Kaustastruktuuri mallid

Saad teada, kuidas kujundada büroo kaustastruktuuri, anda see klientidele ja muuta seda hiljem faile kaotamata.

• Mallide kujundamiseks ja muutmiseks on vaja Ettevõtte omaniku või Ettevõtte peakasutaja õigusi ja ligipääsu menüüle Seaded & Äpid.
• Malli kliendile määramiseks on vaja õigust seda klienti muuta.
• Kaustastruktuuri mallid kuuluvad Dokumentide äppi, mis on Elite paketis.

Kaustastruktuuri mall on büroo kaustade põhinimekiri. Uku ehitab selle järgi igale kliendile sama kaustapuu. Enamasti piisab kogu büroole ühest mallist, aga sul võib neid olla mitu — näiteks üks ettevõtetele ja teine füüsilisest isikust ettevõtjatele.

Enamik büroosid vajab ühte malli. Alusta sellest, mille Uku Dokumentide äpi aktiveerimisel lõi, ja lisa juurde alles siis, kui tekib päris vajadus.

Neli osa on sisse ehitatud ja neid ei saa eemaldada:

• Public — haru, mida klient kliendiportaalis näeb.
• Private — büroo enda töised failid.
• Aasta kaust Private all ja Kuu kaust selle aasta all.
• New files — kliendiportaali ja e-kirjade postkast. Uku haldab seda igal kliendil ja mallis seda ei ole.

Tee: Seaded & Äpid → Dokumendid → Kaustamallid

1. Ava Seaded & Äpid ja ava äpp Dokumendid.
2. Mine vahekaardile Kaustamallid.
3. Klõpsa oma malli, et see avada, või klõpsa Lisa, et luua uus.
4. Anna sellele nimi välja Malli nimi alla.
5. Klõpsa Kaustastruktuur all nuppu Lisa kaust, et lisada kaust, või kausta juures Lisa alamkaust, et lisada alamkaust.
6. Vali iga kausta kohta, mis see on: tavaline Kaust või Aasta, Kvartal või Kuu, mille Uku kuupäeva järgi täidab.
7. Märgi Vaikimisi, kui uued kliendid peaksid selle malli automaatselt saama. Üks mall on alati vaikimisi, seega praeguselt mallilt ei saa märget lihtsalt maha võtta. Märgi Vaikimisi hoopis teisel mallil ja märge liigub üle.
8. Klõpsa Salvesta.

Nupp Lisa kaust paneb uue kausta Private sisse, sest büroo enda struktuuri koht on seal. Kausta mujale panemiseks kasuta selle kausta juures nuppu Lisa alamkaust, mille alla see peaks tulema. Lohistada malliredaktoris ei saa.

Aasta, Kvartal või Kuu ei ole üks kaust. Uku teeb sellest ühe kausta iga perioodi kohta — 2026, siis 9, 10 ja nii edasi.

• Uku loob need ette, seega järgmise kuu kaust on valmis enne kuu algust.
• Uku täidab ka mineviku, kuni kliendi alguskuupäevani või kuni 1. jaanuarini 2025, kumb on hilisem.
• Kuude nimed on numbrid, samad igas büroos ja igas keeles. Uku järjestab need õigesti, seega 9 on enne kausta 10.

Kui märgid Automatically create Notes and Templates subfolders under each client for files sorting, lisandub kaks haru. Märkmete failid lähevad siis kausta Notes ja tööplaanide ning mallide failid kausta Templates. Ilma nendeta lähevad need failid aasta- ja kuukaustadesse Private all.

Tee: ava klient → Muuda → Dokumendid

1. Ava klient ja klõpsa Muuda.
2. Mine vormi ossa Dokumendid.
3. Vali mall välja Kaustastruktuuri mall alt.
4. Klõpsa Salvesta.

Uku ehitab kaustad taustal. Suure ja mitme aasta ajalooga kliendi puhul oota enne kogu puu ilmumist minut.

Kui bürool on vähemalt üks mall, peab see igal kliendil olema. Klient, kes salvestati enne mallide kasutuselevõttu, näeb tühja valikut ja teda ei saa salvestada, kuni valid talle struktuuri.

Tee: Kliendid → vali kliendid → Dokumendid

1. Ava kliendinimekiri.
2. Märgi kliendid, keda soovid muuta.
3. Vali hulgitegevustest Dokumendid ja siis Muuda kaustastruktuuri malli.
4. Vali mall välja Vali kaustastruktuuri mall alt.
5. Loe kokkuvõte läbi ja klõpsa Muuda malli.

Aken ütleb, mis juhtub. Valitud struktuuri uued kaustad luuakse. Tühjad kaustad, mida struktuuris enam ei ole, eemaldatakse. Kaustad, milles on faile, jäävad alles. Muudatus käib taustal, seega anna paar minutit, enne kui ühendatud hoidla ühtib.

Malli muutmine muudab iga klienti, kellele see on määratud. Midagi ei juhtu enne, kui klõpsad Salvesta.

Mis salvestamisel juhtub:

• Lisatud kaust luuakse igal kliendil, kellele mall on määratud.
• Eemaldatud kaust eemaldatakse kliendilt ainult siis, kui see on tühi. Kaust, milles on faile, jääb alles.
• Ümbernimetatud kaust loetakse üheks eemaldatud ja teiseks lisatud kaustaks. Vana jääb alles, kui selles on faile, ja kõrvale tekib uus tühi kaust.
• Sinu ühendatud hoidlas ei kustuta malli muutmine midagi. Uku korrastab ainult enda poolt.

Uku võrdleb kaustanimesid nii, et suurtähed, tühikud ja kirjavahemärgid ei loe. Reports, reports ja re-ports on üks ja sama kaust. Kaustanime kirjapildi parandamine ei ole seega ümbernimetamine ega loo midagi uut.

Malli järgi loodud kausta ei saa ühe kliendi sees ümber nimetada ega kustutada. Uku keeldub ja ütleb, et muuda malli. Lukk hoiab kõik kliendid samal struktuuril. Kliendi sees käsitsi loodud kaustal sellist lukku ei ole.

Põhjuseid on kolm. Kahel samas kohas oleval kaustal ei tohi olla kokkulangevaid nimesid. Suurtähed, tühikud ja kirjavahemärgid ei loe. Nimeta üks ümber. Kausta nimi ei tohi olla New files ega Recent, sest neid nimesid kasutab Uku ise. Ja Notes ning Templates peavad olema ülemisel tasemel ilma sisuta.

Nii peabki olema. Uku loeb ümbernimetamise üheks eemaldatud ja teiseks lisatud kaustaks. Algne jääb alles, sest selles on faile. Liiguta failid uude kausta ja kustuta siis tühi algne kaust.

Ehitamine käib taustal. Laadi kliendi vahekaart Dokumendid minuti pärast uuesti. Kui kaustu ikka ei ole, ava kliendi vorm Muuda ja kontrolli, et Kaustastruktuuri mall on valitud.

Kui büroo Dokumentide äpp on sees ja vähemalt üks mall olemas, vajab iga klient struktuuri. Vali see kliendi vormi osas Dokumendid. Vaikimisi valikut muudad nii, et avad soovitud malli ja märgid Vaikimisi. Ilma vaikimisi mallita jääda ei saa: ainsalt vaikimisi mallilt märke mahavõtmine lükatakse tagasi.

Kliendid, kes loodi enne mallide olemasolu, näevad tühja valikut. Määra neile mall kliendinimekirjast hulgi, mitte ükshaaval.