Kaustastruktuuri mallid

Siit saad teada, kuidas kujundada büroo kaustamall ja kuidas salvestatud muudatus iga kliendini jõuab.

• Kaustamallide loomiseks ja muutmiseks pead olema Ettevõtte omanik või Ettevõtte peakasutaja.
• Kliendile malli andmiseks on vaja õigust seda klienti muuta.
• Kaustamallid kuuluvad Dokumentide äppi, mis on Elite paketis.

Kaustamall on sinu büroo kaustade põhiloend. Iga klient, kes malli kasutab, saab samad kaustad ja igal kaustal samad seaded. Enamikule büroodele piisab ühest mallist. Lisa teine mall ainult teist tüüpi klientide jaoks, näiteks füüsilisest isikust ettevõtjatele.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Kaustamallid

1. Ava Seaded & Äpid ja ava äpp Dokumendid.
2. Ava vahekaart Kaustamallid. Loendis on iga malli Nimi, selle Kliendid ja märge, milline mall on Vaikimisi.
3. Klõpsa mallil, et see avada, või klõpsa Uus mall.
4. Sisesta Malli nimi.

Uues mallis on alguses kaustad New files, Public, Private, Notes ja Templates. New files ja Hiljutised on Uku enda kaustad ja nende nime ei saa muuta.

1. Vali mallis kaust, mille sisse uus kaust tuleb.
2. Klõpsa Lisa kaust. Nupul on valitud kausta nimi, näiteks Add folder → Private.
3. Sisesta paremal seadetes Kausta nimi.

Kausta eemaldamiseks ava kaustapuus selle menüü ja klõpsa Delete folder. Kaust ja selle alamkaustad kaovad mallist, kui salvestad.

Ülemise taseme kausta all olev aasta- ja kuurida loob iga aasta ja iga kuu jaoks eraldi kausta. Klõpsa selle sildil, et valida kuude nimetamise viis:

• Year-month — 2026 → 9. Uku kasutab seda vaikimisi.
• Year-month (padded) — 2026 → 09. Vali see, kui su tiim sorteerib pilveteenuses kaustu nime järgi.

Kaustades Public ja Private saab kummaski olla üks aasta- ja kuurida. Selle lisamiseks ava ülemise taseme kausta menüü ja klõpsa Year-month või Year-month (padded).

Vali kaust ja määra selle Nähtavus:

• Kõigile — klient näeb seda kausta ja selle faile kliendiportaalis.
• Isiklik — kausta näevad ainult sinu büroo inimesed.
• Inherit — sama mis ülemisel kaustal. Ülemise taseme kaust ei saa pärida.

Kausta Kõigile piiramiseks osale kontaktidest vali kontakti rollid valikus Client contact visibility. Paneelil on siis kirjas näiteks „Only Board can see this folder.“ Kõik reeglid, ka kaustade kohta kaustades, on juhendis Kuidas kliendi kaustad toimivad.

Kui tahad anda kaustale Kõigile oma kirje kliendiportaali menüüs, lülita sisse Client portal menu → Kuva. Kaustal Isiklik seda olla ei saa: lüliti juures on kiri Make the folder visible to the client first.

Vali tööplaani rollid valikus Member visibility. Sinu büroo kasutajad näevad kausta siis ainult siis, kui neil on kliendil üks neist rollidest. Ettevõtte omanik, Ettevõtte peakasutajad ja Kliendi peakasutajad näevad seda alati.

Jäta Member visibility tühjaks, kui kaustas pole tundlikke faile, näiteks palgaandmeid. Tühi valik järgib ülemist kausta. Kui loend on tühi, lisa kõigepealt tööplaani rollid: paneelil on kiri Set up workflow roles first.

Iga kaheksast faililiigist saab minna ühte kausta. Liigid on Task files, Note files, Template files, Member e-mail files, Contact e-mail files, Sent e-mail files, Contact uploads ja Signed files. Kuhu failid lähevad selgitab igaüht neist.

1. Vali kaust, kuhu failid peavad minema.
2. Vali valikus Automatically filed here faililiik, näiteks Note files.
3. Kui see liik läheb juba teise kausta, küsib Uku Move Note files? Klõpsa Liiguta.

Juba paigutatud failid jäävad oma kohale. Uude kausta lähevad ainult uued failid. Kui kausta all on aasta- ja kuukaustad, paigutab Uku failid kuupäeva järgi nendesse.

Tulemuse kontrollimiseks klõpsa Ülevaade. Kaustal, kuhu faile paigutatakse, on väike filtri ikoon. Vii hiir selle peale, et näha valikut Automatically filed here ja faililiike.

Klientideni ei jõua midagi enne, kui salvestad.

1. Klõpsa Salvesta mall.
2. Loe salvestamisakent. Changes in the template loetleb sinu muudatused. On the clients’ folders loendab, mis klientidega juhtub, näiteks Lisatud, Renamed, Eemaldatud ja Joined the template.
3. Klõpsa uuesti Salvesta mall. Uku kuvab Mall salvestatud.

Seejärel uuendab Uku taustal iga klienti, kes malli kasutab. Enne kliendi kontrollimist oota umbes minut.

Mida salvestamine klientide kaustadega teeb:

• Uus kaust luuakse igale kliendile.
• Ümber nimetatud kaust nimetatakse ümber igal kliendil. Selle failid jäävad sinna.
• Kustutatud kaust eemaldatakse kliendilt ainult siis, kui see on tühi. Failidega kaust jääb alles ja salvestamisaken loendab selle real Kept, because they hold files.
• Rollid ja automaatne paigutamine kehtivad igale kliendile kohe.
• Nähtavus jõuab iga kliendini järgmisel sünkroonimisel. Klient, kelle seadet keegi käsitsi muutis, jääb oma valiku juurde. Vaata Muuda ühe kliendi kausta nähtavust.

Kasutaja võib olla kliendil käsitsi loonud kausta, millel on samas kohas sama nimi kui uuel mallikaustal. Salvestamine võtab selle kausta siis üle: kaust liitub malliga, saab malli seaded ja jätab oma failid alles. Salvestamisaken näitab nende arvu real Joined the template.

Uued kliendid saavad vaikimisi malli. Üks mall on alati vaikimisi mall.

1. Ava mall, millest tahad teha vaikimisi malli.
2. Lülita sisse Vaikimisi.
3. Klõpsa Salvesta mall.

Vaikimisi märge liigub vanalt mallilt sellele. Praegusel vaikimisi mallil ei saa Vaikimisi välja lülitada: lülita see hoopis sisse teisel mallil. Vaikimisi mallil pole nuppu Kustuta mall.

Tee: ava klient → Muuda → Kaustastruktuuri mall

1. Ava klient ja klõpsa Muuda.
2. Vali mall väljal Kaustastruktuuri mall.
3. Uku küsib Muuda kausta struktuuri malli? Klõpsa Muuda malli.
4. Klõpsa Salvesta.

Uus struktuur luuakse taustal. Tühjad kaustad, mida uues mallis pole, eemaldatakse. Failidega kaustad jäävad alles.

Uus klient saab vaikimisi malli ja samas vormis saad valida ka teise. Igal kliendil peab olema mall: välja ei saa tühjaks jätta.

Mitme kliendi korraga muutmiseks ava kliendiloend, vali kliendid ja vali hulgitoimingute alt Dokumendid → Muuda kaustastruktuuri malli. Vali mall väljal Vali kaustastruktuuri mall ja klõpsa Muuda malli.

Uku hoiab kliente malliga kooskõlas ise. Korrasta failid teeb sama kõigile klientidele korraga. Kasuta seda üks kord pärast mallide kasutuselevõttu või siis, kui vanemad failid on näha ainult kaustas Hiljutised.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Hooldus

1. Ava vahekaart Hooldus.
2. Klõpsa kaardil Korrasta failid nuppu Korrasta failid.
3. Klõpsa Korrasta. Uku kuvab Protsess käivitatud.

Uku uuendab iga kliendi kaustad tema malli järgi kuni selle kuuni. Fail, mis pole üheski kaustas, paigutatakse samamoodi nagu sama liigi uus fail. Korrasta failid ei puutu kausta New files, ei kustuta ühtegi faili ega muuda midagi ühendatud pilveteenuses.

Uku uuendab kliente pärast salvestamist taustal. Oota umbes minut ja laadi kliendi leht Dokumendid uuesti. Kui kaustu ikka pole, ava kliendi vorm Muuda ja kontrolli välja Kaustastruktuuri mall.

Kaust tuleb mallist või liitus malliga nime järgi. Nimeta kaust ümber või kustuta see mallis ja klõpsa Salvesta mall. Muudatus jõuab iga kliendini.

Uku jätab failidega kausta alles. Ava iga klient, liiguta failid teise kausta ja salvesta mall uuesti. Tühi kaust eemaldatakse siis.

Samas kohas ei saa olla kaht sama nimega kausta. Ülemise taseme kausta nimi ei saa olla New files ega Recent, sest Uku kasutab neid nimesid. Uku näitab igast liigist esimest probleemi: paranda see ja salvesta uuesti.

Enne kaustapuu tekkimist lisatud failid pole üheski kaustas. Ava Hooldus ja klõpsa Korrasta failid. Iga fail paigutatakse samamoodi nagu sama liigi uus fail.