Dokumentide e-allkirjastamine Kliendiportaalis

Kui teenuseosutaja vajab su allkirja mõnele dokumendile — kliendilepingule, NDA-le, nõusolekuvormile — saab ta selle saata sulle Kliendiportaali kaudu allkirjastamistaotlusena. Allkirjastad otse brauseris; eraldi rakendust ei pea paigaldama ega muusse teenusesse sisse logima.

Iga Kliendiportaali kasutaja, kelle teenuseosutaja on lisanud allkirjastajaks. Kui su töölaual allkirjastamistaotlusi ei kuvata, ei ole teenuseosutaja sulle ühtegi saatnud. E-allkirjad on teenuseosutaja poolel Eliit-paketi funktsioon — kui taotlusi pole kunagi ja sa ootad neid, küsi teenuseosutajalt, kas tal on e-allkirjad lubatud.

Allkirjastamistaotlused kuvatakse su töölaua ülaosas eraldi jaotises Allkirjastamistaotlused, tavaliste ülesannete kohal. Nad on üleval, kuna neil on enamasti tähtaeg — vaata need üle enne tavalisi ülesandeid.

Sa saad ka e-kirja pealkirjaga „Review and Sign Documents - <ülesande pealkiri>” otselingiga taotluse juurde. E-kiri saadetakse teenuseosutaja enda postkastist (mitte mingilt Uku noreply aadressilt), nii et vastused lähevad otse temale.

1. Klõpsa töölaual allkirjastamistaotlusel, et see avada.
2. Jaotise Allkirjastatavad dokumendid all näed dokumenti või dokumente, mis vajavad su allkirja. Kui allkirjastamise tähtaeg on määratud, kuvatakse see siin.
3. Vaata üle kõigi allkirjastajate nimekiri ja nende praegune olek:
   • Ootel — ei ole allkirjapaneeli veel avanud.
   • Vaadatud — avas dokumendi, kuid pole veel allkirjastanud.
   • Allkirjastatud — lõpetas allkirjastamise, koos ajatempliga.

Mõned dokumendid nõuavad kõigi loetletud allkirjastajate allkirja, enne kui kokkulepe loetakse täielikuks. Teiste edenemist saad jälgida reaalajas samal taotluse lehel.

1. Klõpsa nupul Allkirjasta.
2. Vali, kuidas allkirja luua:
   • Nimetähed — su nimi täidetakse profiilist eelnevalt, Kliendiportaal kujundab selle kursiivkirjas allkirjaks. Kõige kiirem valik.
   • Joonista — kasuta hiirt või sõrme (puuteekraanil), et joonistada oma allkiri vabalt lõuendile. Klõpsa Puhasta, et uuesti alustada.
   • Lae ülesse — lae üles PNG-pilt oma käsitsi kirjutatud allkirjast (kuni 1 MB).
3. Loe õiguslik kinnitus läbi: „Valides Võta vastu ja allkirjasta, nõustun, et see märk on minu allkirja elektrooniline esitus.”
4. Klõpsa Võta vastu ja allkirjasta.

Sinu olek muutub Allkirjastatud olekuks koos ajatempliga, mis on kõigile osapooltele nähtav. Teenuseosutajale saadetakse teavitus automaatselt. Lisaks allkirjapildile salvestab Kliendiportaal ka kuupäeva, kellaaja ja su IP-aadressi — teenuseosutaja säilitab need allkirjastamise auditi tõenditena.

Sinu antav allkiri on allkirjapilt koos auditijäljega: teenuseosutaja säilitab allkirjapildi, mille kinnitasid, allkirjastamise kuupäeva ja kellaaja ning sinu IP-aadressi. Kui kõik loetletud allkirjastajad on allkirja andnud, kannab Kliendiportaal iga allkirjapildi dokumendile ja salvestab selle taotluse juurde allkirjastatud PDF-ina.

See ei ole ID-kaardi, Mobiil-ID ega Smart-ID allkiri ega ole eIDAS kvalifitseeritud elektrooniline allkiri. Sobib hästi kliendilepingute, NDA-de, nõusolekuvormide ja sarnaste kokkulepete jaoks. Kui teenuseosutaja vajab juriidilistel põhjustel kvalifitseeritud elektroonilist allkirja, ütleb ta sulle ja kasutab selle dokumendi jaoks eraldi teenust.

Allkirjastatud dokument jääb allkirjastamistaotluse juurde kättesaadavaks niikaua, kui ülesanne kestab. Teenuseosutaja saab allkirjastatud PDF-i ka enda poolele, kui kõik on allkirjastanud.

Kui teenuseosutaja muudab dokumenti, kui allkirjastamine on veel pooleli, kustutatakse kõik seni kogutud allkirjad ja sul palutakse uus versioon uuesti allkirjastada. Selle juhtumisel saad uue Review and Sign Documents e-kirja.

Nupp Allkirjasta ilmub ainult siis, kui oled selle taotluse puhul ootav allkirjastaja. Kui arvad, et peaksid olema allkirjastaja, aga nuppu pole, võta teenuseosutajaga ühendust — tal võib olla vaja sind allkirjastajate nimekirja lisada ja taotlust uuesti saata.

Võta teenuseosutajaga otse ühendust. Ta saab tähtaega pikendada või taotluse uuesti saata. Sina ise tähtaega pikendada ei saa, ent nupp Allkirjasta jääb aktiivseks ka pärast tähtaja möödumist — hilinenult allkirjastamine on endiselt võimalik, kuid teenuseosutajat tasub sellest teavitada.

Pärast nupule Võta vastu ja allkirjasta klõpsamist on allkiri salvestatud. Võta teenuseosutajaga ühendust ja selgita olukord. Ta saab sind allkirjastajana eemaldada ja uuesti lisada (see kustutab ainult sinu allkirja, et saaksid uuesti allkirjastada) või muuta taotluse mõnda dokumenti (see kustutab kõikide allkirjad ja saadab taotluse kõigile uuesti).

Kui kõik on allkirjastanud, liigub taotlus jaotisest Allkirjastamistaotlused ära ja kuvatakse tavalises lõpetatud ülesannete sektsioonis. Kontrolli töölaual jaotist Lõpetatud. Kui sa seda sealt ei leia, küsi teenuseosutajalt — ta saab lingi uuesti saata.

Review and Sign e-kiri sisaldab ühekordset sisselogimislinki. Kui kasutad mitut Kliendiportaali kontot (erinevad teenuseosutajad), kontrolli, et sa ei ole samas brauseris juba teise sisse logitud — logi enne välja ja ava siis link uuesti. Kui link on aegunud, palu teenuseosutajal taotlus uuesti saata.