Dokumentide saatmine digiteerimisse

Saad teada, kuidas saata kliendi paberid oma digiteerimisteenusesse ja kuidas kontrollida, mis nendega juhtus.

• Iga kasutaja, kes näeb kliendi faile. Kaustas oleva dokumendi saatmine loob ülesande, mille jaoks on vaja ka õigust klienti hallata ja Dokumentide äppi.
• Kliendiportaali kontakt saab dokumente saata oma ülesandelt ja portaali dokumendilehelt, kui büroo seda lubab.
• Bürool peab olema ettevõtte seadetes sisse lülitatud Luba kliendi dokumentide digiteerimine ja kliendil peab olema Digiteerimise e-post.
• Dokumentide äpp on Elite paketis.

Digiteerimine annab paberid teenusele, mida büroo nende lugemiseks kasutab. Uku kogub valitud failid, saadab need ühe e-kirjaga kliendi küljes olevale aadressile ja märgib tulemuse üles. Uku ise dokumente ei loe ega vali teenust — selle valid sina, kui määrad e-posti aadressi.

Bürood saadavad nii kõige sagedamini ostuarveid, kviitungeid ja pangaväljavõtteid. Teenus skaneerib need ja saadab tulemused büroole tagasi. Mis tagasi tuleb ja millisel kujul, on büroo ja selle teenusepakkuja vaheline kokkulepe.

Enne kui nupp töötab, peavad paigas olema kaks seadet.

Tee: Seaded & Äpid → Ettevõtte seaded

Märgi Luba kliendi dokumentide digiteerimine. Ilma selleta ei lähe ükski dokument kuhugi.

Aadress on iga kliendi küljes väljal Digiteerimise e-post. Ava klient, muuda seda ja täida väli aadressiga, mille sinu digiteerimisteenus andis. Ilma aadressita klientide dokumente saata ei saa.

Tee: ava ülesanne → Failid

1. Ava ülesanne, mille külge dokumendid on lisatud.
2. Vali failid, mida soovid saata.
3. Klõpsa Digiteeri.
4. Vaata nimekiri üle ja klõpsa Saada.

Uku saadab kõik valitud failid ühe e-kirjaga, olenemata failide arvust. Viie faili valimine annab ühe saatmise, ühe kirje ja ühe rea ülesande ajaloos.

Ülesanne näitab tulemust: Saadetud, Viga või Puuduvad failid. Saatmise ajal on seal Digiteerimine järjekorras.

Tee: ava klient → Dokumendid

1. Vali fail ja klõpsa Detailid.
2. Klõpsa failipaneelil Digiteeri.
3. Vaata andmed üle ja klõpsa Saada.

Kaustas olev dokument, mis ei kuulu ühelegi ülesandele, ei vaja seda enne. Uku loob nende kõigi jaoks ühe ülesande Digiteeritud, lisab dokumendid selle külge ja saadab. Tulemus märgitakse sellele ülesandele nagu iga teise saatmise puhul. Failid ise ei liigu: nad jäävad oma kaustadesse, sama nimega ja sama koopiaga sinu hoidlas.

Kui valid failid, mis on eri ülesannete küljes, tekib üks saatmine ülesande kohta, mitte üks suur. Kümme faili ühel ülesandel on üks e-kiri; viis faili kahel ülesandel on kaks.

Kliendiportaali kontakt saab dokumente saata nii oma ülesandelt kui ka portaali dokumendilehelt. Kasutatakse büroo aadressi, seega jõuavad paberid ikka sinu teenusesse.

Kui kontakt saadab kaustas oleva dokumendi, kuulub Uku loodud ülesanne Digiteeritud sinu büroole. Vastutajaks saab kliendihaldur ja kontakt lisatakse portaali vastutajana. Kui sellel kliendil haldurit ei ole, saab ülesande ettevõtte omanik.

Klient saab tulemusest teada portaali teavituskella kaudu, mitte ekraanil — saatmine käib taustal. Juba saadetud dokumendid jäetakse välja ja portaal nimetab need; küsitakse ainult siis, kui kõik valitud on juba varem saadetud.

• 15 MB ühe faili kohta.
• 18 MB ühe saatmise kohta, kõik failid kokku.

Dokumendivaade kontrollib mahud enne saatmist ja keeldub kogu hulgast, nii sinu poolel kui portaalis. Ülesande vaade seda ei tee: seal ebaõnnestub liiga suur saatmine ja Uku näitab viga tagantjärele.

Nupu lülitavad sisse kaks seadet ja ilma mõlemata on nupp peidetud, mitte keelatud. Kontrolli, et ettevõtte seadetes on märgitud Luba kliendi dokumentide digiteerimine ja et kliendil on Digiteerimise e-post. Mõlemad peavad olemas olema, enne kui nupp ilmub nimekirja, rea menüüsse või failipaneelile.

Iga fail näitab oma viimase saatmise olekut: Digiteeritud, Digiteerimises või Digiteerimine ebaõnnestus. Faili uuesti saatmine asendab senise oleku, seega ebaõnnestunud kordussaatmine varjab varasema õnnestumise. Vii kursor sildi kohale, et näha saatjat ja aega, või ava kogu ajaloo jaoks ülesanne.

Ava ülesanne ja loe tulemus sealt. Kaks tavalist põhjust on maht ja aadress. Kontrolli, et ükski fail ei ole üle 15 MB ja kogu hulk on alla 18 MB. Seejärel kontrolli kliendi välja Digiteerimise e-post kirjavea suhtes.

Nupu peidavad tema eest samad kaks seadet: büroo lüliti ja selle kliendi Digiteerimise e-post. Kui mõlemad on paigas, ilmub nupp nii tema dokumendilehele kui ka ülesannetele. Vaata Leia oma dokumendid.