Kliendi dokumentide haldamine

Siit leiad kõik, mida kliendi dokumendivaates teha saab — faili leidmisest kuni kustutamiseni.

• Vahekaardi avamine, otsimine, eelvaade ja allalaadimine — iga kasutaja, kellel on kliendile ligipääs.
• Üleslaadimine, ümbernimetamine, liigutamine ja kaustade loomine — iga kasutaja, kes saab klienti hallata. Büroos, kus tiimi õigusi ei ole kitsendatud, on see iga kasutaja, kellel on kliendile ligipääs.
• Kausta kustutamine või faili täielik kustutamine — Ettevõtte omanik, Ettevõtte peakasutaja ja selle kliendi Kliendi peakasutaja.
• Dokumentide äpp on Elite paketis.

Tee: ava klient → Dokumendid

Vasakul on Kaustad. Paremal on valitud kausta sisu.

• Hiljutised on kõige ülal ja näitab kliendi 50 uusimat faili kogu puust, uuemad ees. Kui avad vahekaardi kausta valimata, jõuad siia.
• New files on postkast. Kõik, mille klient kliendiportaalis üles laadib, ja iga ühendatud postkastist tulnud dokument ootab siin, kuni büroo selle ära sordib.
• Ülejäänud puu tuleb büroo kaustastruktuuri mallist.

Nimekirja kitsendavad kaks juhtnuppu:

• Otsi — kirjuta osa failinimest, et nimekirja filtreerida.
• Tüüp — kitsenda päritolu järgi: Ülesanded, Notes, E-post või Kliendiportaal. Filtri tühjendamine toob kõik failid tagasi.

Veerg Allikas näitab iga rea päritolu. Silt Ülesanne on klõpsatav ja avab ülesande, millele fail kuulub.

Klõpsa failil, et avada eelvaade. Liigu kaustas edasi nuppudega Eelmine ja Edasi või nooleklahvidega, ilma akent sulgemata.

Faili tüüp	Mida näed
Pildid ja PDF	Fail ise
Tabelid — xlsx, xls, ods, csv, tsv	Tabelivaade, esimesed 20 lehte, igast 500 rida ja 50 veergu
Tekst — txt, md	Faili lihttekst
Word — docx	Dokument koos kujundusega
Word — doc, odt, rtf	Esimesed 5 lehekülge, valmistatakse esimesel avamisel
Esitlused — pptx, ppt, odp	Eelvaadet ei ole. Laadi fail alla, et see avada.

Kehtivad mahupiirid: tabelitel 2 MB, tekstil 1 MB ja Wordi dokumentidel 5 MB. Piirist suurema faili puhul pakub eelvaade allalaadimist.

Teade Lõpetan üleslaadimist… tähendab, et fail jõudis Ukusse hetk tagasi ja seda alles kopeeritakse hoidlasse. Oota mõni sekund ja fail avaneb.

1. Vali kaust, kuhu failid peaksid minema.
2. Lohista failid nimekirja peale või klõpsa Lae failid üles ja vali need.
3. Failid ilmuvad nimekirja kohe.

Vaates Hiljutised üles laadida ei saa, sest see on vaade, mitte päris kaust. Vali enne kaust.

Vali üks fail ja klõpsa Detailid, et avada paremal failipaneel. Sealt saad:

• Nimeta ümber — muuda nime. Faililaiend on kinnitatud ja jääb samaks, seega .pdf ei muutu ümbernimetamisega failiks .docx.
• Lisa kirjeldus — kirjuta lühike märkus, mis fail see on või mida sellega veel teha tuleb.
• Liiguta — vali uus kaust välja Vali sihtkaust alt.
• Laadi alla — salvesta üks koopia.

Mitme failiga korraga tegutsemiseks märgi need nimekirjas. Laadi alla teeb siis ühe zip-faili ja Liiguta viib kogu valiku ühte kausta.

Kui bürool on ühendatud hoidla, liigutab ja nimetab Uku ümber ka sealse koopia. Vahel hoidla järele ei tule, näiteks õiguste tõttu või kui teenus faile kaustade vahel liigutada ei oska. Uku ütleb sulle seda ja Uku poolel jääb muudatus kehtima.

Kausta lisamiseks kasuta puu kohal olevat nuppu +. Kausta tegevuste menüüst leiad Uus alamkaust, Nimeta kaust ümber ja Kustuta kaust.

• Uus kaust luuakse alati Private sisse. Miski, mille sa ise teed, ei satu kaustade Public, Private ja New files kõrvale.
• Kahel samas kohas oleval kaustal ei tohi olla nimed, mis langevad kokku, kui suurtähed, tühikud ja kirjavahemärgid välja jätta.
• Büroo malli järgi loodud kausta ei saa siin ümber nimetada ega kustutada. Muuda selle asemel kaustastruktuuri malli.

Vali fail ja klõpsa Kustuta.

Kui fail kuulub ülesandele, küsib Uku, kumba sa mõtlesid:

• Jäta ülesandele — fail lahkub kaustast ja jääb oma ülesande külge.
• Kustuta täielikult — fail kaob nii kaustast kui ka ülesandelt.

Otse kausta loodud failil ülesannet ei ole, seega kustutamine eemaldab selle.

Kaks asja viivad selle mujale. Fail, mille klient lisas ülesandele, jääb sellele ülesandele ega muutu dokumendiks — ava ülesanne, et see leida. Kontakt, kes laadib üles portaali enda dokumendivaates, valib samuti kausta. Vaata kaustast Public ja selle alamkaustadest.

Zip on kõik või mitte midagi. Uku katkestab kogu zip-faili, kui ühte faili ei õnnestu lugeda, ja nimetab faili, mis selle põhjustas. Kõige sagedasem põhjus on fail, mida alles hoidlasse kopeeritakse. Võta see linnuke maha, laadi ülejäänud alla ja tegele selle failiga eraldi.

Fail on tüüpi, mille eelvaadet Uku ei tee, näiteks esitlus, või tüüpi, mida Uku ei tunne. Laadi fail alla ja ava see programmis, milles see tehti.

Laiend on meelega kinnitatud. Uku nimetab ümber ainult punktist ees oleva osa ja hoiab alles .pdf, .xlsx ja nii edasi. Nii ei väida fail kunagi, et ta on midagi muud.

Üleslaadimisi kopeeritakse hoidlasse taustal. Oota minut ja vaata uuesti. Kui fail on ikka puudu, kontrolli Dokumentide äpi vahekaardil Seaded, kas hoidla on endiselt ühendatud.

Uku keeldub, kuni kaustas või selle all olevas kaustas on kas või üks fail. Ava iga kaust ja liiguta või kustuta failid enne. Kui kaust tuli büroo mallist, eemalda see mallist, mitte kliendilt.