E-allkirjade seadistamine ja kasutamine

• Pakett: Eliit.
• Äpi lubamine: Ettevõtte omanikud ja Ettevõtte peakasutajad.
• Allkirjastamise seadistamine ülesandel: iga tiimi kasutaja, kellel on juurdepääs ülesandele.
• Allkirjastamine: tiimi kasutajad, kes on lisatud allkirjastajateks, ja Kliendiportaali kontaktid, kes on lisatud allkirjastajateks.

Uku e-allkiri on allkirjapilt koos auditi metaandmetega — kui allkirjastaja kinnitab oma allkirja, salvestab Uku allkirjapildi (kirjutatud, joonistatud või üles laaditud), allkirjastaja IP-aadressi ja ajatempli, seejärel kannab allkirjapildi dokumendile. Tulemuseks on tavaline PDF-fail, millele on lisatud allkirjad ja valikuliselt ka ajatempel ning IP-aadress.

See ei ole krüptograafiline allkiri, ei ole eIDAS kvalifitseeritud allkiri ega kasuta ID-kaarti, Mobiil-ID-d ega Smart-ID-d. Kui jurisdiktsioon nõuab kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (näiteks teatud lepingute puhul EL-is), kasuta eraldi eIDAS-teenust. Uku e-allkirjad sobivad hästi sisemiste kinnituste, NDA-de, kliendilepingute, nõusolekuvormide ja muude kokkulepete jaoks, kus piisab allkirjapildist koos auditijäljega.

E-allkirjastamine töötab ainult tavalistel mitte-korduvatel ülesannetel. Korduvad ülesanded ja ülesannete mallid e-allkirjastamist ei toeta.

1. Ava Seaded & Äpid ettevõtte seadetes.
2. Leia loendist e-allkirjad ja ava see.
3. Loe ülevaade läbi ja aktiveeri äpp.
4. Liigu vahekaardile Seaded ja seadista, kuidas allkirjad dokumendile kantakse:
   • Asukoht — millises lehe nurgas allkirjaplokk asub: All paremal, All vasakul, Üleval paremal või Üleval vasakul.
   • Paigutus — millisele lehele allkirjaplokk lisatakse: Viimasel lehel, Esimesel lehel või Igal leheküljel.
   • Lisa ajatempel — kanna iga allkirja kõrvale allkirjastamise kuupäev ja kellaaeg.
   • Lisa IP-aadress — kanna allkirjastaja IP-aadress allkirja kõrvale.
5. Klõpsa Salvesta.

Need seaded on globaalsed — need kehtivad kõigile su ettevõttes Uku kaudu allkirjastatavatele dokumentidele.

Kui äpp on aktiivne, näed iga mitte-korduva ülesande tööriistaribal nuppu Allkirjasta (pliiatsi ikoon).

1. Ava ülesanne, mille saadad allkirjastamiseks.
2. Klõpsa ülesande tegevusribal nuppu Allkirjasta. Ülesande alaosasse ilmub allkirjastamise sektsioon.
3. Klõpsa Vali fail (PDF, DOC) või Lisa fail ja lisa dokument. Aktsepteeritakse ainult .pdf, .doc ja .docx faile — muud failitüübid lükatakse tagasi. DOC- ja DOCX-failid teisendatakse enne allkirjastamist automaatselt PDF-iks, nii et allkirjastatud lõppfail on alati PDF.
4. Lisa vajadusel sama allkirjastamise alla mitu dokumenti. Allkirjastajad allkirjastavad kõik lisatud dokumendid ühe korraga.
5. Vali soovi korral Allkirjastamise tähtaeg — kuupäev, milleks kõik allkirjastajad peaksid allkirja andma. Kui tähtaeg jääb ülesande ajavahemikust välja, kohandab Uku ülesande kuupäevi ja küsib sinult kinnitust.
6. Lisa vähemalt üks allkirjastaja (vt järgmine peatükk) ja klõpsa Salvesta.

Pärast salvestamist saab iga allkirjastaja e-kirja pealkirjaga Review and Sign Documents (saadetud sinu ettevõtte ühendatud Gmaili või Outlooki kaudu — sama kanal nagu teistel Kliendiportaali kirjadel) koos otselingiga ülesande juurde.

Allkirjastamise sektsioonis on kaks eraldi valijat:

• Lisa kasutaja — lisab tiimist allkirjastaja. Lisada saab iga tiimi kasutaja, kellel on juurdepääs ülesandele.
• Lisa kontakt — lisab allkirjastaja Kliendiportaali kontaktide hulgast selle ülesande kliendi all. See nõuab, et Kliendiportaali äpp oleks su ettevõttes aktiivne, sellel kliendil lubatud ja kliendile oleks kutsutud vähemalt üks portaali kontakt. Kui mõni tingimus puudub, kuvab Uku klõpsamisel kontrollnimekirja sellest, mis veel teha tuleb.

Kontaktil peab olema aktiivne Kliendiportaali konto. Kui üritad lisada kontakti, kelle kutse on saatmata või veel kinnitamata, ebaõnnestub salvestamine veateatega „Signer is not yet activated for the client portal” — kutsu kontakt enne portaali ja lisa ta seejärel allkirjastajaks.

Allkirjastajad ja täitjad jäävad automaatselt sünkroonis. Kui lisad allkirjastaja, lisab Uku ta ka ülesande täitjaks, et ülesanne ilmuks tema järjekorda. Kui eemaldad täitja, kes on ka allkirjastaja, küsib Uku kinnitust — Uku eemaldab ka tema allkirjastaja kande.

Iga allkirjastaja näeb ülesandel nuppu Allkirjasta. Sellele klõpsates avaneb allkirjapaneel, millel on kolm vahekaarti:

• Nimetähed — allkirjastaja nimi täidetakse profiilist eelnevalt, Uku kujundab selle kursiivkirjas allkirjaks. Kõige kiirem valik.
• Joonista — allkirjastaja joonistab puuteekraanil või hiirega allkirja. Nupp Puhasta lähtestab joonistusala.
• Lae ülesse — allkirjastaja laadib üles PNG-pildi käsitsi kirjutatud allkirjast. Fail peab olema päris PNG (failivormingut kontrollitakse serveris) ja kuni 1 MB suur.

Allkirjastaja loeb läbi õigusliku kinnituse — „Valides Võta vastu ja allkirjasta, nõustun, et see märk on minu allkirja elektrooniline esitus” — ja klõpsab Võta vastu ja allkirjasta. Uku salvestab allkirjapildi, ajatempli ja allkirjastaja IP-aadressi (võetud nginxi päringust, mitte brauserist, nii et seda ei saa võltsida).

Allkirjastamise sektsioon näitab iga allkirjastaja praegust olekut:

• Ootel — allkirjastaja ei ole allkirjapaneeli veel avanud.
• Vaadatud — allkirjastaja avas paneeli; ajatempli näeb märgisele hõljutades.
• Allkirjastatud — allkirjastaja klõpsas Võta vastu ja allkirjasta; ajatempli näeb märgisele hõljutades.

Olek uueneb reaalajas, kui allkirjastajad tegutsevad — lehte ei pea värskendama.

Kui viimane allkirjastaja klõpsab Võta vastu ja allkirjasta, käivitab Uku taustaprotsessi, mis:

1. Teisendab DOC- või DOCX-failid PDF-iks.
2. Kannab iga allkirjapildi dokumendile selles asukohas ja neil lehtedel, mille valisid Seadete & Äppide all, koos allkirjastaja nime, kliendi või ettevõtte nime ning valikuliselt ajatempli ja IP-aadressiga.
3. Salvestab allkirjastatud faili ülesandele — <failinimi>_signed.pdf, kui lisasid ühe dokumendi, või signed_files.zip allkirjastatud PDF-idega, kui lisasid mitu dokumenti.
4. Saadab Uku sisemise teavituse igale ülesande täitjale, et kõik osapooled on dokumendid allkirjastanud.

Allkirjastatud fail ilmub ülesande failide nimekirja allkirjavärvis, nii et seda on lihtne teistest manustest eristada. Originaalfaile ei kirjutata üle — need jäävad ülesande juurde alles. „Dokumendid allkirjastatud” sündmuse kohta e-kirja ei saadeta — valmimise teavitus on ainult Uku siseteavitus.

Kui ülesandele on lisatud vähemalt üks dokument, näitab allkirjastamise sektsiooni tegevusmenüü valikut Laadi alla (või Lae alla kõik, kui dokumente on rohkem kui üks). Kui kõik allkirjastajad on allkirjastanud, ilmub ka valik Loo uuesti — kasuta seda, kui pead allkirjastatud faili uuesti koostama (näiteks muutsid allkirja paigutust ja tahad, et olemasolevad allkirjad kantaks uue paigutusega). Uuesti loomine ei muuda allkirju ega saada uut valmimise teavitust.

Kui lisad või eemaldad dokumendi allkirjastamisest, millel on juba allkirju, kustutab Uku kõik olemasolevad allkirjad ülejäänud allkirjastajatelt (allkirjastatud olek, ajatempel, allkirjapilt) ja saadab kõigile praegustele allkirjastajatele uue Review and Sign e-kirja, et nad allkirjastaks uuesti. Uku hoiatab sind enne salvestamist, kui see juhtub.

Kui lisad uue allkirjastaja, ilma et muudaksid dokumente, saadab Uku e-kirja ainult uuele allkirjastajale — olemasolevate allkirjastajate olek jääb alles.

Allkirjastamise täielikuks eemaldamiseks ava allkirjastamise sektsiooni tegevusmenüü ja vali Kustuta. Uku küsib kinnitust ning seejärel eemaldab allkirjastamise sektsiooni, kõik allkirjastaja kanded ja allkirjastatud faili ülesandelt.

• Korduvad ülesanded ei toeta e-allkirjastamist. Korduvateks allkirjastamisteks loo iga ringi jaoks eraldi mitte-korduv ülesanne.
• Allkirjastatud väljund on alati PDF. Word-failid teisendatakse enne allkirjastamist PDF-iks; algne .docx-fail jääb ülesande juurde muutmata kujul alles.
• Asukoht ja paigutus on globaalsed, mitte ülesande-põhised. Need elavad jaotises Seaded & Äpid ja kehtivad kogu ettevõttes kõigile allkirjastatavatele dokumentidele.
• Allkirjastavad tiimi kasutajad ei saa Review and Sign e-kirja. See e-kiri on Kliendiportaali kanal; tiimi kasutajad teavad allkirjastamise vajadusest ülesande määramisest ja oma Uku ülesannete loendist.

Kontrolli, et e-allkirjade äpp on aktiveeritud jaotises Seaded & Äpid. Kontrolli ka, et ülesanne on tavaline ülesanne — korduvad ülesanded ja ülesannete mallid e-allkirjastamist ei toeta.

Kõik kolm tingimust peavad olema täidetud: Kliendiportaali äpp on su ettevõttes aktiivne, Kliendiportaal on sellel kliendil lubatud ja kontaktil on aktiivne Kliendiportaali konto (mitte ainult loodud — kutsutud ja kinnitatud). Uku näitab puuduvat tingimust, kui klõpsad Lisa kontakt. Kui salvestamine ebaõnnestub veateatega „Signer is not yet activated for the client portal”, peab kontakt veel oma portaali kutse vastu võtma — ava kliendi Kliendiportaali seadistamine ja saada kutse uuesti.

Kontrolli, kas allkirjastaja kuvatakse ülesande allkirjastamise sektsioonis. Kliendiportaali kontaktide puhul kontrolli, et nad on sisse logitud õige ettevõtte Kliendiportaali. Tiimi kasutajate puhul kontrolli, et neil on juurdepääs ülesandele. Allkirjastamise uuesti salvestamine saadab kõigile ootavatele allkirjastajatele uue Review and Sign e-kirja.

Pärast nupule Võta vastu ja allkirjasta klõpsamist on allkiri salvestatud. Allkirja saab lähtestada kahel viisil: eemalda ja lisa allkirjastaja uuesti (see kustutab ainult selle allkirjastaja allkirja, teiste allkirjad jäävad alles) või muuda mõnda allkirjastamise dokumenti — see kustutab kõikide allkirjad ja saadab kõigile uue Review and Sign e-kirja.

Asukoht ja Paigutus elavad jaotises Seaded & Äpid → e-allkirjad → Seaded ja on globaalsed. Muuda seal väärtused, seejärel kasuta ülesandel Loo uuesti, et allkirjastatud fail uue paigutusega ümber koostada — allkirju ennast ei muudeta, muutub ainult paigutus.