Dokumendihoidla ühendamine

Saad teada, kuidas pilveteenust ühendada, kuidas Uku iga kliendi kausta seal nimetab ja mida teha, kui ühendus aegub.

Ettevõtte omanik ja Ettevõtte peakasutajad, Elite paketis. Teised kasutajad ei näe vahekaarte Connectors, Folder naming ega Hooldus.

Uku Document Management hoiab su kaustu alati, pilveteenusega või ilma. Ühenda pilveteenus ainult siis, kui su tiim tahab samu faile avada Google Drive’is, OneDrive’is, SharePointis või Dropboxis. Korraga saab ühendada ühe pilveteenuse.

Pilveteenus	Sobib
Google Drive	Bürood, mis töötavad Google Workspace’is
OneDrive	Bürood, mis töötavad Microsoft 365-s
SharePoint	Bürood, kellel on Microsoft 365-s jagatud saidid ja teegid. Vaata SharePoint ühendamine Ukuga.
Dropbox	Isiklik Dropbox või Dropbox Business ilma meeskonnaruumita (team space)

Malle, kaustanimesid, nähtavust ja õigusi hallatakse alati Ukus. Kes pilveteenuses kaustu näeb, sõltub pilveteenuse enda jagamisseadetest, mitte Ukust.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Connectors

1. Ava Seaded & Äpid ja ava äpp Dokumendid. Kui äpp ei ole aktiivne, aktiveeri see enne vahekaardil Ülevaade.
2. Ava vahekaart Connectors.
3. Klõpsa oma pilveteenuse juures Ühenda ja logi pilveteenuse lehel sisse. SharePointi puhul täida hoopis väljad Lehe URL, Tenanti ID, Kliendi ID ja Kliendi saladus (secret).
4. Vahekaardile Connectors naastes näitab pilveteenus olekut Aktiivne. Uku teatab No main folder chosen.
5. Klõpsa Choose folder ja vali kaust, milles Uku töötama peab. Google Drive avab Google’i enda valija.
6. Klõpsa Salvesta. Uku kuvab teate Seaded salvestatud.

Uku loob põhikausta alla iga kliendi jaoks kausta. Iga kliendi kaustad pilveteenuses järgivad tema kaustapuud Ukus. Kliendi dokumentides on faili menüüs nüüd ka Ava koos pilveteenuse nimega, mis avab faili pilveteenuses. Dropboxi failidel seda valikut ei ole.

Create client folders määrab, millal kliendi kaustad pilveteenusesse tekivad. Klõpsa selle kõrval Muuda.

• When the first file is added — kaust tekib, kui sinna jõuab esimene fail või kui keegi kausta loob. Uku kasutab seda vaikimisi.
• Right away — uus klient saab kõik oma kaustad pilveteenusesse kohe, ka tühjad.

Jäta valikuks When the first file is added, kui keegi ei sirvi pilveteenust otse ega oota, et kõik kaustad oleksid olemas. Tühjad kaustad teevad pilveteenuse sirvimise aeglasemaks.

Right away kehtib uutele klientidele. Olemasolevate klientide jaoks ava Hooldus ja klõpsa kaardil Create missing client folders nuppu Loo kaustad. Kaart loendab kliendid, kellel pilveteenuses veel kausta ei ole.

Backup copies in Uku määrab, kas Uku hoiab igast failist oma koopiat. Klõpsa selle kõrval Muuda.

• Keep backup copies in Uku (recommended) — uued failid salvestatakse pilveteenusesse ja Ukusse. Kui fail läheb pilveteenuses kaduma või pole kättesaadav, avab Uku oma koopia.
• Store files only in [pilveteenus] — uued failid salvestatakse ainult pilveteenusesse. Kui ligipääs võetakse ära või fail kustutatakse seal, ei saa Uku seda avada.

Hoia varukoopiad sisse lülitatuna. Kui need on sees, näitab seade olekut Aktiivne.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Folder naming

Vahekaart Folder naming määrab, kuidas iga kliendi põhikaust pilveteenuses nime saab. Vahekaart on saadaval ainult siis, kui pilveteenus on ühendatud.

1. Klõpsa Insert variable ja vali kliendi andmeväli: Kliendi nimi, Kliendi ID, Kliendikood, Registrikood, Riik või Client type.
2. Kirjuta andmeväljade vahele oma tekst, näiteks -. Andmevälja liigutamiseks lohista seda.
3. Kontrolli rida Example, mis näitab näidiskliendi kaustanime.
4. Klõpsa Salvesta. Uku kuvab teate Seaded salvestatud.

Kasuta andmevälja, millega su tiim kliente juba tähistab, näiteks kliendikoodi. Kliendikoodita klient saab selle asemele ID ja oma ID, näiteks ID1234567.

Uus reegel nimetab uued kliendi kaustad. Olemasolevad kaustad jäävad vana nimega, kuni sa need ümber nimetad.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Hooldus

1. Leia kaart Rename client folders to match the rule, mis loendab reeglile mittevastavad kaustad.
2. Klõpsa Rename folders. Aken näitab näiteid vanadest ja uutest nimedest.
3. Klõpsa uuesti Rename folders. Uku kuvab teate Protsess käivitatud.

Kaustade sisu jääb alles, muutub ainult nimi. Kliendi seadetes käsitsi valitud kliendi kaust jääb oma nimega. Kui su pilveteenus ei saa kaustu ümber nimetada, ütleb kaart seda ja Uku nimetab kaustad ümber ainult Ukus.

Pilveteenuse ühendus võib aeguda, näiteks kui keegi võtab Uku ligipääsu ära või SharePointi kliendi saladus aegub. Siis näitavad vahekaardid Ülevaade ja Connectors teadet Storage connection has expired.

Kuni sa uuesti ühendad, hoiab uusi faile Uku Document Management. Uued failid avanevad Ukus, kuid pilveteenuses neid ei ole.

1. Klõpsa Ühenda uuesti.
2. Logi pilveteenusesse uuesti sisse. SharePointi puhul sisesta uus Kliendi saladus (secret).

Teade kaob. Su põhikaust ja kõigi klientide kaustad jäävad samaks.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Connectors

1. Klõpsa Ühenda lahti.
2. Loe hoiatust ja klõpsa Kinnita.

Pilveteenuse vahetamiseks ühenda praegune lahti, seejärel ühenda uus ja vali selle põhikaust. Uku ei kopeeri faile pilveteenuste vahel. Kui ühendad sama konto uuesti, vali sama põhikaust: siis kasutab Uku iga kliendi olemasolevat kausta.

Üks pilveteenus on juba ühendatud. Ühenda see enne lahti, seejärel ühenda soovitud pilveteenus.

Google’i lehel ei lubanud sa ligipääsu Drive’i failidele. Klõpsa uuesti Ühenda ja luba Ukul näha, muuta, luua ja kustutada Google Drive’i faile, mida Uku kasutab.

Uku ei toeta Dropboxi meeskonnaruume. Uku toetab isiklikku Dropboxi või Dropbox Businessi kontot ilma meeskonnaruumita. Klõpsa uuesti Ühenda ja logi sisse ühega neist kontodest.

Su Dropboxi konto kasutab meeskonnaruumi, mida Uku ei toeta. Uku keeldub sellel kontol failitoimingutest ja ka nupu Ühenda uuesti puhul. Klõpsa Ühenda lahti ja ühenda isiklik Dropbox või Dropbox Businessi konto ilma meeskonnaruumita. Võid ühendada ka mõne teise pilveteenuse.

Valiku When the first file is added korral tekivad kliendi kaustad koos tema esimese failiga. Lae üles üks fail või kasuta vahekaardil Hooldus kaarti Create missing client folders.

Uku ei kirjuta pilveteenuses ühtegi faili üle. Sama nimega teine üleslaadimine saab uue nime: OneDrive’is ja SharePointis Invoice 1.pdf, Dropboxis Invoice (1).pdf. Google Drive hoiab kahte sama nimega faili.

Uku kasutab edasi ümbernimetatud kausta. Uued failid lähevad sinna ja vana nimega kausta ei teki.