Kuidas kliendi kaustad toimivad

Saad teada, mida Dokumentide äpp iga kliendi jaoks loob, kus failid asuvad ja kes neid näeb.

• Kaustade vaatamiseks on vaja ligipääsu sellele kliendile. Iga kasutaja, kellel on kliendile ligipääs, saab avada vahekaardi Dokumendid.
• Äpi sisselülitamiseks ja mallide kujundamiseks on vaja Ettevõtte omaniku või Ettevõtte peakasutaja õigusi.
• Dokumentide äpp on Elite paketis.

Dokumentide äpp annab igale kliendile ühe kaustapuu, mida näed kliendi vahekaardil Dokumendid. Puu täidavad kolm asja:

• Kaustastruktuuri mall. Büroo kujundab ühe struktuuri ja Uku loob selle igale kliendile, kes seda kasutab. Vaata Kaustastruktuuri mallid.
• Automaatne sortimine. Ülesandele, märkmele või e-kirjale lisatud fail läheb õigesse kausta ilma, et keegi seda liigutaks.
• Üleslaadimine. Kasutajad laadivad faile otse kausta ja kliendid laadivad neid üles kliendiportaalis.

Igas kaustapuus on samad püsivad osad:

Kaust	Mida see hoiab
Hiljutised	Kliendi uusimad failid kogu puust. Ainult vaade — siia ei salvestata midagi.
New files	Failid, mis tulevad kliendiportaalist või ühendatud postkastist. Büroo sordib need siit edasi.
Public	Ainuke haru, mida klient kliendiportaalis näeb.
Private	Büroo enda töised failid, aasta- ja kuukaustadesse jaotatuna.
Notes, Templates	Valikulised harud märkmete failide ja mallifailide jaoks. Olemas ainult siis, kui mall need sisaldab.

Uku failihoidla on vaikevalik. Büroo võib selle asemel ühendada Google Drive’i, OneDrive’i, SharePointi või Dropboxi ja Uku hoiab endal varukoopia, kui sa seda välja ei lülita. Seadistamist kirjeldab Dokumendihoidla ühendamine.

Ukus nähtav puu on vaade, mitte hoidla ise. Kaust tekib Ukusse kohe, kui mall selle loob, ja ühendatud hoidlasse siis, kui sinna jõuab esimene fail.

Erand on kliendi enda juurkaust Google Drive’is ja OneDrive’is. Uku loob selle ette, et leiaksid kliendi hoidlast üles juba enne esimest faili. SharePoint ja Dropbox tühja kausta hoida ei saa, seega tekib seal ka kliendi juurkaust koos esimese failiga.

Juurkausta nime valid Dokumentide äpi seadetes: kliendi nimi, kliendi kood, registrikood või mõni nende paar. Kui kliendil valitud välja väärtust ei ole, saab kaust nimeks ID ja kliendi numbri, näiteks ID1234.

Uku otsustab faili koha selle järgi, kust see tuli:

Fail tuli	Kuhu Uku selle paneb
Kasutaja lisatud ülesande või kommentaari fail	Private, tänase aasta ja kuu kausta
Kliendi või projekti märkme fail	Notes või aasta- ja kuukaust, kui mallis Notes haru ei ole
Tööplaani või malli fail	Templates või aasta- ja kuukaust, kui mallis Templates haru ei ole
Kliendiportaali üleslaadimine või postkasti e-kiri	New files
Kasutaja üleslaadimine dokumendivaates	Kaust, mille kasutaja valis

Sortimine toimub enne, kui fail sinu hoidlasse kopeeritakse. Seetõttu on Ukus nähtav kaust ja hoidlas olev kaust alati sama.

Otsustavad kaks asja: kas inimene kuulub büroo tiimi ja mida ta teha tohib.

• Kaustade vaatamine ja allalaadimine — iga kasutaja, kellel on sellele kliendile ligipääs.
• Kaustade loomine, üleslaadimine, ümbernimetamine, liigutamine — iga kasutaja, kes saab klienti hallata. Büroos, kus tiimi õigusi ei ole kitsendatud, on see iga kasutaja, kellel on kliendile ligipääs.
• Kausta kustutamine või faili täielik kustutamine — Ettevõtte omanik, Ettevõtte peakasutaja ja selle kliendi Kliendi peakasutaja. Ükski tiimi õigus seda ei muuda.

Kaustade ja failide kohta eraldi õigusi ei ole. Igaüks, kellel on kliendile ligipääs, näeb kogu puud. Erand on ainult kliendiportaali piirang allpool.

Kliendiportaali sisse loginud kontakt näeb tunduvalt vähem:

• Haru Public ja kõik, mis selle sees on.
• Enda üleslaadimised kaustas New files. Sama kliendi teiste kontaktide failid jäävad talle nähtamatuks.
• Hiljutised, mis on piiratud kahe eelmise punktiga.

Private, Notes, Templates ja iga muu haru on nähtamatud ja kättesaamatud. Fail, mis on lisatud kliendile nähtavale ülesandele, on endiselt sellel ülesandel nähtav, kuid portaali dokumendiks see ei muutu. Dokumendi jagamiseks liiguta see kausta Public.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Ülevaade

1. Ava Seaded & Äpid ja leia äpp Dokumendid.
2. Aktiveeri äpp vahekaardil Ülevaade.
3. Ava vahekaart Seaded ja vali, kus failid asuvad. Vaata Dokumendihoidla ühendamine.
4. Ava vahekaart Kaustamallid ja vaata üle struktuur, mille Uku sulle lõi. Vaata Kaustastruktuuri mallid.
5. Ava mõni klient ja klõpsa vahekaarti Dokumendid, et tulemust näha.

Uku loob äpi aktiveerimisel esimese kaustastruktuuri malli, seega ei jää ükski klient struktuurita.

Kliendil ei ole kaustastruktuuri malli. Ava klient, klõpsa Muuda ja vali mall välja Kaustastruktuuri mall alt. Uku ehitab kaustad taustal, seega oota hetk ja laadi leht uuesti.

Uku loob kausta hoidlas siis, kui sinna salvestatakse esimene fail. Laadi kausta üks fail ja vaata hoidlat uuesti.

Kontrolli, et Dokumentide äpp on vahekaardil Ülevaade aktiivne. Kui äpp on välja lülitatud, jäävad failid ülesannete külge alles, aga Uku ei sordi neid kaustadesse.

Keeldumisel on kaks põhjust. Kausta, milles on veel faile, ei saa üldse kustutada — liiguta või kustuta failid enne. Malli järgi loodud kausta ei saa ühel kliendil kustutada — muuda selle asemel malli. Kustutamiseks on vaja ka Ettevõtte omaniku, Ettevõtte peakasutaja või selle kliendi Kliendi peakasutaja õigusi.

Kuukaustad on meelega numbrid, et iga büroo ja iga keele kasutaja loeks sama kausta ühtmoodi. Järjekord on Ukus õige: 9 on enne kausta 10.