Kliendi dokumentide haldamine

Siit saad teada, kuidas kliendi dokumente leida, paigutada ja korras hoida ning kuidas muuta ühe kliendi kausta nähtavust.

• Avamine, otsimine, eelvaade ja allalaadimine — iga kasutaja, kellel on kliendile ligipääs.
• Üleslaadimine, ümbernimetamine, liigutamine, paigutamine ja kaustade lisamine — iga kasutaja, kes tohib klienti hallata.
• Failide ja kaustade kustutamine ning kausta seadete muutmine — Ettevõtte omanik, Ettevõtte peakasutajad ja selle kliendi Kliendi peakasutajad.
• Kaust, millel on Member visibility rollid, on peidetud kasutajate eest, kellel ühtegi neist rollidest pole. Vaata Kuidas kliendi kaustad toimivad.
• Rakendus Dokumendid kuulub Elite paketti.

Tee: ava klient → Dokumendid

Vasakul on Kaustad. Paremal on valitud kausta failid.

• Hiljutised — kliendi viimased failid igast kaustast, ülesandelt või kaustata.
• New files — kliendi kontaktide üles laetud failid, enne kui Uku need paigutab.
• Allpool olevad kaustad tulevad kliendi kaustamallist. Nende kõrval on kaustad, mille sinu tiim on käsitsi lisanud.

Loendis on iga faili Nimi, Lisaja, Kuupäev, Asukoht ja Info. Kui fail ei ole üheski kaustas, on veerus Asukoht kirjas Paigutamata.

Loendi kitsendamiseks kirjuta otsingukasti osa faili nimest. Klõpsa Näita kõiki, et näha ainult faile, mis tulid allikast Ülesanded, Märkmed, E-post või Kliendiportaal. Kuupäeva järgi filtreerimiseks klõpsa + ja lisa Periood.

Klõpsa failil, et avada eelvaade. Liigu kaustas edasi nuppudega Eelmine ja Edasi, ilma akent sulgemata.

Pildid, PDF-failid, tabelid, tekstifailid ja Wordi dokumendid avanevad eelvaates. Esitluste ja väga suurte failide puhul pakutakse eelvaate asemel allalaadimist.

1. Vali kaust, kuhu failid peavad minema.
2. Lohista failid loendisse või klõpsa Vali faile ja vali need.

Failid ilmuvad loendisse kohe ja jäävad sellesse kausta.

Kliendi kontaktide üles laetud failid ootavad kaustas New files. Uku paigutab need automaatselt üks kuni kaks tundi pärast üleslaadimist, malli reeglite Automatically filed here järgi. Sa võid need ka kohe paigutada.

1. Ava New files.
2. Klõpsa loendi kohal nuppu File now into …. Nupul on kausta nimi, kuhu failid lähevad.
3. Loe akent File now, kus on kirjas, kuhu failid lähevad.
4. Klõpsa File now. Uku näitab näiteks teadet 1 file filed.

Paigutatud failid lahkuvad kaustast New files. Kontakt leiab need kliendiportaalis endiselt vaatest Uploaded by me.

Faili rea menüüs on Ava, Detailid, Nimeta ümber ja Liiguta. Kui pilveteenus on ühendatud, on menüüs ka Ava koos pilveteenuse nimega. See avab faili pilveteenuses.

1. Klõpsa faili menüüs Liiguta.
2. Vali kaust jaotises Vali sihtkaust.
3. Klõpsa Liiguta. Uku näitab näiteks teadet Fail liigutatud kausta Payroll.

Mitme failiga tegutsemiseks märgi need loendis. Laadi alla salvestab need siis ühe zip-failina ja Liiguta viib need kõik ühte kausta. Detailid avab faili paneeli, kus saad valida Lisa kirjeldus.

Kui pilveteenus on ühendatud, nimetab ja liigutab Uku ka pilveteenuses olevat koopiat. Kui pilveteenus ei järgne, annab Uku sellest teada ja muudatus Ukus jääb kehtima.

1. Klõpsa kaustade kohal ikooni Uus kaust, mis asub hammasratta Folder settings kõrval.
2. Kirjuta Kausta nimi ja klõpsa Koosta. Uku näitab teadet Kaust loodud.

Ikoon Uus kaust lisab kausta kausta Private alla. Kausta lisamiseks teise kausta sisse ava selle kausta menüü ja klõpsa Lisa kaust. Samas menüüs on ka Nimeta ümber ja Kustuta.

Uue kausta nähtavus on alati Isiklik, ka kausta Public sees, seega klient seda veel ei näe. Kliendile näitamiseks muuda selle Nähtavus jaotises Folder settings.

Mallist pärit kaustal ei ole valikuid Nimeta ümber ega Kustuta. Muuda selle asemel kaustamalli ja muudatus jõuab iga kliendini. Kaustal New files menüüd ei ole.

Vali fail ja klõpsa Kustuta. See, mis edasi juhtub, sõltub faili päritolust.

• Otse kausta üles laetud fail — Uku küsib Kustuta failid? Klõpsa Kustuta. Fail kustutatakse ja seda ei saa tagasi võtta.
• Ülesandele, märkmele või e-kirjale kuuluv fail — Uku küsib Eemalda failid? Klõpsa Jäta ülesandele, et eemaldada fail ainult sellest kaustast; fail jääb sinna, kust see tuli. Klõpsa Kustuta täielikult, et kustutada fail kõikjalt.

Kasutaja, kes faile kustutada ei tohi, näeb ülesande, märkme või e-kirja küljes olevatel failidel selle asemel valikut Remove from folder. Fail jääb sinna, kust see tuli.

Avatud allkirjastamistaotluses olevat faili ei saa keegi kusagil kustutada. Uku ütleb: “This file is part of a signing request, so it cannot be deleted.” Kustuta enne allkirjastamistaotlus.

Nähtavus ja rollid tulevad kaustamallist. Sa saad neid muuta ainult ühe kliendi jaoks, näiteks peita kausta ühe kliendi kontaktide eest.

1. Klõpsa kliendi lehel Dokumendid kaustade kohal hammasratast Folder settings.
2. Vali kaust. Iga seade all on hall rida malli väärtusega, näiteks Template: Everyone.
3. Muuda väärtust Nähtavus, Client contact visibility või Member visibility.
4. Klõpsa Salvesta. Aken Apply settings näitab, mis muutub, näiteks mitu faili muutub kliendile nähtavaks.
5. Klõpsa Apply settings. Uku näitab teadet Folder settings saved.

Seade juures on nüüd Differs from template. See klient jätab oma valiku alles ka siis, kui mall muutub. Teisi kliente see ei mõjuta.

Malli järgimise taastamiseks klõpsa Reset rea Differs from template kõrval, seejärel Salvesta ja Apply settings.

Linki Client portal menu saab määrata ainult mallis. Sinu tiimi käsitsi tehtud kaustal on kirjas Not part of the template, seega pole sellel valikut Reset.

Kustutamiseks on vaja kliendi juures õigusi Ettevõtte omanik, Ettevõtte peakasutaja või Kliendi peakasutaja. Teiste õigustega kasutaja näeb ülesande, märkme või e-kirja küljes olevatel failidel valikut Remove from folder.

Kaustal on Member visibility rollid, mida kolleegil pole. Ava Folder settings, vali kaust ja lisa üks tema tööplaani rollidest. Või anna kolleegile see roll sellel kliendil.

Uku uuendab kliendi kaustu malli järgi. Oota hetk ja klõpsa uuesti File now või Salvesta.

Failid, mis lisati enne kaustapuu olemasolu, ei ole üheski kaustas ja nende Asukoht on Paigutamata. Ettevõtte peakasutaja saab need kõik korraga paigutada valikuga Korrasta failid. Vaata Kaustastruktuuri mallid.

Kaustas või selle all olevas kaustas on veel faile. Liiguta või kustuta failid, seejärel kustuta kaust. Mallist pärit kausta ei saa ühel kliendil üldse kustutada: eemalda see mallist.