Kuidas kliendi kaustad toimivad

Siit saad teada, mida Dokumentide äpp igale kliendile loob, kes iga kausta näeb ja kuhu Uku iga uue faili paigutab.

• Äpi sisse- ja väljalülitamiseks ning kaustamallide muutmiseks pead olema Ettevõtte omanik või Ettevõtte peakasutaja. Ettevõtte kasutaja näeb äpis ainult vahekaarti Ülevaade.
• Kliendi dokumentide avamiseks on vaja ligipääsu sellele kliendile. Mõne kausta saab piirata kasutajatele, kellel on teatud tööplaani roll.
• Dokumentide äpp kuulub Elite paketti.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Ülevaade

1. Ava Seaded & Äpid ja ava äpp Dokumendid.
2. Klõpsa Aktiveeri.
3. Klõpsa Kinnita. Päises on nüüd Aktiivne ja avaneb vahekaart Connectors.
4. Ühenda vahekaardil Connectors pilveteenus ainult siis, kui su tiim tahab samu faile avada Google Drive’is, OneDrive’is, SharePointis või Dropboxis. Vaata Dokumendihoidla ühendamine.
5. Ava Kaustamallid ja vaata vaikimisi mall üle. Vaata Kaustastruktuuri mallid.

Kui aktiveerid äpi, hakkab Uku looma vaikimisi kaustamalli järgi kliendikaustu. Pilveteenus on valikuline: Uku Document Management hoiab su kaustu ka ilma selleta.

Vahekaardil Ülevaade on kaart Default folder structure. Kaart näitab vaikimisi malli kaustu ühe näidiskliendi jaoks sel kuul. Vii hiir rea lõpus oleva väikese ikooni peale, et näha, kes seda kausta näeb. Äpi kasutamise lõpetamiseks klõpsa kaardil Uku Document Management nuppu Deaktiveeri ja seejärel Kinnita.

Igal kliendil on oma kaustapuu, mida näed kliendi lehel Dokumendid. Kaustapuu tuleb kliendi kaustamallist. Taustal töötav uuendus, sünkroonimine, hoiab kaustapuu malliga kooskõlas. Keegi ei pea sünkroonimist käivitama. Sünkroonimine käib:

• pärast seda, kui keegi salvestab malli või annab kliendile malli
• kui keegi avab uuel kuul kliendi dokumendid
• kord kuus, 1. kuupäeval

Sünkroonimine käib taustal, seega oota enne lehe uuesti laadimist umbes minut.

Igal kaustapuul on need osad:

Kaust	Mis see on
Hiljutised	Kliendi uusimad failid kogu kaustapuust. Ainult loend — siia ei salvestata ühtegi faili.
New files	Siia jõuavad esmalt kliendi kontakti üles laetud failid. Uku paigutab need siit automaatselt edasi.
Public	Kaustad, mida klient kliendiportaalis näeb.
Private	Sinu büroo enda kaustad. Klient neid ei näe.
Aasta- ja kuukaustad	Näiteks Private → 2026 → 9. Uku paigutab kuupäevaga failid nendesse.

Aasta- ja kuukaustad on olemas selle aasta jaanuarist kuni selle kuuni. Uue kuu kaust tekib, kui keegi avab kliendi dokumendid, kui saabub selle kuu esimene fail või 1. kuupäeval. Kuude nimes ei ole eesnulli (9, mitte 09), kui mall ei kasuta valikut Year-month (padded).

Igal kaustal on Nähtavus: Kõigile, Isiklik või Inherit. Määrad selle kaustamallis ja iga kliendi kaust võtab selle üle.

• Kõigile — kliendi kontaktid näevad kliendiportaalis kausta ja selle faile.
• Isiklik — ükski kliendi kontakt ei näe kausta ega selle faile.
• Inherit — sama mis ülemisel kaustal. Ülemise taseme kaust on alati Kõigile või Isiklik.

Kaust Kõigile, mis asub kausta Isiklik sees, on kontaktidele nähtav. Kontakt ei näe selle kohal olevaid kaustu Isiklik ega nende nimesid. Kaust Kõigile ilmub kontakti kaustapuu ülemisele tasemele.

Client contact visibility piirab kausta Kõigile kontaktidele, kellel on teatud kontakti roll, näiteks Juhatus. Kausta näevad ainult need kontaktid, kellel on sellel kliendil üks neist rollidest.

• Ilma kontakti rollideta kaustal ei ole oma piirangut.
• Kaust Inherit, millel pole oma rolle, võtab ülemise kausta rollid.
• Kaust, mille väärtus on Kõigile või Isiklik, alustab puhtalt lehelt. See ei võta ülemise kausta rolle.
• Rollid kaustal Isiklik ei mõjuta kedagi, sest ükski kontakt kausta ei näe.

Member visibility piirab kausta sinu büroo sees tööplaani rollidega, näiteks Palgaarvestus.

• Ettevõtte omanik, Ettevõtte peakasutajad ja kliendi Kliendi peakasutajad näevad alati kõiki kliendi kaustu.
• Teised kasutajad näevad tööplaani rollidega kausta ainult siis, kui neil on sellel kliendil üks neist rollidest. Arvesse läheb ka tiimi kaudu saadud roll.
• Kaust, millel pole tööplaani rolle, järgib ülemist kausta. Ülemise taseme kaust ilma tööplaani rollideta on avatud kõigile kasutajatele.

Kasutaja, kes kausta ei näe, ei saa selle faile ka muul viisil avada, alla laadida ega kustutada. Faili nimi võib siiski olla näha ülesandel, märkmel või e-kirjal. Faili avamisel kuvatakse Õigused puuduvad.

Iga fail, mille Uku paigutab, kuulub ühte kaheksast faililiigist:

Faililiik	Mida see sisaldab
Task files	Failid, mille kasutajad lisavad ülesandele või ülesande kommentaarile
Note files	Kliendi ja projekti märkmetele lisatud failid
Template files	Ülesandemallide, tööplaanide ja korduvate ülesannete failid
Member e-mail files	Sinu büroo kasutaja saadetud e-kirjade manused
Contact e-mail files	Väljastpoolt sinu bürood saabunud e-kirjade manused
Sent e-mail files	Kliendile saadetud e-kirjade manused
Contact uploads	Failid, mille kliendi kontaktid kliendiportaalis üles laevad
Signed files	Allkirjastatud koopia, mis tuleb tagasi, kui dokument e-allkirjastatakse

Kaustamallis saab iga faililiigi suunata ühte kausta, valikuga Automatically filed here. Selle liigi fail paigutatakse sinna. Liik, millel pole kausta, läheb sinna, kuhu lähevad Task files. Kui ka Task files jaoks pole kausta, läheb fail kausta Private → [aasta] → [kuu].

Võid suunata faililiigi kausta, mida klient näeb. Mall hoiatab sind siis: „The client can see files filed here.“

Kontakti kliendiportaalis üles laetud fail jõuab esmalt kliendi kausta New files. Sama kehtib ülesandele üles laetud failide kohta ning kaustades New files, Hiljutised või Uploaded by me üles laetud failide kohta. Iga kontakt näeb seal ainult oma faile.

Üks kuni kaks tundi hiljem paigutab Uku iga faili ülaltoodud reegli järgi. Kui kasutaja ei taha oodata, avab ta kausta New files ja klõpsab File now. Vaata Kliendi dokumentide haldamine.

Kui kontakt laeb faili üles ajal, kui üks tema kaustadest on avatud, läheb fail otse sellesse kausta. Fail jääb sinna.

Kasutaja saab ühele kliendile kaustu lisada, iga kausta sisse peale kausta New files. Käsitsi loodud kausta nähtavus on alguses alati Isiklik, ka kausta Public sees. Klient näeb seda alles siis, kui keegi muudab selle Folder settings all väärtuseks Kõigile. Kausta saab kustutada ainult siis, kui selles ega selle alamkaustades ei ole ühtegi faili.

Kui mallile lisatakse hiljem samas kohas sama nimega kaust, võtab sünkroonimine käsitsi loodud kausta üle. Kaust liitub malliga ja saab malli seaded. Selle failid jäävad alles. Edaspidi saab kausta ümber nimetada või kustutada ainult mallis.

Kui arhiveerid kontakti, kaotab kontakt selle kliendi kliendiportaali:

• Kontakt ei näe selle kliendi kohta portaalis midagi ega saa sinna sisse logida.
• Kontakt ei saa selle kliendi kohta portaali e-kirju.
• Kontakti ei saa valida portaali vastutajaks ega allkirjastajaks.

Kontakti taastamine annab kõik selle tagasi.

Ühendatud pilveteenuse korral hoiab Uku faile pilveteenuse kaustas Põhikaust, iga kliendi jaoks ühes kaustas. Kliendi kaustad pilveteenuses järgivad tema kaustapuud Ukus. Lisaks hoiab Uku endale koopiat, kui sa ei lülita välja valikut Backup copies in Uku.

Kes pilveteenuses kaustu näeb, sõltub pilveteenuse enda jagamisseadetest. Uku nähtavus ja rollid pilveteenusesse ei ulatu. Pilveteenuse seadistamine, kliendikaustade nimetamine ja nende ette loomine on kirjas juhendis Dokumendihoidla ühendamine.

Kliendil pole kaustamalli või esimene sünkroonimine alles käib. Ava klient, klõpsa Muuda ja vali Kaustastruktuuri mall. Oota umbes minut ja laadi leht uuesti.

Ava kliendi Dokumendid, klõpsa hammasrattaikooni Folder settings ja vali kaust. Kontrolli, et kausta väärtus oleks Kõigile või et kaust pärib väärtuse Kõigile ülemiselt kaustalt. Käsitsi loodud kausta nähtavus on alguses Isiklik. Seejärel kontrolli valikut Client contact visibility: kontaktil peab sellel kliendil olema üks neist rollidest. Arhiveeritud kontakt ei näe midagi.

Fail asub kaustas, mille Member visibility rolle kasutajal ei ole. Anna kasutajale see tööplaani roll kliendil või lisa kaustale valikus Folder settings üks tema rollidest.

Kuukaustade nimes pole vaikimisi eesnulli. Kui soovid nimesid 01, 02 ja nii edasi, määra malli aasta- ja kuukaustale Year-month (padded). Uued kuukaustad saavad siis eesnulliga nime. Salvestamisaken ütleb, kuidas olemasolevad kaustad ümber nimetada: vahekaardil Hooldus nupuga Rename folders.

Mallis on nüüd samas kohas sama nimega kaust, seega liitus kaust malliga. Nimeta kaust ümber või eemalda see hoopis mallis. Muudatus jõuab iga kliendini.