Sünkrooni Google'i või Outlooki kalender

Siit õpid ühendama Google’i või Outlooki kalendreid, nägema Uku abil oma tegelikku tööpäeva ja muutma kohtumisi ülesanneteks.

• Iga kasutaja saab ühendada oma kalendreid. Ettevõtte peakasutaja õigusi pole vaja.
• Kalendri sünkroonimine kuulub pakettidesse Team, Elite, Elite Early Bird ja Enterprise ning on saadaval ka prooviperioodil.
• Kohtumiste pealkirju näed ainult sina. Kolleegidele kuvatakse sinu kohtumised olekuga Hõivatud.

Kalendri sünkroonimine toob Google’i või Outlooki kalendri kohtumised Uku vaadetesse. Näed iga päeva kohtumisi ja ülesandeid ühes kohas, nii et täis tööpäev ei paista enam vabana.

• Sünkroonimine on ühesuunaline. Uku loeb kalendrit ega muuda seda kunagi.
• Uku näitab kohtumisi 7 päeva tagasi ja 28 päeva ette. Eelmise nädala kohtumised jäävad nähtavaks, et saaksid need veel ülesanneteks muuta.
• Kuvatakse algus- ja lõpuajaga kohtumised. Terve päeva sündmusi, tühistatud kohtumisi ega vabaks märgitud sündmusi ei kuvata.
• Korduvad kohtumised ilmuvad igal päeval, mil need toimuvad.
• Kahes sinu kalendris olevat sama kohtumist kuvatakse üks kord.

Google’i kalendri ühendamiseks kasuta privaatset linki, mida Google nimetab salajaseks aadressiks. Kopeerid lingi Google’i kalendrist ühe korra ja Uku hoiab edaspidi kohtumised ajakohasena.

Tee: Kalender → hammasratas nupu + Kohtumine kõrval → Lisa kalender → Google

1. Klõpsa Leia link teenusest Google Calendar, et näha juhiseid Uku aknas.
2. Ava Google’i kalendri seaded.
3. Klõpsa vasakus külgribas jaotises Minu kalendrite seaded oma kalendrit.
4. Keri jaotiseni Integrate calendar ja kopeeri Secret address in iCal format.
5. Mine tagasi Uku aknasse ja kleebi link väljale Kalendri link.
6. Sisesta väljale Nimi nimi, näiteks Töökalender.
7. Klõpsa Salvesta. Uku kuvab teate Kohtumisi laaditakse… ja kohtumised ilmuvad umbes 1 minuti jooksul.

Outlooki kalendri ühendamiseks avalda kalender Outlooki veebiversioonis ja kopeeri selle ICS-link ehk kalendrifaili link. Töö- või koolikontol ja isiklikul Microsofti kontol on sammud samad.

Tee: Kalender → hammasratas nupu + Kohtumine kõrval → Lisa kalender → Microsoft (Outlook)

1. Klõpsa Leia link Outlookist, et näha juhiseid Uku aknas.
2. Ava Outlooki veebiversioon: töö- või koolikonto või isiklik konto.
3. Klõpsa Seaded ja seejärel Ühiskalendrid.
4. Vali jaotises Kalendri avaldamine oma kalender ja Can view all details ning klõpsa Avalda.
5. Kopeeri ICS-link.
6. Mine tagasi Uku aknasse ja kleebi link väljale Kalendri link.
7. Sisesta väljale Nimi nimi, näiteks Outlooki töökalender.
8. Klõpsa Salvesta. Kohtumised ilmuvad umbes 1 minuti jooksul.

Vali Can view all details, et näha Uku vaadetes kohtumiste pealkirju. Sobib ka Saab vaadata, millal olen hõivatud, kuid siis kuvatakse iga kohtumine pealkirjata, olekuga Hõivatud.

Kalendri link toimib nagu salasõna. Igaüks, kellel on link, saab kalendrit lugeda. Uku hoiab linki krüpteerituna ega näita seda pärast salvestamist enam. Ära saada linki kellelegi ega kleebi seda mujale.

Saad ühendada kuni 3 kalendrit, näiteks tööks kasutatava Outlooki kalendri ja Google’i kalendri. Iga kalender saab oma nime.

1. Ava aken Ühenda kalender, klõpsates nupu + Kohtumine kõrval hammasratast.
2. Klõpsa Lisa kalender ja järgi Google’i või Outlooki juhiseid.

Kui töötad mitmes Uku ettevõttes, palub Uku valida väljal Ettevõte ettevõtte, kuhu kalender kuulub. Igas ettevõttes saab ühendada 3 kalendrit. Ainult selle ettevõtte kolleegid näevad sinu kohtumisi olekuga Hõivatud.

Kalendri nime muutmiseks klõpsa selle kõrval Nimeta ümber aknas Ühenda kalender. Nimi muutub, kohtumised jäävad alles. Linki ennast muuta ei saa. Uue lingi kasutamiseks eemalda kalender ja lisa see uuesti.

Lisa kohtumine käsitsi, kui seda pole ühendatud kalendris, näiteks telefoni teel kokku lepitud kliendikülastus. Käsitsi lisatud kohtumine läheb päeva arvestusse samamoodi nagu sünkroonitud kohtumine.

Tee: Kalender → + Kohtumine

1. Klõpsa vasakus külgribas + Kohtumine.
2. Sisesta väljale Pealkiri pealkiri.
3. Vali väljal Kuupäev kuupäev ning sisesta kohtumise algus- ja lõpuaeg.
4. Klõpsa Salvesta. Kohtumine ilmub valitud päeval vaadetesse „Kalender“ ja „Planeerija“.

Kohtumise muutmiseks või kustutamiseks klõpsa kohtumist ja seejärel Muuda. Käsitsi lisatud kohtumine ei saa korduda ega kesta tervet päeva.

Kohtumised ilmuvad iga päeva ülaossa ülesannete kohale kellaaja järgi. Näed neid vaates Kalender ja vaate Töölaud jaotises Planeerija. Kalendreid saad ühendada ja hallata ainult lehel „Kalender“.

Päeva ajajaotuse nägemiseks vii kursor päeva ülaosas olevatele ajanäitajatele:

• Mõõdetud aeg — päeva kohta lisatud aeg.
• Oodatud — sel päeval ette nähtud töötundide arv.
• Prognoos — päeva ülesannete ajaprognoos.
• Kohtumised — kohtumistele kuluv aeg. Kattuv aeg läheb arvesse üks kord.
• Vaba aeg — allesjäänud aeg: Oodatud miinus ülesannete ajaprognoosid ja kohtumised. Vaba aeg ei lähe kunagi alla nulli.

Näitajad Kohtumised ja Vaba aeg ilmuvad, kui vaates „Kalender“ kuvatakse üht inimest. Näitaja Vaba aeg ilmub ainult sinu enda kalendris, sest arvestab sinu oodatud töötunde.

Üksikasjade avamiseks klõpsa kohtumist. Näed kohtumise pealkirja, päeva, kellaaega ja kirjeldust.

• Liitu Google Meeti kaudu või Liitu Microsoft Teamsi kaudu avab veebikohtumise.
• Ava teenuses Google Calendar või Ava Outlookis avab kohtumise sinu enda kalendris.
• Oma kohtumiste üksikasju näed ainult sina.

Muuda kohtumine ülesandeks, et lisada kohtumisega seotud tööaeg. Uku täidab ajaväljad sinu eest, nii et kohtumise andmeid ei pea uuesti sisestama.

1. Klõpsa kohtumist.
2. Klõpsa + (Loo ülesanne). Avaneb ülesande aken.
3. Kontrolli eeltäidetud välju. Algus on kohtumise algusaeg, tähtaeg on kohtumise lõpuaeg ja ajaprognoos on kohtumise kestus.
4. Vali klient ja täida ülesande ülejäänud väljad.
5. Klõpsa Salvesta.

Kui kohtumine on juba lõppenud, lisab Uku ka kohtumise kestusega ajakirje. Veel toimumata kohtumisele Uku aega ei lisa. Telefonis täidab Uku ainult ajaprognoosi ega lisa ajakirjet. Pärast salvestamist kuvatakse kohtumisel Aeg lisatud ja link Ava ülesanne.

Uku kontrollib kalendreid ja uuendab kohtumisi automaatselt. Kellaajad lähtuvad sinu ajavööndist.

• Esmaspäevast reedeni 08:00–18:00: umbes kord tunnis. Kui midagi ei muutu, kontrollib Uku harvem, kuni 4-tunniste vahedega.
• Esmaspäevast reedeni õhtuti kuni 22:00: iga 2 tunni järel.
• Öösel: üks kord.
• Nädalavahetusel: iga 12 tunni järel.
• Kui sa pole 14 päeva jooksul avanud vaadet „Kalender“ ega „Planeerija“: kord päevas.

Kui avad vaate „Kalender“ või „Planeerija“ ja kohtumisi uuendati viimati üle 4 tunni tagasi, uuendab Uku kohtumisi. Kohe uuendamiseks ava aken Ühenda kalender ja klõpsa Sünkrooni kohe. Kohtumised uuenevad umbes 1 minuti jooksul. Nuppu Sünkrooni kohe saad klõpsata kord 5 minuti jooksul.

Prooviperioodil ei uuenda Uku kohtumisi automaatselt. Uusimate kohtumiste laadimiseks klõpsa Sünkrooni kohe.

Eemalda kalender, kui sa ei soovi selle kohtumisi enam Uku vaadetes näha. Google’i või Outlooki kalender ise ei muutu.

1. Ava aken Ühenda kalender, klõpsates nupu + Kohtumine kõrval hammasratast.
2. Klõpsa kalendri kõrval Eemalda.
3. Kinnitamiseks klõpsa Eemalda. Selle kalendri kohtumised kaovad sinu vaadetest „Kalender“ ja „Planeerija“.

Nendest kohtumistest loodud ülesanded jäävad alles.

Kopeeri link Google’i kalendrist või Outlookist uuesti ja kleebi see muutmata kujul. Uku võtab vastu ainult Google’i ja Microsofti kalendrite privaatseid linke. Teiste kalendriteenuste lingid ei tööta.

Ava aken Ühenda kalender. Punase punktiga kalendri juures on teade link ei tööta enam. Google’is või Outlookis on link lähtestatud või kalendri avaldamine lõpetatud. Eemalda kalender, kopeeri uus link ja lisa kalender uuesti.

Klõpsa Sünkrooni kohe aknas Ühenda kalender ja oota umbes 1 minut. Kui muudatust ikka ei kuvata, oota veidi ja klõpsa uuesti Sünkrooni kohe. Google’il või Outlookil võib privaatse lingi uuendamiseks aega kuluda.

Outlooki kalender on avaldatud valikuga Saab vaadata, millal olen hõivatud. Avalda kalender valikuga Can view all details ja kopeeri selle ICS-link. Seejärel eemalda kalender Uku kalendrite hulgast ja lisa see selle lingiga uuesti.

Kalendri sünkroonimine pole sinu ettevõttes sisse lülitatud. Võta ühendust Uku klienditoega ja palu kalendri sünkroonimine sisse lülitada.