetrid.

Mallide loomise ja haldamise täpsema teabe saamiseks vaata artiklit Kuidas luua ja kasutada lepingumalle.

Sama lepingu rakendamiseks korraga paljudele klientidele:

1. Mine Klientide nimekirja ja vali mitu klienti märkeruutude abil.
2. Ava hulgitoimingute menüü ja vali Leping.
3. Vali üks kolmest toimingust:

• Lisa — loob malli põhjal uue lepingu kõigile valitud klientidele. Seadista alguskuupäev ja valikuliselt lõpukuupäev.
• Asenda — vahetab olemasolevad lepingud (kõik lepingud või konkreetse korduvuse või malliga lepingud) uue malliga.
• Täienda — lisab malli read olemasolevatesse lepingutesse neid asendamata.

1. Vali rakendatav mall ja klõpsa Salvesta.

Tooted tuleb lisada jaotises Seaded & Äpid > Arveldamine > Seadistus > Artiklid, enne kui need lepingu toote valimisel ilmuvad. Vaata artiklit Kuidas luua tooteid.

Kinnita, et lepingu alguskuupäev on möödas ja lepingul ei ole juba möödunud lõpukuupäeva. Samuti kontrolli, et lepingu staatus on Aktiivne.

Kontrolli lepingu Konfiguratsiooni vahekaardil Arve emaettevõttele seadistust. Veendu, et see on selle kliendi jaoks õigesti seadistatud.

Luba lepingu Konfiguratsiooni seadetes valik Sama perioodi arved, et konsolideerida mitu aktiivset lepingut üheks arveks.

Vaikimisi saavad lepinguid hallata ainult Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad. Ettevõtte kasutajad saavad lepinguid hallata ainult siis, kui arveldusseade Luba kliendi peakasutajatel näha ja luua oma klientide lepinguid ja arveid on lubatud ja neil on Kliendi peakasutaja õigus konkreetsel kliendil.